Durante la normale gestione del magazzino può essere necessario eseguire delle rettifiche sull’esistenza degli articoli a seguito di carichi o scarichi errati, errata configurazione del programma (e conseguente scarico automatico inesatto dalla comanda), deperimento o perdita della merce per motivi di vario genere.

Per far fronte a queste eventualità è possibile rettificare l’esistenza degli articoli tramite i documenti di magazzino o utilizzando la specifica funzione automatica prevista a tale scopo. A tale funzionalità si accede effettuando doppio click sulla voce indagine predefinita Gestione rettifiche.

Come già esposto in precedenza per la maschera dei progressivi, in presenza di più periodi di magazzino configurati l’indagine viene aperta con i filtri impostati sul periodo in cui cade la data di gestione. Alla selezione di un periodo differente da quello predefinito i filtri vengono modificati opportunamente.

All’apertura dell’indagine, viene proposta la finestra Scelta magazzini, in cui poter impostare per quali magazzini si vuole aprire Gestione Rettifiche. Nel caso mostrato in figura, la finestra di gestione Rettifiche mostrerà solo i magazzini selezionati. In alternativa è possibile selezionare la voce "Tutti", così da poter selezionare tutti i magazzini configurati nel programma in una volta sola.

In caso si vogliano visualizzare magazzini diversi da quelli precedentemente selezionati, nel pannello contesto è presente la voce "Seleziona magazzini" che consente di riaprire la finestra di scelta dei magazzini.

Una volta confermati i magazzini su cui operare si apre così una pagina di ricerca dove le righe risultanti sono costituite dagli articoli gestiti e le colonne sono le giacenze di questi nei vari magazzini dell’azienda. Inoltre è fornita la colonna Totale il cui valore è determinato dalla somma delle esistenze dell’articolo nei magazzini.

Come in tutte le pagine di ricerca è possibile modificare le colonne e/o i filtri per visualizzare solo ciò che interessa. Ad esempio è possibile impostare un filtro sull’opzione Abilita scarico magazzino da comanda in modo da visualizzare soltanto gli articoli che possono essere scaricati quali prodotti finiti.

La generazione delle rettifiche può avvenire in due modalità differenti:

• è possibile modificare il valore dell’esistenza dell’articolo inserendo direttamente il nuovo valore nella casella relativa ad articolo e magazzino.

Il programma evidenzia in giallo le righe che sono state modificate:

• è possibile modificare il valore dell’esistenza di una quantità uguale per tutti gli articoli e in una sola volta, scegliendo la voce di contesto Imposta quantità. Viene così aperta una finestra dove impostare il magazzino per cui si desidera effettuare la rettifica, selezionando Tutti la rettifica verrà applicata indistintamente a tutti gli articoli per tutti i magazzini, e la quantità di rettifica. Premendo Imposta il programma evidenzia in giallo tutte le righe.

È possibile inoltre rettificare l’esistenza di un articolo presente nell’indagine, servendosi della ricerca per codice a barre; per fare ciò è necessario aprire il menù di contesto e selezionare l’azione Lettura codice a barre.

Si apre la finestra di Rettifica inventario.

Consente di ricercare rapidamente un articolo (presente nell’indagine) tramite il lettore di codici a barre e automatizzare la rettifica della sua esistenza nel magazzino scelto.

Magazzino: magazzino in cui si intende effettuare la rettifica di esistenza dell’articolo; il valore predefinito di questo campo corrisponde al magazzino prescelto nella configurazione dell’azienda.

Codice: è possibile specificare manualmente il codice a barre, oppure ottenerlo dall’articolo posizionandosi su questo campo e servendosi dell’apposito lettore.

Il programma avvia automaticamente la ricerca del codice inserito e nel caso in cui la ricerca abbia esito negativo viene visualizzato il seguente avviso:

Se la ricerca ha esito positivo allora vengono aggiornati automaticamente i campi Descrizione ed Esistenza come mostrato nella figura seguente:

Descrizione: descrizione dell’articolo trovato; il campo è in sola lettura, non può essere modificato.

Esistenza: rappresenta l’esistenza attuale del magazzino selezionato; questo campo può essere modificato manualmente, tramite la tastiera numerica oppure utilizzando i pulsanti +1 e -1. L’aggiornamento automatico di tale campo avviene ogni volta che per l’articolo si cambia il magazzino in cui rettificare l’esistenza.

Per apportare la modifica di esistenza al magazzino selezionato è necessario cliccare sul pulsante Aggiorna Qta o premere Invio se il campo “Esistenza” ha il focus.

Per poter confermare più fluidamente le quantità di rettifica la gestione del focus sui campi e la conferma dei valori è possibile operare come in figura:

Aprendo la finestra il focus viene dato al campo Codice.

• Viene inserito il codice articolo (tramite lettore codice a barre o tastiera)
• Premendo il tasto INVIO (o automaticamente se è configurato INVIO come carattere di terminazione nel lettore di codice a barre) il focus si sposta nel campo “Esistenza” che viene popolato con l’esistenza corrente
• Premendo INVIO il valore dell’esistenza viene confermato (senza dover premere manualmente il tasto “Aggiorna Qta”) sia che venga modificato sia che venga lasciato il valore corrente.

