La finestra "Elabora Conti" si apre facendo doppio clic sulla voce Elabora conti collocata nel pannello Navigatore oppure dal pulsante (se configurato) e dall’azione di contesto, presente in Gestione punti cassa.
Nella parte sinistra della finestra sono contenute le funzionalità disponibili per gestire i conti:
N.B. Nel caso di scontrino sospeso Beni, facendo pagamento scontrini sospesi, da Elabora Conti – ‘Pagamento ricevute e scontrini sospesi’ si apre la maschera di incasso (come quella delle fatture) e non è necessario emettere un documento riepilogativo.
Nel caso di scontrino sospeso servizi e scontrino sospeso beni segue fattura da Elabora Conti – Pagamento ricevute e scontrini sospesi si apre la schermata nella quale è necessario scegliere un documento.
IMPORTANTE: in termini fiscali questa procedura potrebbe non essere corretta, poiché nel caso di ricevute fiscali prenumerate, ad esempio, si perde la corrispondenza tra il numero progressivo prestampato e quello assegnato dal gestionale. Mentre nel caso di scontrini emessi da stampante fiscale, non è possibile inserire scontrini in giorni precedenti. Per queste casistiche sarebbe fiscalmente più corretto inserire un reso. Il programma non pone vincoli, delega all'operatore la responsabilità di tali azioni. Per questo si suggerisce di confrontarsi con il proprio commercialista per adottare la procedura corretta.
NOTA BENE: Il cliente fittizio Anonimo non è modificabile, la sostituzione del cliente deve essere fatta prima di contabilizzare le fatture su Mexal; nel caso di cliente senza p.iva o cf, prima sempre della contabilizzazione è necessario aggiornare l’anagrafica relativa.
Alla selezione di una delle funzionalità appena descritte, nella parte destra della finestra, vengono impostati in automatico i parametri di ricerca. L’utente può perfezionare la ricerca, specificando ad esempio il cliente, la data di validità dei conti, ecc…Inoltre può modificare i parametri che si sono auto impostati.
Per maggiori informazioni sull’utilizzo e funzionalità di PBI Hospitality si rimanda al relativo manuale
Parametri di ricerca:
Dopo aver specificato i parametri di ricerca selezionare il tasto "Ricerca". In base alla funzionalità scelta, i conti trovati saranno tutti selezionati o tutti deselezionati. In base alle esigenze, selezionare i conti su cui applicare l’elaborazione ed utilizzare il tasto "Esegui". Se tali conti soddisfano le condizioni della funzionalità scelta, l’Esegui va a buon fine, altrimenti viene visualizzato un messaggio.
Ad esempio per emettere una fattura riepilogativa di ricevute, è necessario che tutte le ricevute siano intestate allo stesso cliente, per questo si consiglia di impostare il cliente o la relativa tessera, e l’eventuale anagrafica collegata se questa risulta essere il cliente effettivo ed in seguito effettuare la ricerca e l’emissione della fattura riepilogativa. In questo modo tutti i conti trovati saranno intestati allo stesso nominativo per cui le righe verranno tutte impostate con la casella selezionata.
In caso non venga impostato il cliente, verranno ricercate tutte le ricevute che soddisfino la condizione di poter essere riepilogate, indifferentemente dal cliente a cui sono state intesta, per cui le relative righe saranno tutte deselezionate per cui sarà necessario impostare il cliente tra i parametri o selezionare i soli conti interessati, nella griglia conti trovati. In caso vengano selezionate righe relative a ricevute che non siano intestate allo stesso cliente, al click su Esegui viene restituito un messaggio.
Per ogni conto trovato viene indicato: il numero del conto, la data del giorno in cui è stato creato, il tipo documento che è stato emesso (Ricevuta, Fattura, Scontrino…), il cliente a cui è stato eventualmente intestato, il nome/numero del punto cassa a cui si riferisce, il cassiere, il totale, il sospeso, il tipo di conto che si è scelto (PagamentoSospeso, Addebito in camera...).
Per impostare la selezione ad una riga alla volta selezionare la casella relativa, per selezionare tutte le righe, utilizzare il bottone "Seleziona tutto". Il campo "Totale conti selezionati" si aggiorna in automatico in base al numero di conti presenti nella griglia "Conti trovati":