Il planning risorse serve per visualizzare le attività in cui sono occupate le risorse giorno per giorno. Si tratta infatti di un planning giornaliero, è possibile cambiare data servendosi delle frecce o del campo lista corrispondente. Per la gestione del Planning Risorse si ipotizzano due casi d’uso principali:multi risorsa generica e multi risorsa specializzata. Il primo è indicato per centri estetici con più dipendenti, dove ogni dipendente (estetista) può eseguire servizi di vario tipo e durata, non siamo quindi in presenza di risorse specializzate che eseguono solo un insieme ristretto di servizi, ma risorse generiche che fanno un po’ di tutto. In questo scenario devono essere configurate le risorse e il planning di riferimento è il planning risorse. Come si vede dall’immagine a seguire questo planning dispone dei filtri per Tipo risorsa e Risorsa. Quando si filtra per reparto e per centro vengono mostrate le attività delle risorse appartenenti al centro in oggetto:

La linea del tempo a sinistra del planning risorse è impostata attraverso un calcolo automatico della granularità del planning basato sul massimo comun divisore della durata dei servizi eseguibili dalle risorse selezionate ed abilitate a quel determinato servizio, questo consente di impostare una visualizzazione del planning ottimale che permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il servizio voluto. Inoltre nel caso in cui ci siano delle risorse che possono eseguire più prenotazioni in contemporanea, ad esempio, se una risorsa può eseguire 2 prenotazioni alla volta, nel planning la colonna della risorsa verrà suddivisa in due sottocolonne per consentire di individuare subito la disponibilità e facilitarne la selezione. Nel caso in cui il livello di zoom sia basso o le risorse selezionate o le prenotazioni sono numerose e non è possibile mostrare le singole prenotazioni con i relativi dettagli, il planning mostra per ogni cella una barra di progressione che consente comunque all’utente di vedere a colpo d’occhio se la risorsa è disponibile per una certa fascia oraria e i posti ancora disponibili. Aumentando il livello di zoom la barra di progressione viene poi sostituita dalle singole prenotazioni dettagliate. Quindi in base al livello di zoom il planning mostra più o meno dettagli ma consente sempre di individuare la disponibilità.

Se si volessero ottenere solo le attività di alcune risorse, si dovrebbe filtrare utilizzando il tasto Risorsa o il campo a lista a fianco. Inoltre è possibile visualizzare tutte le prenotazioni di uno o più tipi Risorsa. Selezionando il pulsante Tipo Risorsa si apre la finestra cambio opzione contenente tutti i Tipi di risorsa configurati ed in più la voce "Tutte le risorse umane":

Il filtro "Tutte le risorse umane" restituisce su planning tutto il personale configurato come risorsa (o meglio tutte le risorse collegate ad un personale), in modo tale da poter vedere le attività di tutto il personale/risorsa. Come sempre, se sono stati applicati altri filtri questo sarà un ulteriore filtro del risultato: ad esempio tutte le risorse umane di un centro:

Nell’esempio in figura sono mostrate le attività di tutte le risorse umane del centro Beauty. Ci si può rendere conto a colpo d’occhio della mole di lavoro del personale e della eventuale non disponibilità di qualcuno . Se necessario è possibile selezionare una prenotazione e trascinarla nella colonna di un’altra risorsa umana, sempre che sia dello stesso tipo e possa quindi svolgere la mansione richiesta. Nella figura che segue è stata trasferita la prenotazione "massaggio" da Nanni Gianna assegnato a Rossi Maria Luisa, è stato inoltre variato l’orario sempre però in base alla disponibilità della risorsa:

Oltre che poter filtrare la visualizzazione del planning per una tipologia di risorsa o per una risorsa in particolare, è possibile poter selezionare più "tipi risorse" o più "risorse". Se si desidera visualizzare sul planning ad esempio "tutte le risorse umane" ed in più anche la "macchina scalda cera" è sufficiente aggiungere in fase di scelta tipi di risorse da filtrare anche la "macchina scalda cera":

Di seguito il planning verrà visualizzato anche con la colonna relativa alla macchina scalda cera. Stessa procedura se di desidera scegliere di filtrare due risorse, infatti può essere spesso molto utile vedere le attività delle singole risorse filtrando per Risorsa. Come per gli altri campi i pulsanti a lato destro della finestra sono tutti configurabili:

Come nel planning Prenotazioni, anche nel planning Risorse per visualizzare le informazioni di una prenotazione è sufficiente passarci sopra con il mouse. Il messaggio di informazione contiene: l’intestazione della prenotazione, l’ora di inizio e quella di fine del servizio, lo stato del servizio, (nuovo, terminato..) il nome delle risorse coinvolte e l’eventuale nota del servizio. In questo modo, per esempio se la risorsa Nanni Gianna apre il suo planning, (planning risorse) potrà vedere a colpo d'occhio che per il servizio "Bagno al latte" è necessaria anche la risorsa Lettino.

