La funzione consente di definire le diverse tipologie per i documenti trattati da Docuvision. Se alla voce di menù Aziende – Anagrafica azienda – Dati aziendali – TIPO DI GESTIONE ARCHIVI il campo “Classi documento” è definito come “G” (Generale) le classi (ad eccezione dei campi aggiuntivi) risultano uguali a tutte le altre aziende dell’installazione con medesima impostazione del parametro.

NOTA BENE: l’uso del programma è di tipo esclusivo. Se un utente sta utilizzando la tabella generale CLASSI DOCUMENTO non è possibile accedere all’azienda da altri terminali. Se si richiama la tabella quando altri terminali stanno lavorando nel gestionale viene dato l’avviso che è possibile la sola modifica del campo “Descrizione”.

La tabella può contenere sino ad un massimo di 9.999 classi documento differenti. Le prime 2.001 classi sono riservate a Passepartout in quanto assegnate in automatico ai documenti emessi dal gestionale o comunque non cancellabili anche se possono essere assegnate dall’utente in fase di memorizzazione di un documento.

NOTA BENE: in Passcom il programma non è disponibile per gli utenti appartenenti a gruppi differenti da “Utenti Studio”.

La videata principale contiene le classi personalizzabili dall’utente.

COD – Codice numerico di quattro caratteri della classe dei documenti da gestire in Docuvision. Non è possibile eliminare il codice 2001 ma eventualmente variarne la descrizione.

DESCRIZIONE – Descrizione della classe documento. Sul campo sono attivi i seguenti comandi per: eliminare il dato selezionato se non è stato ancora associato ad un documento ed ha codice successivo al numero 2001 (Elimina [ShF3]), memorizzare i dati (Ok [F10]), chiudere la tabella senza salvare le modifiche apportate (Annulla [Esc]).

NOTA BENE: se in TIPO GESTIONE ARCHIVI il campo “Classi documento” è definito come “G” Generale e si elimina una classe personalizzata, questa viene inserita nuovamente nel database generale al successivo ingresso in un’altra azienda, con uguale parametro “G” Generale, ove la classe risulta utilizzata.

CONSERVAZ. – Per chi effettua l’archiviazione digitale tramite il servizio reso disponibile da Passepartout s.p.a. tramite PassHub, è possibile associare tutti i documenti di una singola classe ad una delle 85 tipologie documento previste dalla normativa. Le diverse tipologie sono richiamabili tramite il pulsante Elenco [F2]. Se non viene indicata una specifica classe, la procedura nella gestione della comunicazione dell’impronta (adempimento non più obbligatorio), prevede alcune associazioni predefinite in particolare per i documenti emessi dal gestionale archiviati in automatico in Docuvision.

E’ disponibile il pulsante Predefinite [F3] per richiamare l’elenco delle classi già definite dalla procedura ed i pulsanti:

Campi [F5] per l’inserimento e la modifica di eventuali campi aggiuntivi specifici per la classe selezionata (se presente almeno un dato in tale finestra, viene riportato un asterisco * tra il codice e la descrizione della classe);

Parametri [F6]per la definizione della modalità di gestione del documento.

Le classi visualizzabili variano a seconda del livello dell’azienda (esempio: classe “1500 Ordine/Preventivo/Matrice” solo per le aziende di livello “2” Esteso) ed è possibile variarne la descrizione.

Le classi predefinite vengono utilizzate dalla procedura in fase di memorizzazione di documenti in Docuvision tramite l’utilizzo dell’apposita stampante nei programmi di “Emissione/revisione documento” (classe 1400 e 1500), “Bolla di lavorazione” (classe 1600), “Gestione notule/parcelle” (classe 1100), stampe fiscali (classe 900), stampe generiche del gestionale (classe 1 propositiva) stampa bilancio fiscale/interattivo/di verifica e documenti importati da Adp (classe 200).

Tutte le classi predefinite possono essere selezionate ed assegnate dall’utente ad un documento di Docuvision. A differenza delle personalizzate, le classi predefinite dispongono di ulteriori campi per la ricerca dei documenti presenti in archivio.

NOTA BENE: la classe 1200 viene associata sia al programma di “Anagrafica articoli”del modulo Magazzino che a “Prestazioni clienti” del modulo Parcellazione.

Per ogni classe, personalizzata o predefinita, è possibile differenziare la modalità di gestione dei relativi documenti tramite il pulsante Parametri [F6].

GESTIONE REVISIONI – Permette di definire se il documento debba contenere una sola revisione o più:

S = Sì. Ogni documento può contenere differenti revisioni.

N = No. Il documento non conterrà più ulteriori revisioni in aggiunta alla/alle attuali. Nuove acquisizioni o stampe su stampante di tipo “D” Docuvision vanno a sostituire sempre la revisione più recente del documento.

GESTIONE PAGINE – Permette di definire se il documento venga gestito a pagine anzichè a revisioni:

S = Sì. Ogni documento può contenere diverse pagine e non sarà più gestito a revisioni.

N = No. Il documento viene gestito a revisioni (una sola, sempre in aggiornamento, nel caso il campo precedente "GESTIONE REVISIONE" sia uguale a "N"; più revisioni nel caso il campo precedente sia uguale a "S").

I files rappresentati le diverse pagine di un documento devono essere tutti della stessa tipologia.

Tale definizione è anche visibile accanto alla descrizione della classe:

• “R” in caso di “Gestione revisioni” Sì e “Gestione pagine” No;
• “P” con “Gestione revisioni” No e “Gestione pagine” Sì;
• nessun carattere con “Gestione revisioni” No e “Gestione pagine” No.

Ad una nuova installazione la procedura imposta come predefinita – modificabile dall’utente – la gestione delle pagine per le classi: “600”, “800”, “1400”, “1500” e “1600”. Questa impostazione viene data anche alle nuove aziende a cui, in fase di creazione, si imposta nella tabella TIPO GESTIONE ARCHIVI il parametro “Classi documento” come “A” (Aziendale). In inserimento di una nuova classe personalizzata la procedura imposta la gestione come i corrispondenti campi dei PARAMETRI GENERALI. Quest’ultima impostazione continua ad essere utilizzata per i documenti che vengono salvati nel database dei Redditi comune a tutta l’installazione.

NOTA BENE: i parametri della singola classe vengono utilizzati dalla procedura esclusivamente in fase di creazione di un nuovo documento appartenente alla specifica classe. Documenti già esistenti non vengono influenzati dall’impostazione di tali parametri.

Le aziende che hanno in comune le classi (voce “Classi documento” uguale a “G” alla voce di menù Azienda – Anagrafica azienda – Dati aziendali - TIPO GESTIONE ARCHIVI), un’eventuale variazione all’interno della finestra dei parametri viene replicata anche nelle altre aziende.

Come per le classi personalizzate è disponibile il pulsante Campi aggiuntivi [F5] per la creazione e la modifica di eventuali ulteriori campi aggiuntivi specifici per la classe selezionata. I dati sono visualizzati in una usuale finestra elenco. Il comando Nuovo [F4] permette di memorizzarli e definirne le proprietà.

NOME COLONNA – Nome da riportare nella colonna della tabella “DV_CAMPIAGGCLASSE” del database di Docuvision. Il dato alfanumerico di 18 caratteri deve iniziare con una lettera, non deve contenere spazi o caratteri speciali ad eccezione di “_”.

NOME CAMPO – Nome da assegnare al campo aggiuntivo disponibile nelle relativa finestra dei documenti.

TIPO DATO– Viene definita la tipologia del campo aggiuntivo così da automatizzare alcuni controlli già in fase di inserimento dei dati:

S =Alfanumerico. Il campo può contenere lettere, numeri e caratteri speciali.

I =Numerico intero. Il campo può contenere solo numeri interi.

M =Numerico decimale. Il campo è di tipo numerico e contiene decimali.

D =Data. Il campo può contenere una data.

DIMENSIONE – Si definisce il numero di caratteri che il campo aggiuntivo deve avere. Il limite massimo è differente a seconda del tipo campo: alfanumerico (S) gestisce sino a 255 caratteri, numerico (I) sino a 9 caratteri, numerico decimale (M) sino a 15 incluso la virgola di separazione della parte intera dalla parte decimale, data (D) sino a 10 caratteri.

N. DECIMALI – Se il campo aggiuntivo è di tipo numerico decimale è necessario indicare quanti decimali gestire sino ad un massimo di 6.

OBBLIGATORIO – Se il campo è definito come obbligatorio, in GESTIONE DOCUMENTO il programma controlla che il dato venga inserito.

RIGA – Indicare in quale riga all’interno della finestra dei campi aggiuntivi dei documenti si vuole visualizzare tale campo.

VALORE INIZIALE – Dato proposto nel relativo campo nella finestra di gestione dei documenti. Se il campo è di tipo D (data) è possibile inserire la dicitura “SISTEMA” o “TERMINALE” affinché venga proposta rispettivamente la data di sistema o di accesso del terminale.

