Tramite doppio click sul nodo Documenti, collocato nella cartella Magazzino, si apre la finestra per emettere/revisionare documenti. Tramite questa finestra è possibile specificare Numero, Serie, Data e Causale del documento da emettere oltre a Cliente e/o Fornitore disponibili in base al tipo di documento:

Per il campo Numero il programma propone la sigla "AUTO" ad indicare la numerazione progressiva automatica dei documenti da emettere, in ogni caso è possibile assegnare un numero a piacere; la funzionalità di numerazione automatica è prevista per tutti i documenti escluse le bolle a fornitore (BF) e le fatture a fornitore (FF) che non siano state generate al seguito di una trasformazione. Nel caso di trasformazioni di documenti infatti, anche alle BF/FF, il numero viene assegnato automaticamente dal programma.

A fianco del Numero è presente inoltre un tasto con 3 puntini che apre la finestra dei riferimenti esterni (riferimenti relativi ad un altro documento). I dati sono sincronizzati con Mexal via Replica Dati.

Il campo Codice è in sola lettura e viene compilato dal programma al salvataggio dei documenti concatenando i campi Sigla documento, Numero, Serie, Anno oltre a Cliente/Fornitore disponibili in base al tipo di documento.

Il campo Magazzino contiene i magazzini configurati e permette di selezionare il magazzino desiderato, assegnato automaticamente dal programma, in fase di inserimento di nuove righe al documento.

Al salvataggio dei documenti il programma controlla che la chiave logica formata da Sigla, Numero, Serie, Anno, Cliente/Fornitore disponibili in base al tipo di documento non sia già stata utilizzata; nel caso lo fosse, il programma avvisa l’utente con un messaggio bloccando il salvataggio.

Quando il salvataggio dipende dal cliente (documenti OC, BC, RC), il programma chiede un’ulteriore conferma all’utente se un documento con stesso Numero, Serie, Anno ma con Cliente diverso da quello che si sta salvando è già presente.

Durante l’emissione dei documenti per gli articoli che possono essere gestiti con più unità di misura, è possibile specificare la quantità in unità di misura primaria o in una qualsiasi unità di misura secondaria. In caso si utilizzino unità di misura secondarie, il programma effettua automaticamente la conversione da unità secondaria a unità primaria. Inoltre per ogni riga del documento è possibile impostare il magazzino su cui operare.

Con Passepartout Plan è possibile gestire diversi documenti di magazzino che consentono di realizzare il carico e lo scarico degli articoli.. Ogni documento di magazzino ha caratteristiche proprie e movimenta i progressivi degli articoli in maniera differente.