Il planning Risorse risulta molto utile anche nel caso della presa di prenotazioni in maniera semplice e veloce permettendo di impostare automaticamente la risorsa necessaria a svolgere il servizio richiesto dal cliente. . All’apertura della finestra dell’appuntamento, la lista dei trattamenti sarà filtrata inizialmente per i trattamenti della risorsa selezionata nel planning. Sarà comunque possibile visualizzare e quindi inserire tutti i trattamenti disponibili semplicemente selezionando il pulsante per espandere la lista.

Si supponga, per esempio, di ricevere una telefonata da parte del cliente Bini Giuseppina, per fare Piega e Phon con Righini Elena, risorsa di tipo parrucchiera, alle ore 12:30 di Mercoledì 25 Febbraio. Per non lasciare troppo in attesa la cliente al telefono, è sufficiente portarsi nel planning Risorse alla data richiesta, ed impostare il servizio desiderato dalla cliente. In questo modo nel Planning Risorse vengono impostati i filtri su centro reparto e risorse disponibili alla data richiesta:

Effettuando doppio click, nella colonna relativa alla risorsa che si vuole coinvolgere ed in corrispondenza dell’orario richiesto, verrà aperta la maschera di nuova prenotazione dove si troveranno già impostati Reparto, Centro e Risorsa, oltre a data e ora del servizio. Per confermare la prenotazione sarà necessario solo impostare il cliente e salvare:

Come per il Planning Prenotazioni, anche sul planning Risorse è possibile "spostare" la prenotazione in questo caso da una risorsa all'altra e modificando giorno ed ora della prenotazione. Per fare questo, è necessario porre attenzione che la risorsa di arrivo sia abilitata al\ai servizi contenuti nella prenotazione. In caso si sposti una prenotazione su di una risorsa non abilitata al servizio e in orario differente da quello iniziale, il sistema riporta la situazione allo stato iniziale mantenendo quindi anche l'orario iniziale. In caso il servizio venga spostato su di una risorsa abilitata, viene dato un messaggio di avviso a video, da confermare.

Anche nel planning Risorse è possibile utilizzare la gestione delle attività, in particolare per visualizzare quelle attività che rendono la risorsa per qualche motivo non disponibile (ad esempio per manutenzione straordinaria….). Tali attività possono essere create utilizzando il nodo Attività del navigatore e compilando opportunamente i campi della finestra oppure direttamente dal planning Risorse. A tal fine nella colonna della risorsa interessata selezionare la cella del planning corrispondente all’ora di inizio. se l'attività è oraria e non giornaliera, poi premere il tasto Nuova attività, se configurato, o l’azione di contesto corrispondente. Se l'attività è giornaliera, è possibile selezionare la parte grigia posta sopra l'area di inizio del planning, se visibile, ed effettuare doppio click con il mouse.

In caso l'area dedicata alle attività giornaliere non sia visibile, è possibile abilitarla tramite il bottone "Visualizzazione attività giornaliere".

Ad esempio si intende creare un’attività manutenzione straordinaria che mette fuori servizio la risorsa Doccia Alta pressione dalle 10.00 alle 11.00. Si consiglia di filtrare il Planning in base alla risorsa interessata, selezionare la cella che ha come ora di inizio le 10.00 e selezionare il tasto Nuova attività. A questo punto appare la finestra per la configurazione dell’attività.

Si tratta della stessa finestra analizzata in paragrafo Configurazione Attività, l’unica differenza è che i campi sono più grandi, è stata infatti pensata per essere utilizzata in modalità touch screen. Come si può notare la risorsa e la data di inizio sono quelli desiderati, valorizzati dal programma in base alla cella selezionata sul planning. Non resta altro che assegnare titolo, tipo attività, ora fine ed eventuali note:

Se nella finestra del tipo di attività è valorizzata la voce "Mostra in planning prenotazioni" l’attività appena creata apparirà su planning:

Infatti, il risorse risultante è questo:

Il colore rosso dell’attività sta ad indicare il fatto che la risorsa non è disponibile. Al contrario se il colore dell’attività è verde, significa che la risorsa è disponibile. Solitamente è buona norma scegliere di mostrare in planning le attività dei tipi che rendono il centro o la risorsa non disponibile, in modo che sul planning appaia a colpo d’occhio l’impossibilità di fissare prenotazioni in concomitanza dell’attività che per esempio rende non disponibile la risorsa.

In caso l'attività Extra venga impostata come giornaliera, nei campi DA – A non viene mostrata l'ora,

e nel planning verrà visualizzata una sorta di Post-It recante il titolo dell'attività e parte dell'eventuale nota inserita.