IMPORT DA CDG STUDO [F7]: consente di importare i movimenti dalla funzione “Immissione/revisione Attività Utente”:

Le attività direttamente imputabili ad uno specifico cliente, memorizzate con la funzione di IMM./REV. ATTIVITA’ UTENTE, possono essere riportate nell’agenda di lavoro del modulo parcellazione dell’azienda rappresentante lo studio al fine di essere incluse in notule o parcelle emesse al cliente.

NOTA BENE: sono escluse dalla funzione di import le attività presenti in IMM./REV. ATTIVITA’ UTENTE associate allo studio del commercialista (campo “Azienda studio” uguale a “S”) o non associate a nessun cliente o al nominativo definito in Moduli – Configurazione – CONTROLLO DI GESTIONE STUDIO nel campo “Cliente per import non abbinabili”.

Le selezioni disponibili sono le seguenti:

DA DATA – Data dell’attività/movimento del controllo di gestione da cui iniziare la selezione dei dati.

A DATA – Data dell’attività/movimento del controllo di gestione con cui terminare la selezione dei dati.

CLIENTE – Codice del cliente a cui limitare la selezione dei movimenti del controllo di gestione dello studio. Sul campo sono disponibili i comandi Elenco [F2] per richiamare l’elenco dei clienti dell’azienda, Cerca Descrizione [F3] per richiamare i clienti ordinati per nome e Attiva/Disattiva ricerca estesa [F9], per effettuare ricerche full text sull’archivio clienti.

UTENTE – Nome dell’utente che ha rilevato le attività a cui si vogliono limitare le selezioni. Il comando Elenco [F2] riporta l’elenco degli utenti che possono utilizzare, all’interno dell’installazione, il controllo di gestione dello studio: l’amministratore, gli utenti appartenenti ai gruppi di tipo “S” (Studio) e “s” (idesk azienda gestisti da studio).

ATTIVITA’ – Attività del controllo di gestione dello studio di cui si vogliono selezionare i movimenti. Per la scelta del dato sono disponibili i comandi Ricerca per Codice [F2] e Ricerca per Nome [F3]. Il comando Immissione/Variazione [ShF4] richiama il programma di Aziende – Studio/Checklist – ANAGRAFICA ATTIVITA’ in inserimento o variazione di una scheda già esistente.

PRESTAZIONE – Il campo è composto da due sezioni. La prima, rappresentata da un solo carattere (“S”/ “N”) permette di indicare se si vogliono selezionare tutti i movimenti del controllo di gestione dello studio relativi ad attività associate ad un’anagrafica prestazione (campo uguale a “S”) oppure se si vogliono visionare tutti i movimenti relativi ad attività direttamente imputabili che, all’interno della relativa anagrafica attività, non risultano associati ad una prestazione di parcellazione (campo uguale a “N”). Le due opzioni sono alternative e non consentono ulteriori specifiche sull’archivio delle prestazioni.

NOTA BENE: la procedura permette di selezionare movimenti relativi ad attività non associate ad alcuna prestazione, l’utente - qualora voglia riportarle nell’agenda di lavoro - dovrà effettuare un abbinamento ad una prestazione prima della conferma definitiva dell’import dei dati.

Non imputando alcun valore alla prima sezione del campo, risulta disponibile la seconda per indicare il codice della prestazione a cui limitare la selezione dei dati.

La procedura riporterà tutti i movimenti relativi ad attività del controllo di gestione che in anagrafica risultano associate alla prestazione indicata nel campo. Sono disponibili i comandi Ricerca per Codice [F2] e Attiva/Disattiva ricerca estesa [F9] per attivare /disattivare la ricerca estesa (full text) nell’elenco delle prestazioni codificate nell’azienda.

TIPO – Se l’azienda utilizza anche la gestione dei contratti è possibile effettuare un confronto con tale archivio, al fine di verificare se una stessa prestazione risulta associata alle due entità (contratti e movimenti di controllo di gestione studio). La procedura verifica se il codice della prestazione abbinata al movimento è presente anche in un contratto attivo nello stesso anno. Se presente, il movimento selezionato sarà contraddistinto con “C” (Contratto) nella colonna Tipo, per indicare la concomitanza dei dati, in caso non sia riscontrato alcun contratto attivo nello stesso anno per la prestazione in questione, la riga sarà contraddistinta con “E” (Extra-contratto) nella colonna Tipo.

NOTA – Nota presente nelle attività/movimenti di controllo di gestione dello studio a cui limitare la selezione dei dati. Nella prima sezione del campo, rappresentata da un carattere, è possibile definire se la stringa indicata nella seconda sezione debba essere ricercata all’interno del campo “Nota” dei movimenti presenti in Aziende – Studio/Checklist – IMM./REV. ATTIVITA’ UTENTE esattamente uguale o, semplicemente, se all’interno del campo “Nota” sia contenuta (opzione “*”). La procedura non effettua distinzioni tra caratteri minuscoli e maiuscoli.

IMPORTATI – L’opzione permette di ricercare le sole attività/movimenti del controllo di gestione dello studio non ancora importati nell’agenda di lavoro o quelli riportati precedentemente. Richiamando attività/movimenti già importati la procedura rende disponibili tutte le opzioni della funzione di import, avvisando con un messaggio specifico che si sta riportando in agenda di lavoro dei dati già importati in precedenza.

