Alla selezione dell’opzione Ricevuta (Proforma) hotel si apre la finestra per l’addebito del conto al cliente dell’albergo.

È possibile selezionare il cliente in tre differenti modalità:

• tramite la tessera della camera: si richiede al cliente di passare il tesserino usato per aprire la porta della camera sull’apposito lettore:

in questo modo verrà restituito il numero di camera e se non vi sono anagrafiche collegate, viene automaticamente chiusa la finestra Conto, riportando l’operatore alla finestra del conto di Passepartout Menu dove viene indicato il numero di camera su cui effettuare l’addebito.

• tramite il numero di camera: è sufficiente selezionare il pulante che riporta il numero di camera in cui soggiorna il cliente

• tramite l’iniziale del cognome: nella parte alta della finestra, alla selezione dell’iniziale, vengono visualizzati i clienti che alloggiano attualmente nelle stanze dell’albergo aventi il cognome che inizia per la determinata lettera. Per effettuare l’addebito selezionare il cliente desiderato nell’elenco riportato alla Scegli cliente;

Se nel programma Passepartout Welcome sono stati immessi i dati anagrafici del cliente in oggetto, ovvero Indirizzo e trattamento, questi verranno visualizzati nella tabella contenente l’elenco dei clienti che rispondo ai parametri di ricerca utilizzati.

Il pulsante "Conti aperti" presente sia nella scheda di ricerca "per camera" che in quella "per cliente" restituisce in "Scegli il cliente" tutti i clienti che hanno un conto aperto in Passepartout Welcome. Se l’elenco dei conti aperti fosse molto vasto comparirebbero i pulsanti di scorrimento.

Cliccando su Ok, si confermano le scelte e si ritorna alla finestra del conto, compilata con le scelte appena effettuate.

In base al documento scelto per l’addebito Hotel si hanno due situazioni differenti:

• proforma: in fase di conto, se si sceglie di addebitare in camera l’importo da pagare e questa voce è selezionata, si emettete un proforma Hotel. Il conto viene incassato dall’albergo e non viene conteggiato nell’incasso giornaliero del ristorante;
• ricevuta: per poter emettere una Ricevuta hotel è necessario impostare un cliente in fase di conto, per questo ci si può avvalere della funzionalità Replica Dati per sincronizzare i clienti di Passepartout Welcome. In alternativa, per velocizzare gli addebiti verso la struttura alberghiera tramite ricevuta, è consigliabile configurare un cliente predefinito, per esempio "Cliente Hotel" o comunque che abbia un nome che faccia riferimento all’utilizzo per cui è destinato. Questo perché non è detto che un cliente della struttura alberghiera sia anche cliente dell’azienda (un caso d’esempio può essere rappresentato da una struttura alberghiera convenzionata con una azienda che effettua servizio di ristorazione e vuole gestire gli addebiti in camera per la struttura alberghiera associata). Fatto ciò in fase di conto, se si sceglie di addebitare in camera l’importo da pagare, viene automaticamente impostato il cliente predefinito così che all’operatore sia demandata la sola impostazione della camera. In tale situazione, una volta emesso il conto, nella distinta dettagliata della prenotazione, in Passepartout Welcome, viene inserita una riga in cui viene addebitato in automatico il conto appena emesso, e nel campo note viene visualizzato l’importo del documento, il numero di ricevuta emessa e la data in cui è stato fatto il conto.

In ogni caso, in fase di Addebito hotel alla camera, viene visualizzato anche il numero di persone (Adulti, bambini, enfant) relativo alla prenotazione.

Quando si selezionerà una riga della griglia delle prenotazioni l'etichetta verrà aggiornata con il numero di adulti, bambini ed enfant relative a quella prenotazione.