La caparra è un deposito cauzionale / pagamento anticipato ma, a differenza dell’acconto, senza emissione di documento fiscale (si emette solo una ricevuta non fiscale).

È possibile inserire una o più caparre per un singolo cliente; selezionando l’azione “Caparra” dal conto viene aperta la finestra di inserimento che consente di inserire i seguenti dati:

Importo

Cliente

Tipo di pagamento

Descrizione

La stampa della ricevuta per la caparra viene effettuata automaticamente qualora sia configura una stampante nel reparto per il documento “Caparra”, altrimenti viene proposta la scelta a video della stampante da utilizzare tra quelle configurate nel programma.

Nel caso di stampante grafica, occorre creare un layout di stampa di tipo “Caparra” (Nella cartella “layout” dentro la cartella di installazione del server è già presente il layout “Caparra.xml”).

Possono essere inserite caparre anche senza cliente assegnando alla caparra un codice a barre.

UTILIZZO

La fase di utilizzo della caparra è simile a quella degli acconti: inserendo un cliente con caparra nel conto viene aperta automaticamente la finestra di riepilogo delle caparre che visualizza tutte le caparre utilizzabili per il cliente (con residuo maggiore di zero). Per ogni caparra viene visualizzata la data di emissione, il numero, l’importo della caparra e il residuo.

Per utilizzare una caparra occorre selezionarla tramite segno di spunta nella prima colonna. Nel caso sia presente una sola caparra, questa è selezionata automaticamente; in presenza di più caparre occorre selezionare quella o quelle da utilizzare.

Da Conto il pulsante Ricerca caparra permette di aprire la finestra in cui, inserendo il codice nel campo codice a barre, è possibile utilizzare in conto anche una caparra, senza doverne inserire il cliente.

Da Conto è possibile inoltre, da Configurazioni bottoni tramite la funzione Caparra, codificare uno o più bottoni che permettono di impostare il taglio e la scadenza di eventuali gift card impostabili appunto con le caparre.

Attivando l’opzione Applica caparre automaticamente in Opzioni installazione – opzioni generali, quando viene inserito un cliente con caparre (indipendentemente da come viene inserito nel conto), applica automaticamente le caparre, altrimenti visualizza una finestra di scelta.

Nel caso di utilizzo di più caparre, sono accorpate tutte nel primo pagamento in modo da lasciare libero il secondo pagamento per il saldo.

All’atto dell’utilizzo si imposta come semplice pagamento nel conto in base al tipo utilizzato in fase di emissione.

In Opzioni installazione – opzioni generali è presente anche l’opzione Avviso caparra insufficiente attivando la quale viene visualizzato, in fase di chiusura conto, un avviso qualora l’importo della caparra sia insufficiente a coprire l’importo del conto.

Per cancellare una caparra applicata ad un conto è sufficiente premere il pulsante del pagamento Caparra nel conto: sarà chiesta una conferma per l’eliminazione dal conto. In caso affermativo, la caparra sarà sostituita da un pagamento.

In chiusura giornaliera sono presenti i campi che riportano l’ammontare delle caparre incassate ed utilizzate. Le prime aumentano il "totale incassato", le seconde lo stornano in quanto già incassato all'atto dell'emissione della caparra (altrimenti il pagamento viene conteggiato due volte, all'emissione caparra e all'utilizzo). Inoltre le caparre incassate in contanti aumentano il saldo cassa, quelle incassate con carte risultano nei pagamenti non in cassa.

In /Conto è possibile configurare inoltre il tasto: "Applica cliente", dove è possibile associare direttamente un cliente, una volta selezionato il bottone, il cliente verrà intestato automaticamente al conto

MONETICA

La gestione Monetica permette di gestire gli acquisti e le consumazioni all’interno di una struttura con un sistema composto da uno o più software: Menu, Beauty, Retail e Welcome, utilizzando il riconoscimento del cliente che precedentemente abbia pagato una ricarica.

In Conto e in Comanda, dalla nuova azione di contesto “Gestione monetica”, si apre una finestra che permette di inserire i seguenti dati:

Tessera: campo in cui inserire il numero della card.

Ricerca: azione che permette di ricercare il cliente da associare alla tessera.

Apri: azione che permette di codificare l’anagrafica di un nuovo cliente.

Cambia: azione che permette di associare alla tessera un cliente differente.

Scollega: azione che permette di scollegare il cliente alla tessera.

Carica: azione che permette di emettere una nuova caparra.

Rendi: azione che permette di rendere tutte le caparre e le cauzioni se presenti.

Utilizzo: azione che apre un’ indagine sulle righe conto in cui vengono evidenziati i conti in cui sono stati utilizzati delle caparre.

Addebita consumi hotel: azione attiva solo nel caso di addebito hotel; se selezionata viene richiesta da quale data ricercare gli addebiti, vengono quindi presi tutti i conti incassati con le caparre di quel cliente da tale data e generati i rispettivi addebiti su Welcome. 

N.B. Andrà pertanto emesso prima il conto su Retail con caparra collegata e poi una volta chiuso il conto, ad esempio con Proforma, aprendo la maschera della Monetica si potranno addebitare i consumi su Welcome.

Da tale finestra è possibile visualizzare il saldo della caparra per quel cliente e se sono presenti delle cauzioni.

Infine è possibile visualizzare la camera dell’hotel a relativa al cliente a cui è agganciata la tessera.

Selezionando il pulsante Conferma viene impostato il cliente nel conto mentre scegliendo Annulla viene azzerato il cliente.