Durante l'import delle fatture elettroniche B2B, sia di fatture emesse che ricevute, si possono incontrare le tipologie di numerazione documento più disparate. Per poter effettuare l'import delle fatture in primanota, la procedura tende a “normalizzare” il numero presente nel file XML al fine di renderlo compatibile con i valori gestiti dal programma all'interno dello scadenzario. In particolare il programma elimina tutti i caratteri non numerici (lettere e caratteri separatori quali punti, trattini, barre, ecc.) e compone un dato esclusivamente numerico, partendo dalla prima cifra a partire da destra, per una lunghezza massima di sei cifre (in pratica presume che la cifra più a destra rappresenti l'unità del numero, la seconda rappresenti le decine, la terza le centinaia e via dicendo).

In caso di numeri composti in modo “particolare” (ad esempio con l’anno all’estrema destra e magari anche con ulteriori elementi gestionali non necessariamente riferibili al numero del documento vero e proprio), può capitare in certi casi che il programma segnali che il documento esiste già nello scadenzario di un determinato cliente/fornitore.

Ad esempio, per il conto 601.00001 vengono ricevuti i due seguenti documenti, emessi entrambi in data 20/04/2019:

137/12/2019 e 138/12/2019

come si può notare, il numero vero e proprio è il primo elemento del numero, mentre nella parte più a destra del numero documento sono presenti: un elemento costante “/12” e l'anno “/2019”.

In questo caso la traduzione automatica del programma in fase di import, attribuisce al primo documento il numero 122019 (omettendo i caratteri non numerici e quelli più sinistra della sesta cifra) e procede con l’import; successivamente applica la stessa regola al secondo numero, ottenendo sempre lo stesso risultato. Trattandosi dello stesso fornitore ed avendo entrambi i documenti la stessa data, il secondo documento non viene importato e viene restituito il messaggio bloccante “documento è già esistente”.

Per gestire queste casistiche sono presenti due funzioni:

MODIFICA NUMERO DOCUMENTO – pulsante presente nel cruscotto dell’import documenti ricevuti per modificare manualmente il numero documento che dovrà essere utilizzato in primanota.

COSTRUZIONE NUMERO DOCUMENTO XML – pulsante presente in anagrafica fornitore che permette di indicare le posizioni nel tag Numeo del file XML che devono essere prese in considerazione in sede di import contabile.

Riportiamo di seguito il dettaglio di entrambe le funzionalità: