La finestra "Elabora Conti" si apre facendo doppio clic sulla voce Elabora conti del Navigatore, oppure dal pulsante (se configurato) e quindi dall’azione di contesto, in Gestione Sale.
Nella parte sinistra della finestra sono contenute le funzionalità disponibili per gestire i conti:
N.B. Nel caso di scontrino sospeso Beni, facendo pagamento scontrini sospesi, da Elabora Conti – ‘Pagamento ricevute e scontrini sospesi’ si apre la maschera di incasso (come quella delle fatture) e non è necessario emettere un documento riepilogativo.
Nel caso di scontrino sospeso servizi e scontrino sospeso beni segue fattura da Elabora Conti – Pagamento ricevute e scontrini sospesi si apre la schermata nella quale è necessario scegliere un documento.
IMPORTANTE: in termini fiscali questa procedura potrebbe non essere corretta, poiché nel caso di ricevute fiscali prenumerate, ad esempio, si perde la corrispondenza tra il numero progressivo prestampato e quello assegnato dal gestionale. Mentre nel caso di scontrini emessi da stampante fiscale, non è possibile inserire scontrini in giorni precedenti. Per queste casistiche sarebbe fiscalmente più corretto inserire un reso. Il programma non pone più vincoli, delega all'operatore la responsabilità di tali azioni. Per questo si suggerisce di confrontarsi con il proprio commercialista per adottare la procedura corretta.
NOTA BENE: Il cliente fittizio Anonimo non è modificabile, la sostituzione del cliente deve essere fatta prima di contabilizzare le fatture su Mexal; nel caso di cliente senza p.iva o cf, prima sempre della contabilizzazione è necessario aggiornare l’anagrafica relativa.
Alla seleziona di una delle funzionalità appena descritte, nella parte destra della finestra vengono impostati in automatico i parametri di ricerca. L’utente può perfezionare la ricerca, specificando ad esempio il cliente, la data di validità dei conti…inoltre può modificare i parametri che si sono auto impostati.
Parametri di ricerca:
Dopo aver specificato i parametri ed aver avviato la ricerca, è necessario selezionare i conti di interesse e per applicare la funzionalità scelta utilizzare il tasto "Esegui" collocato nella sezione Elaborazioni. Se tali conti soddisfano le condizioni della funzionalità scelta, l’Esegui va a buon fine, altrimenti viene visualizzato un messaggio. Ad esempio per emettere una fattura riepilogativa di ricevute è necessario che tutte le ricevute siano intestate alla stessa persona, se questa condizione non è verificata al click su Esegui viene restituito un messaggio.
In questo caso è necessario impostare il cliente tra i parametri, poiché la funzionalità scelta viene applicata ai soli conti selezionati.
Per ogni conto trovato viene indicato: il numero del conto, la data del giorno in cui è stato creato, il tipo documento che è stato emesso (Ricevuta, Fattura, Scontrino…), il cliente a cui è stato eventualmente intestato, il nome/numero del tavolo a cui si riferisce, il cassiere, il totale, il sospeso, il tipo di conto che si è scelto (Unico, SeparatoManuale, Addebito in camera...) ed il progressivo delle fatture su scontrino eventualmente emesse.
Per selezionare una riga alla volta fare click con il tasto sinistro del mouse sulla casella relativa, per annullare la selezione su tutte le righe, fare click con il tasto destro su una di esse, viene aperto un menù di scelta e qui selezionare "annulla selezione". Il campo "Totale conti selezionati" si aggiorna in automatico in base al numero di conti presenti nella griglia "Conti trovati".