I comandi disponibili nella finestra dell’elenco dei campi aggiuntivi sono:

Elimina campo [F3] cancella la riga selezionata. Il comando è utilizzabile se ancora non esiste la tabella dei campi o pur essendo presente la tabella, nei documenti non è stato utilizzato alcun campo aggiuntivo di tale classe;

Seleziona deseleziona [F9]seleziona la riga evidenziata o deseleziona la riga precedentemente evidenziata;

Seleziona tutto [ShF7]seleziona tutti i campi aggiuntivi della classe richiamatata;

Nuovo [F4]viene creata la tabella DV_CMPAGG_CL<nr. classe> nel database di Docuvision. La tabella conterrà i dati memorizzati come campi aggiuntivi dei documenti. La creazione avviene alla conferma definitiva dei dati dalla finestra principale di CLASSI DOCUMENTO;

Elimina selezionati [ShF3]vengono cancellate le righe selezionate. Il comando è utilizzabile se ancora non esiste la tabella dei campi o pur essendo presente la tabella, nei documenti non è stato utilizzato alcun campo aggiuntivo di tale classe;

OK [F10] effettua il salvataggio dei dati visualizzati;

Annulla [Esc] viene chiusa la videata senza il salvataggio dei dati.

NOTA BENE: se sono stati utilizzati dei campi aggiuntivi nei documenti, nella tabella sono possibili solo le seguenti modifiche: nome campo, valore iniziale, numero dei decimali e numero riga.

Alla creazione di una tabella di campi aggiuntivi l’aggiornamento e creazione dei dati relativi nei documenti appartenenti a quella classe è il seguente:

Documenti creati precedentemente all’attivazione dei campi aggiuntivi

Vengono impostati i soli campi aggiuntivi obbligatori inserendo il dato definito nella tabella come valore iniziale.

Documenti creati successivamente all’attivazione dei campi aggiuntivi

Per i campi per i quali è stato definito nella tabella un valore iniziale, sia che il campo sia obbligatorio o meno, viene memorizzato il relativo dato. Questo viene effettuato sia per i documenti creati in automatico con l’utilizzo di una stampante di tipo “D” Docuvision, sia quelli memorizzati tramite la voce di menù GESTIONE DOCUMENTO. L’inserimento manuale permette comunque la variazione, o cancellazione se non obbligatori, dei campi aggiuntivi prima del salvataggio del documento stesso.

Utilizzando l’aspetto interfaccia con modalità “Touch” e “Visibilità area tastiere”, sono disponibili le ricerche dei documenti di Docuvision in qualunque funzione del gestionale.

NOTA BENE: i dati sono in comune per le aziende che hanno il parametro “Classi documento” di Azienda – Anagrafica azienda – Dati aziendali – TIPO DI GESTIONE uguale a “G” Generale.

Il pulsante Ricerca [F7] permette di configurare il livello di ricerca per la classe evidenziata.

RICERCA CLASSE XXXX – (“XXXX” rappresenta il numero della classe selezionata). Il parametro può assumere i seguenti valori:

N =La classe non viene riportata nella ricerca richiamabile dall’area tastiera.

A =(opzione disponibile solo in Passcom) Utenti sito/utenti azienda Alw. La classe è disponibile nelle ricerche attivate nel sito del commercialista ed è visibile all’interno di Passcom (nell’area tastiera presente nella parte inferiore della videata principale) per gli utenti appartenenti ai gruppi utenti Always base ed esteso, ai gruppi utenti aziende gestite da studio.

S =La classe viene resa disponibile nella ricerca richiamabile dall’area tastiera. Per il prodotto Passcom, invece, la classe è visibile nell’area tastiera - presente nella parte inferiore della videata principale - per i soli utenti studio.

E =(opzione disponibile solo in Passcom) Entrambi. La ricerca è attiva per le tipologie previste dall’opzione “A” e l’opzione “S”.

RICERCA ULTIMI ANNI GESTITI – Numero degli anni di gestione della azienda, a partire dall’ultimo, che si vuole includere nella ricerca. Viene proposto “3”; lasciando il campo vuoto vengono presi in considerazione tutti gli anni di vita dell’azienda

Per le classi predefinite 400 Anagrafica Cliente/Fornitore, 600 Operazione contabile, 800 Dichiarativi/Versamenti, 900 Stampe fiscali, 1400 Movimento di magazzino, 1450 Controllo di gestione, 1500 Ordine/Preventivo/Matrice e 1100 Parcella/Notula è possibile effettuare un’ulteriore specifica dei documenti che si vogliono includere nella ricerca richiamabile da tastiera. Qui di seguito si prende ad esempio la classe 400 Anagrafica Cliente/Fornitore:

DETTAGLIO TIPO DOCUMENTO – E’ possibile riportare in ricerca solo una parte delle tipologie di documenti gestiti dalla classe oppure tutte, creando un’ulteriore suddivisione dei dati tra i differenti “Tipo Doc.” previsti. Per accedere alla seconda parte della videata è necessario impostare a “S” il campo.