Per evitare che letture non volute di codici a barre valorizzino erroneamente la quantità, inserendo un valore superiore a 99999 per la quantità, viene visualizzata una finestra di conferma.

Esempio: si supponga ora di volere aggiornare la rettifica dell’articolo Fusto-birra nel magazzino produzione di 2 unità; per fare ciò è necessario modificare l’esistenza con il valore desiderato e confermare la modifica utilizzando il pulsante Aggiorna Qta o premendo Invio. Come mostra la figura seguente, la riga corrispondente all’articolo Fusto-birra viene colorata di giallo evidenziando così la modifica dell’esistenza nel magazzino selezionato.

A questo punto è possibile continuare con la rettifica delle esistenze tramite la lettura del codice a barre di un nuovo articolo oppure chiudere la finestra tramite il pulsante Termina modifiche. Per confermare le modifiche apportate e generare i documenti di carico e scarico che movimentano l’esistenza degli articoli evidenziati in giallo utilizzare l’azione di contesto Genera rettifiche, come già illustrato in precedenza.

Per rettificare l’esistenza di un articolo presente nell’ indagine, servendosi dell'opzione Carica dati esterni, è necessario aprire il menù di contesto e selezionare l'omonima voce: viene aperta la finestra "Carica dati esterni" che permette di selezione/configurazione un Wizard di import. Il wizard in questione può essere di tipo testo, Excel o ODBC e fa riferimento al tracciato interno dei Progressivi Articolo ma è possibile gestire solo il progressivo di Esistenza (l'unico gestito da Gestione Rettifiche).

Se la fonte esterna contiene il riferimento al/ai magazzino/i l'import imposterà le rettifiche per tali magazzini, mentre se non è indicato alcun magazzino, l'import imposterà le rettifiche per i magazzini selezionati a video

Particolari azioni presenti in pannello Contesto:

• Carica prezzi: Alla selezione di tale voce, viene aggiunto un numero di colonne apri al numero di listini configurati mostrato per ognuno di essi il presso di ogni articolo presente in indagine
• Esporta / importa: permettono rispettivamente di esportare o importare le indagini personalizzate da una istallazione all'altra.

Importante: L'importazione di indagini da una installazione all'altra è resa possibile solo se i dati interessati sono presenti in tutte le installazioni interessate. Questo perché l'importazione non fa altro che impostare dei filtri predefiniti, non si tratta di import/export di dati veri e propri.

• Nuovo…: permette di aprire la finestra di Anagrafica articolo per codificare un nuovo articolo;
• Quantità etichette: premendo tale azione di contesto in finestra viene aggiunta una colonna nella quale inserire, per ogni articolo, il numero di etichette da stampare
• Selezione periodo: le esistenze mostrate in finestra sono calcolate in base al periodo impostato nella finestra Selezione periodo aperta dal pannello Contesto. La finestra gestione rettifiche, una volta impostato il periodo di interesse, questa opzione avrà effetto sull'intera maschera di Gestione Rettifiche.
• Stampa etichette: permette di creare frontalini per scaffalature o etichette adesive da applicare agli articoli. Selezionando la voce stampa etichette, appare la seguente finestra

Prima di inviare il documento in stampa, occorre impostare i seguenti parametri:

• Stampante - stampante installata o stampa a video per visualizzare l'anteprima;
• Layout di stampa - layout di stampa di tipo "EtichettaArticolo" creati con Layout stampa automatica. Per i dettagli sul layout stampa automatica consultare la relativa sezione nel presente manuale;
• Listino - listino da utilizzare per i prezzi degli articoli;
• Listino 2 - listino opzionale da utilizzare ad esempio per visualizzare il prezzo non scontato;
• Promozione – con il menù di scelta posto accanto a questa voce è possibile impostare la promozione, unicamente di tipo Sconto Articolo, per stampare le etichette in caso di promozioni e/o saldi (per esempio nel caso di agriturismi che vendono articoli di propria produzione o tipici del luogo ed applicano promozioni ai clienti che hanno effettuato un pasto all'interno del ristorante).

Variazione a blocchi: selezionando la voce Variazione a blocchi, viene aperta l'omonima finestra che consente di modificare tutte le informazioni inerenti i campi di anagrafica articoli in essa contenuti. Ad esempio è possibile disabilitare in blocco la Modalità di stampa SF, oppure attivare o disattivare gli articoli, od ancora modificare l'aliquota iva a cui sono soggetti. Alla selezione di tale funzionalità viene dato un avviso all'utente, poiché in caso vengano modificati i dati mentre ci sono comande o tavoli aperti le modifiche non avranno effetto sugli articoli interessati da questi.

Nell'esempio mostrato sotto, vengono impostati i dati di contropartita contabile per la contabilizzazione in prima nota su Mexal, viene impostato lo scarico del magazzino e viene assegnata la percentuale di sconto massimo per l'articolo.

Sui campi dove non è prevista la casella di selezione, è presente un elenco di scelta contenente il valore da impostare o sono direttamente editabili. Ad esempio, in figura sotto sono stati presi in esame i campi Magazzino scorte ed i relativi Scorta minima mag e Scorta massima mag.

Come si può notare selezionando il campo Magazzino scorte viene aperto un elenco di scelta che consente di impostare quale dovrà essere il magazzino per le scorte, mentre i campi Scorta minima mag e Scorta massima mag risultano essere campi editabili così da poter impostare le relative scorte, per il magazzino impostato sopra, in base alle esigenze del'operatore.

NOTA BENE: una volta confermata la finestra Variazione a blocchi, le impostazioni qui stabilite verranno apportate a tutti gli articoli presenti nell'indagine, è necessario quindi porre attenzione alle informazioni che si andranno a modificare ed agli articoli che verranno coinvolti. Per questo si suggerisce di effettuare indagini mirate includendo in ognuna di esse tutti gli articoli che dovranno subire una variazione a blocchi comune. Per esempio lo scarico del magazzino potrebbe essere una informazione comune a tutti gli articoli mentre l'impostazione Richiedi quantità all'inserimento potrebbe riguardare solo determinati articoli.

Per rettificare l’esistenza di un articolo presente nell’ indagine, servendosi dell'opzione Carica dati esterni, è necessario aprire il menù di contesto e selezionare l'omonima voce:

viene aperta la finestra "Carica dati esterni" che permette di selezione/configurazione un Wizard di import. Il wizard in questione può essere di tipo testo, Excel o ODBC e fa riferimento al tracciato interno dei Progressivi Articolo ma è possibile gestire solo il progressivo di Esistenza (l'unico gestito da Gestione Rettifiche).

Se la fonte esterna contiene il riferimento al/ai magazzino/i l'import imposterà le rettifiche per tali magazzini, mentre se non è indicato alcun magazzino, l'import imposterà le rettifiche per i magazzini selezionati a video.

NOTA BENE: è possibile selezionare l’articolo a cui associare il valore dell’esistenza sia attraverso il codice sia attraverso gli eventuali alias, che sono stati associati all’articolo medesimo.

Conferma e generazione delle rettifiche

Per confermare le modifiche servirsi dell’azione di contesto Genera rettifica:

Alla selezione dell’azione “Genera rettifiche” viene aperta la finestra “rettifiche inventario” in cui è possibile impostare la data con cui dovranno essere generati i documenti di magazzino, inoltre sono presenti anche i campi relativi alla valorizzazione di carico e scarico:

• se in configurazione -> Opzioni installazione -> Opzioni magazzino per la valorizzazione dei documenti di magazzino generati automaticamente alle voci Rettifiche di carico / scarico è stata impostata la modalità “Chiedi”, nella finestra “Rettifiche inventario” le relative voci risultano abilitate ed è possibile avvalersi dell’elenco di scelta per impostare appunto le valorizzazioni del caso
• se in configurazione -> Opzioni installazione -> Opzioni magazzino, per la valorizzazione dei documenti di magazzino generati automaticamente, alle voci Rettifiche di carico / scarico è stata impostato un listino o un progressivo di prezzo medio, (ad es PrezzoMedioCarico/Scarico), nella finestra “Rettifiche di inventario” le voci relative a valorizzazione carico / scarico risultano disabilitate.

Una volta confermata la finestra “Rettifiche inventario” viene mostrata la finestra Creazione rettifiche inventario nella quale è possibile visualizzare l’avanzamento dell’operazione mediante barra si scorrimento e la scritta "inserito articolo X di Y" che mostra quanti articoli sono stati elaborati fino ad ora e quanti se ne devono elaborare in totale.

Le rettifiche possono essere generate in due modalità configurabile in Opzioni Installazione -> Opzioni magazzino -> Modalità Rettifica.

• Opzione per differenza: vengono creati documenti di tipo Movimenta Carico (MC), per gli articoli la cui quantità è stata aumentata, e documenti di tipo Movimenta Scarico (MS), per gli articoli la cui quantità è stata diminuita. A fine rettifica viene mostrata una maschera in cui viene indicato quanti documenti MS e quanti MC sono stati creati.
  Esempio: si supponga di avere un articolo nel magazzino A la cui giacenza è pari a 5 pezzi, se si rettifica la quantità definendo una nuova esistenza di 7 pezzi, il programma incrementa il progressivo di Carico nel magazzino A di 2 unità. Tutte le quantità si intendono in unità di misura primaria. Ai documenti generati può essere associata una causale per poterli individuare rapidamente (opzione Causa di rettifica).
• Opzione Azzera e carica: in questa modalità per i soli articoli rettificati, viene prima azzerato il progressivo in un documento di azzeramento e poi caricata la giacenza in un nuovo documento di carico. A questi documenti può essere associata una causale distinta (impostabili sempre nella scheda Opzioni magazzino) per poter individuare velocemente tramite indagine i documenti di azzeramento e quelli di rettifica inventario. Il documento di azzeramento può essere di tipo MC o MS (o CL/SL) a seconda se la giacenza attuale dell’articolo è negativa o positiva, mentre il documento di carico è sempre di tipo MC (o CL).