Per introdurre gli utenti a questa gestione, prima di esaminarne il funzionamento, riteniamo particolarmente utile introdurre alcune definizioni ed alcuni concetti generali, in modo da rendere più intuitiva quella che sarà l’applicazione pratica all’interno del programma.

Il concetto di GESTIONE SCADENZARIO A PARTITE può essere riassunto nel seguente modo:

All’interno dello SCADENZARIO, per OGNI singolo CLIENTE o FORNITORE, le RATE relative ai DOCUMENTI (Fatture, Note di Credito, ecc.) E/O alle OPERAZIONI (pagamenti, emissioni effetti, ecc.) vengono “AGGREGATE” tra loro tramite un apposito codice denominato PARTITA.

A livello logico si possono dunque identificare 2 diversi INSIEMI:

- INSIEME SCADENZARIO di un CLI/FOR che è il “contenitore generale” di tutte le sue “PARTITE”

- INSIEME PARTITA che è composto dalle RATE dei DOCUMENTI E/O delle OPERAZIONI aventi stesso “codice partita”.

Supponendo il caso più semplice, ovvero che ogni documento e/o operazione abbia una sola rata di scadenzario e che ognuna di queste rate sia identificata da un carattere alfabetico, il concetto può essere schematizzato nel seguente modo:

Le LETTERE contenute nei sottoinsiemi PARTITA rappresentano le RATE dei DOCUMENTI e/o delle OPERAZIONI.

In realtà il programma non esegue il raggruppamento SOLO per codice PARTITA; l’aggregazione delle rate viene eseguita ad un livello più basso tenendo in considerazione un ulteriore campo presente in ogni singola rata: la DATA SCADENZA.

Il raggruppamento delle rate di un cliente o di un fornitore viene eseguito attraverso l’uguaglianza dei campi:

PARTITA + DATA SCADENZA

A questo punto il grafico sopra riportato può essere ulteriormente dettagliato e può essere integrato nel seguente modo:

Le LETTERE che identificano le RATE dei DOCUMENTI e/o delle OPERAZIONI sono raggruppate in degli ulteriori sottoinsiemi attraverso il campo DATA SCADENZA. Lo SCADENZARIO (insieme principale) sopra schematizzato è riferito ad un singolo CLI/FOR.

Se il grafico sopra riportato viene letto al massimo dettaglio, si ottiene quanto segue:

Se viene invertito l’ordine dei campi con cui si esegue il raggruppamento delle rate, ovvero anziché “PARTITA + DATA SCADENZA” l’aggregazione delle rate viene eseguita per

DATA SCADENZA + PARTITA

viene modificato solo l’ordinamento, ma non il risultato finale del raggruppamento.

Prendendo come riferimento il grafico precedente, la modalità di aggregazione delle rate appena descritta può essere schematizzata nel modo seguente:

In questo caso lo SCADENZARIO (insieme primario) contiene dei sottoinsiemi di tipo “DATA SCADENZA + PARTITA”. Le rate collegate sono sempre le stesse del grafico precedente, cambia solo l’insieme “intermedio” da PARTITA (grafico precedente) a SCADENZA.

Traducendo nuovamente il grafico e riportandolo in forma tabellare, otteniamo quanto segue:

Confrontando tra loro i due tipi di raggruppamento, si può notare che le rate raggruppate tra loro sono sempre le stesse, l’unica variazione è rappresentata dal loro ordinamento all’interno dell’elenco:

Queste due modalità di ordinamento (per PARTITA e per DATA SCADENZA) vengono utilizzate entrambe in modo alternativo dalla procedura. Operando all’interno dello scadenzario è possibile passare dall’una all’altra senza comunque modificare il risultato finale dell’aggregazione delle rate (le rate raggruppate tra loro sono sempre le stesse, cambia solo l’ordine con cui sono presentate).

Nell’ottica di raggruppare tutte le rate come sopra descritto, lo scadenzario a partite ha una sua peculiarità, ovvero:

Più in dettaglio si può dire che per i clienti e fornitori le rate di scadenzario vengono generate in base al segno contabile (Dare o Avere) con cui sono stati movimentati nell’operazione di primanota:

Il fatto che per ogni registrazione di primanota esista la relativa operazione di scadenzario, rappresenta una delle differenze principali tra lo scadenzario a partite e quello non a partite. In quest’ultimo infatti, non tutte le operazioni contabili hanno la relativa operazione in scadenzario: in generale, nello scadenzario non a partite, si può affermare che i DOCUMENTI (ad esempio le fatture) hanno le proprie rate di scadenzario, mentre le OPERAZIONI (ad esempio i pagamenti) non possiedono delle proprie rate, ma modificano direttamente lo STATO DELLA RATA del documento origine (“P” = rata pagata, “E/e” = rata in esposizione, “ ”= rata ancora da pagare).

Nello SCADENZARIO A PARTITE lo STATO DELLA RATA è un dato gestito (solo per alcuni tipi di rata), ma NON IDENTIFICA realmente SE LA RATA E’ PAGATA O MENO; questo dato viene utilizzato dalla procedura per determinare l’ammontare dell’ESPOSIZIONE CAMBIARIA (“E”= in banca, “e”= in portafoglio) nelle varie funzioni che la utilizzano.

Nello SCADENZARIO CON GESTIONE A PARTITE, l’ammontare dell’importo PAGATO e quello ancora DA PAGARE di una determinata rata viene calcolato partendo dal concetto di raggruppamento o aggregazione delle rate (“codice partita + data scadenza” o “data scadenza + codice partita”). In particolare le informazioni vengono ricavate attraverso la sommatoria delle RATE POSITIVE e NEGATIVE aggregate tra loro come descritto in precedenza.

Prima di vedere quali sono i dati e le informazioni che si ottengono attraverso il raggruppamento delle rate è indispensabile chiarire un concetto che costituisce la base del funzionamento dello scadenzario a partite.

Tutte le funzioni che gestiscono ed elaborano lo scadenzario hanno la necessità di individuare una RATA “CAPO” all’interno dei vari insiemi di rate che hanno STESSA PARTITA e STESSA SCADENZA. Per convenzione, chiameremo questa rata CAPORATA.

Il CAPORATA è la rata che ha dato origine a quello specifico “raggruppamento” di rate. In pratica è la prima rata a cui è stata attribuita quella determinata PARTITA e quella determinata SCADENZA.

Una volta chiarito il concetto di CAPORATA vediamo quali sono le informazioni principali che vengono ricavate per ogni “gruppo di rate”:

- SALDO DELLA SCADENZA O DELLA PARTITA (il saldo della Partita è la sommatoria dei saldi di tutte le scadenze in essa contenute).

Tale SALDO viene determinato attraverso la sommatoria di tutte le rate che compongono quel “raggruppamento” di rate (CAPORATA + TUTTE LE RATE a lui collegate). Il SALDO, in linea generale, rappresenta l’IMPORTO ANCORA DA PAGARE.

- IMPORTO PAGATO.

L’importo pagato di un determinato raggruppamento di rate è dato dalla sommatoria delle SOLE rate collegate al CAPORATA stesso (il CAPORATA non è incluso).