Per la classe 400 sarà quindi possibile attivare la sola ricerca per i documenti associati ad anagrafiche clienti (impostando a “S/A/E” la colonna Ricerca della prima riga) o per i soli documenti associati ad anagrafiche fornitori (impostando a “S/A/E” la colonna Ricerca della seconda riga) o, attivando entrambe, effettuando una suddivisione dei documenti tra quelli associati ai clienti rispetto a quelli associati ai fornitori.

NOTA BENE: per le classi personalizzate vengono inclusi nella ricerca tutti i documenti appartenenti a tali classi, per le classi predefinite è possibile far rientrare nella ricerca o i soli documenti allegati alla classe e ad un tipo documento (con il pulsante Allegato a [F6] attivo in GESTIONE DOCUMENTO) se nella finestra di configurazione ricerca si è selezionato il dettaglio tipo documento e il “Tipo Doc.” oppure tutti i documenti appartenenti alla classe attivando esclusivamente la classe (primo campo della finestra di configurazione).

In qualunque contesto del gestionale, il pulsante Docuvision [Ctrl+D] riporta nella tastiera presente nella parte bassa della videata principale le classi dei documenti che si vogliono ricercare. La navigazione all’interno dei documenti da ricercare e visualizzare avviene tramite l’uso del mouse.

NOTA BENE: le classi vengono riportate sulla tastiera secondo l’ordine alfabetico della descrizione.

Dalla classe documento, se prevista, si passerà al tipo di documento incluso nella classe selezionata.

Verrà poi richiesto di selezionare l’anno di gestione in cui è stato creato il documento di Docuvision da ricercare.

Successivamente appare l’elenco dei documenti rientranti nella selezione appena effettuata.

NOTA BENE: se i documenti rientranti nella selezione sono almeno 90 il relativo elenco viene riportato in una specifica finestra dal titolo “Documenti – anno xxxx” (dove “xxxx rappresenta l’anno di creazione dei documenti).

Evidenziando tramite mouse il documento interessato, questo verrà visualizzato con le usuali modalità di Docuvision. Se nei parametri generali di Docuvision è stato definito che i documenti vengono gestiti a pagine, in caso di documento composto da più pagine appare l’elenco delle stesse per selezionare quella da visualizzare.

Le classi e tipologie di documento presenti nella tastiera possono essere inferiori rispetto a quelle attivate nella tabella CLASSI DOCUMENTO, in quanto:

• i documenti REDDITI PF, REDDITI SP, REDDITI SC e REDDITI ENC della classe 800 vengono opportunamente visualizzati nell’azienda che risponde ai requisiti per la gestione di quella tipologia documento (esempio: se l’azienda è persona fisica visualizza la sola voce REDDITI PF);
• per la classe 900 il tipo documento Registro beni usati è riportato se almeno in un’attività Iva dell’azienda è stato attivato il parametro”Gestione beni usati”; il tipo documento Libro inventari e Registro ammortamenti è presente se il codice contratto dell’installazione permette di gestire tali funzionalità;
• i tipi documenti delle classi 1100, 1500, 1400 e 1600 che l’azienda non gestisce vengono esclusi (esempio: CO CORRISPETTIVO se l’azienda non ha alcun numeratore “Corrisp.” in Azienda – Anagrafica azienda – Dati aziendali – NUMERATORI);
• non vengono visualizzati i tipi documenti che all’utente sono stati vietati tramite il parametro “Documenti di magazzino” all’interno della funzione Servizi – Configurazioni – AMMINISTRAZIONE UTENTI.

All’interno dell’area tastiera sono presenti i seguenti tasti di navigazione:

Pag +consente di visualizzare la pagina precedente di uno specifico livello;

Pag - consente di visualizzare la pagina successiva di uno specifico livello;

« consente di tornare al livello precedente;

|« consente di tornare al primo livello.

L’utilizzo del pulsante Docuvision [Ctrl+D] propone anche la finestra Docuvision.

Nella finestra sono disponibili i seguenti comandi:

Chiudi [Esc] viene abbandonata la ricerca dei documenti di Docuvision e chiusa la tastiera per la ricerca;

Acquisisci [F8] permette di effettuare l’acquisizione e la successiva memorizzazione di un nuovo documento di Docuvision. Per il salvataggio verranno richiesti i soli dati obbligatori: la fonte di acquisizione (Scanner, Disco, Clipboard), la descrizione e la classe del documento. Il comando non è disponibile per gli utenti appartenenti ai gruppi I-Desk azienda di Passcom.