Il pulsante “Opzioni import” [F3] permette all’utente di entrare nella gestione della funzione Associa anagrafica e verificare se in anagrafica clienti/fornitori o in rubrica unica è già stato codificato un soggetto con la stessa partita iva/codice fiscale del cliente o fornitore presente nel file xml. Se sono presenti più soggetti con la stessa partita iva o codice fiscale, l’utente può scegliere su quale di questi effettuare la registrazione contabile oppure se crearne uno nuovo.

La funzione non è utilizzabile per l’import del file xml in magazzino mentre può esser utilizzato in caso di solo import in Docuvision.

La funzione di Associa anagrafica viene utilizzata automaticamente dal programma appena si apre il cruscotto dei documenti da importare per poter verificare in base allo stato del file se esistono più fornitori con lo stesso nominativo o se sono già presenti correlazioni dettagliate per righe articolo.

Quando si è posizionati su un file xml, cliccando sul pulsante “Opzioni import” [F3] e selezionando poi la funzione “Associa anagrafica”, viene aperta una finestra elenco con in prima riga i dati anagrafici del soggetto presente nel file xml e nelle righe successive eventuali clienti o fornitori già codificati in azienda o in rubrica unica con la stessa partita iva o codice fiscale. Quando invece non c’è nessun nominativo codificato che corrisponde a quello presente nel file xml è possibile utilizzare il pulsante “Nuovo nominativo” [F4] viene creata un nuova anagrafica con i dati presenti nel file xml.

Le colonne visualizzate corrispondono ai dati anagrafici dei soggetti, tranne le seguenti che riportano informazioni aggiuntive:

La prima colonna Nr indica l’ordinamento dei dati trovati per avere in prima posizione le informazioni del file xml.

La colonna “IdUnica” viene valorizzata quando i soggetti trovati hanno un codice id di rubrica unica.

La colonna Conto corrisponde al conto contabile associato al soggetto nel caso sia presente.

La colonna “Associazione” viene valorizzata quando l’utente seleziona il nominativo da utilizzare per la registrazione contabile tramite il pulsante [F6]”Associa nominativo” che viene utilizzato anche per Eliminare l’associazione nel caso in cui si sia indicato erroneamente un’associazione su un soggetto.

Quando nessuno dei soggetti riportati nell’elenco è effettivamente il cliente/fornitore presente sul file xml è possibile utilizzare il pulsante [F4]”Nuovo nominativo” per codificare un’anagrafica nuova utilizzando i dati presenti sul file xml.

Quando viene creata una nuova anagrafica fornitore dal file xml, se è presente una sezione relativa ai <DatiRitenuta> oppure <DatiCassaPrevidenziale> oppure in <AltriDatiGestionali> è presente il TipoDato CASSA-PREV il programma avvisa l’utente di compilare correttamente i DatiPercipiente e apre contestualmente sia l’anagrafica fornitore appena creata che la fattura xml in visualizzazione.

La stessa cosa avviene quando il nuovo nominativo creato è un cliente estero e ha come codice destinatario sdi XXXXXXX. Anche in questo caso, la funzione avvisa l’utente di controllare i dati anagrafici del cliente estero e apre contestualmente sia l’anagrafica appena creata che la fattura xml .

In caso di aziende art.36 madre/figlie l’associazione fatta su un file xml e il soggetto utilizzato per l’import è valida solo sull’azienda in cui si è posizionati. Ogni azienda madre/figlie viene gestita in modo a sé stante riguardo l’associa anagrafica

La gestione dei conti automatici raggruppa tutti i codici conto utilizzati o richiamati dalla funzione di importazione dei file XML. La funzione è accessibile utilizzando il pulsante “Opzioni import” [F3]. Si tratta di una funzione che subirà un ampliamento nel corso del tempo, al momento è PRESENTE:

• [EMPZ] Conto costo aziendale: di default vuoto può ospitare un conto di contropartita di costo valido per l’azienda.

Nelle aziende con gestione del principio di cassa (imprese con gestione semplificata reale o professionisti) è attivo anche il pulsante “Conti per Profess/Contabilità per cassa” [F6] dove vengono inseriti tutti i conti sospesi.

Sono presenti i seguenti conti automatici:

• [EMPZ] Conto costo aziendale – di default vuoto può ospitare un conto sospeso o meno per la contabilizzazione dei costi dell’azienda. Qualora l’azienda registri solo movimenti pagati si consiglia di settare anche in questo campo un conto di costo reale.