In anagrafica fornitore premendo il tasto [F6] Condizioni e automatismi è disponibile la sezione ‘Costruzione numero documento in XML’ che permette all’utente di indicare al programma di import fatture elettroniche qual è la parte di numero documento presente nel file xml che deve essere considerato in registrazione contabile.

La finestra è così composta:

XML GENERATO DA – Questo campo prevede tre opzioni:

‘Costruzione non gestita’. Rappresenta il default e in questo caso, la procedura di import in caso di documenti alfanumerici o con più di 6 caratteri, utilizzerà gli ultimi 6 caratteri numerici del documento per generare il documento nello scadenzari.

‘Passepartout’. Indica che il file xml è stato generato dal prodotto Mexal e Passcom, di conseguenza, il numero del documento indicato nel file xml è composto in questo modo: sottoazienda/sezionale/numero documento (in caso di sottoaziende attive) altrimenti sezionale/numero documento. Impostando Passepartout, infatti nell’esempio di seguito del fornitore Pantoni spa, la colonna NumPR avrà indicato il numero documento 2 e 8 anziché 12 e 18:

‘Altri con posizione'. Il file xml è generato da altra procedura e si vuole procedere alla costruzione del numero documento in base alle posizioni indicate di seguito.

Per esempio, se il fornitore utilizza come dicitura del numero documento numeri di questo tipo : 000219/2020-04 000699/2020-05 dove la seconda parte del numero identifica per esempio l’anno e il mese del documento, se non si interviene il numero utilizzato saranno gli ultimi 6 caratteri numerici quindi 202004 e 202005:

Entrando invece in anagrafica fornitore, nella sezione ‘Costruzione numero documento in XML’ possiamo impostare che in sede di import xml il numero documento è dato solo dalla posizione 1 alla posizione 6 in questo modo il numero letto dalla procedura (colonna NumPR) sarà 219 e 699.

In questo modo, anche le prossime fatture del fornitore in oggetto avranno come numero documento in scadenzario i primi 6 numeri anziché gli ultimi.

Ovviamente se si indicano posizione tali per cui viene preso in considerazione una parte di numero documento che contiene più di sei numeri, questi verranno memorizzati e verrà utilizzati sempre gli ultimi sei da destra.

‘Altri con numero automatico'. Il file xml è generato da altra procedura e si vuole procedere alla costruzione del numero documento in modo automatico aggiungendo un progressivo preceduto dal carattere “/”

Questa opzione è utile quando il fornitore è solito inviare tante fatture XML con stessa data documento e con una numerazione prevalentemente occupata da lettere anziché numeri. Per evitare di dover modificare manualmente ciascun documento in fase di import, tramite questa opzione viene aggiunto automaticamente un progressivo al numero originale. Se il numero visualizzato nella colonna ‘NumPR’ del cruscotto di import è già stato utilizzato nella stessa data documento, questo verrà incrementato automaticamente fino al suo inserimento. Attenzione: Per evitare di importare più volte lo stesso documento è necessario assicurarsi che il nome del file XML sia univoco. Si consiglia quindi di utilizzare questa opzione solo per i fornitori per i quali si importano i file XML con numerazione univoca come per esempio avviene scaricando i documenti dal portale Fatture e corrispettivi.

Il numero originale della fattura XML viene salvato nella registrazione contabile nella finestra F4 Nota registri e verrà stampato nei registri bollati insieme al numero esteso per mantenere la corrispondenza fra il numero presente nella registrazione contabile che il numero presente nell’XML perché in alcuni casi potrebbero essere molto diversi.

Per esempio, se il fornitore utilizza come numero documento questo: ABBCC1DDFF il numero prelevato in automatico dalla procedura è 1. Se per lo stesso fornitore e la stessa data deve essere importato un secondo documento con numero BBCC1DDFF con l’opzione ‘Altri con numero automatico’ il documento viene inserito in primanota con numero esteso BBCC1DDFF/1 e numero di scadenza 11. Se per lo stesso fornitore e la stessa data deve essere importato un terzo documento con numero BDCC1DDFF, il documento viene inserito in primanota con numero esteso BACC1DDFF/2 e numero di scadenza 12. Se però il nome del file xml è lo stesso di uno già importato in docuvision il documento non viene importato e avrà lo stato ROSSO File già presente in docuvision e in primanota.

‘Altri con carattere speciale'. Il file xml è generato da altra procedura e si vuole procedere alla costruzione del numero documento a destra o a sinistra di un carattere speciale.

Per esempio, se il fornitore utilizza come dicitura del numero documento numeri di questo tipo : 219/2023 il numero del documento è 219 (a sinistra del carattere speciale “/”) se non si interviene, il numero utilizzato saranno gli ultimi 6 caratteri numerici quindi 202319.

Entrando invece in anagrafica fornitore, nella sezione ‘Costruzione numero documento in XML’ possiamo impostare che in sede di import xml il numero documento è dato solo dalla parte sinistra del carattere speciale: