Alla selezione del pulsante Addebito Hotel si apre la finestra per l’addebito del conto al cliente dell’albergo. Attenzione: il tipo di finestra e la modalità di conferma dipendono da quanto impostato in configurazione azienda (verificare apposito capitolo).

E' possibile selezionare il cliente in tre differenti modalità:

• tramite la tessera della camera: si richiede al cliente di passare il tesserino usato per aprire la porta della camera sull'apposito lettore:

in questo modo verrà restituito il numero di camera e verrà contestualmente effettuato l’addebito e chiuso il conto sulla cassa beauty.

• tramite il numero di camera: è sufficiente selezionare il pulsante che riporta il numero di camera in cui soggiorna il cliente

Quando la finestra si apre, in Scheda "per camera" viene visualizzato l’elenco delle camere occupate e se è noto il numero della stanza la si può selezionare e successivamente scegliere il cliente tra gli occupanti riportati nella sezione "Scegli il cliente".

Nell’esempio riportato si può notare che nella camera scelta alloggia un solo cliente e, se nel programma Passepartout Welcome sono stati immessi i dati anagrafici del cliente in oggetto, questi verranno visualizzati.

• tramite l'iniziale del cognome: selezionando la scheda "per cognome", nella parte alta della finestra viene visualizzata una pulsantiera con le lettere dell’alfabeto, alla selezione di uno di questi bottoni, nella sezione Scegli il cliente, viene visualizzato un elenco di tutti i clienti che soggiornano nell’hotel ed aventi per iniziale del cognome la lettera selezionata.

Il pulsante "Conti aperti" presente sia nella scheda di ricerca "per camera" che in quella "per cognome" restituisce in "Scegli il cliente" tutti i clienti che hanno un conto aperto in Passepartout Welcome. Se l’elenco dei conti risulta essere molto vasto compaiono i pulsanti SU e GIÙ che consentono di scorrere l’elenco anche in modalità touch screen.

Cliccando su Ok, si conferma la scelta del cliente e viene chiuso il conto.

In base al documento scelto per l’addebito hotel si hanno due situazioni differenti:

• Proforma: in fase di conto, viene emesso un proforma hotel. Il conto viene incassato dall’albergo e non viene conteggiato nell’incasso giornaliero dell’azienda;
• Ricevuta: come prerequisito è necessario impostare un cliente nella finestra del conto. Fatto ciò in fase di conto, viene emessa una ricevuta fiscale sospesa ed il conto viene incassato dall’albergo. Per velocizzare gli addebiti hotel tramite ricevuta, è consigliabile configurare un cliente predefinito, magari che si chiami "Cliente Hotel" o comunque che abbia un nome che faccia riferimento all’utilizzo per cui è destinato. Questo perché non è detto che un cliente della struttura alberghiera sia anche cliente dell’azienda (un caso d’esempio può essere rappresentato da una struttura alberghiera convenzionata con una beauty farm e vuole gestire gli addebiti in camera per la struttura alberghiera associata).

Il conto viene contestualmente emesso alla selezione dell’OK dopo aver selezionato la camera o il nominativo del cliente.