RAGGRUPPA – E’ possibile o meno raggruppare attività svolte per uno stesso cliente all’interno del periodo definito nei campi “Da data” “A data” e corrispondenti ad un’unica prestazione da riportare in agenda di lavoro della parcellazione.

Con il parametro impostato a “N” la procedura comunque effettua un primo raggruppamento di dati, al fine di visualizzare un numero inferiore di righe: più movimenti effettuati all’interno di un giorno, da uno stesso utente per uno specifico cliente utilizzando la stessa attività verranno sommati.

DETTAGLIO UTENTE – E’ possibile scegliere se conservare o meno l’informazione relativa all’utente che ha svolto l’attività del controllo di gestione studio. Lasciando il parametro con il valore proposto “S” (Sì) la procedura riporta il nome dell’utente che ha svolto il movimento. Eventuali raggruppamenti di dati resi disponibili prima dell’import in agenda di lavoro della parcellazione terranno conto della presenza di tale dato impedendo di raggruppare in un’unica riga prestazioni svolte allo stesso cliente da soggetti diversi, inoltre l’utente verrà riportato anche nella riga prestazione nel corrispondente campo “Utente”. Con il dettaglio utente a “N” (No), l’assenza del nominativo dell’utente permette di raggruppare ulteriormente le attività/movimenti prima dell’import nell’agenda della parcellazione.

MINIMO/MASSIMO FATTURABILE – Per i movimenti del controllo di gestione non movimentati a quantità, è possibile confrontare il costo dell’attività svolta per il cliente (derivante dal costo orario dell’utente alla data del movimento) con l’eventuale importo di minimo/massimo fatturabile predisposto nell’anagrafica della prestazione dando priorità a questi nel caso in cui il costo del movimento sia inferiore al minimo fatturabile o superiore al massimo fatturabile.

Definite le diverse selezioni, il comando Ok [F10] presenta i movimenti risultato della ricerca.

Con il massimo del dettaglio (campi “Raggruppa” uguale a “N” e “Dettaglio utente” uguale a “S”) le colonne visibili sono:

Cliente: codice del cliente.

T: tipo di riga (“E” Extra-contratto, “C” Contratto).

Prestazione: codice della prestazione.

Attività: codice dell’attività del controllo di gestione dello studio. E’ possibile avere più attività associate ad una stessa prestazione di parcellazione.

Data: data del movimento.

Quantità: quantità della prestazione eventualmente indicata nel movimento presente in IMM./REV. ATTIVITA’ UTENTE al campo “Qtà”. La quantità ha priorità sulla durata temporale dell’attività e il relativo importo.

Durata: durata temporale dell’attività. L’utente nella funzione di IMM./REV. ATTIVITA’ UTENTE non ha utilizzato il campo “Qtà”.

NOTA BENE: le due colonne sono alternative e la procedura effettua sempre una distinzione tra i movimenti in cui è presente la quantità rispetto a quelli gestiti esclusivamente con l’assegnazione di un valore/importo orario.

Utente: nome completo dell’utente che ha effettuato l’attività di controllo di gestione. In assenza di tale informazione negli ulteriori dati dell’anagrafica utente, la procedura riporta il nome (login) dell’utente stesso.

Per l’esempio riportato si evidenzia che:

• la prima riga non ha alcun valore nella colonna QUANTITA’ e riporta 7:00 nella colonna DURATA. Significa che nell’agenda dell’utente GABRIELLA l’attività lavorativa contiene l’informazione relativa al tempo impiegato e non è stato indicata manualmente alcuna quantità;
• la seconda riga (cliente GINESTE SPA, prestazione LIQUIDAZIONE PERIODICA) non ha alcun valore nella colonna DURATA. e nella colonna QUANTITA’ riporta 08,00. Nel movimento del controllo di gestione, l’utente GABRIELLA ha indicato nel campo QUANTITA’ il valore 08,00. Indipendentemente dal tempo impiegato per effettuare tale lavoro si vuole fatturare al cliente il prezzo previsto per la prestazione LIQUIDAZIONE PERIODICA moltiplicato per 08,00 unità.
• la terza riga non riporta alcuna informazione nella colonna PRESTAZIONE. Il movimento di controllo di gestione dello studio è relativo ad un’attività che non è associata ad una anagrafica prestazione cliente e nella selezione dei dati per l’import nella prima sezione del campo “Prestazione” non si è indicato nulla;
• nell’ultima riga (cliente VERDI SRL, prestazione VERIFICA CONTABILE) accanto alla colonna DURATA appare il carattere “!”. Questo sta ad indicare che al momento della memorizzazione dell’attività nell’anagrafica dell’utente MANUELA non era previsto alcun importo nel campo “Costo orario”. Ne consegue che il movimento non ha valore.

Nella videata sono presenti i comandi:

Seleziona/Deseleziona [F9]permette di selezionare la riga su cui si è posizionati e, successivamente, di de-selezionarla. Scegliendo un movimento contenente delle informazioni errate o assenti (si veda la prestazione mancante nella seconda riga dell’esempio) la procedura indica l’impossibilità di selezionare il movimento per l’import in agenda. Tramite l’uso del comando Modifica [Invio] sarà possibile modificare/aggiungere i dati necessari;

Seleziona Tutti [F5]permette di selezionare tutte le righe movimenti. Una volta utilizzato il pulsante viene rinominato in Deseleziona [SH+F7] per dare la possibilità all’utente di escludere dalla selezione tutte le righe;

Importa Raggruppati [F11]permette ti riportare tutti i movimenti evidenziati con il check nell’agenda di lavoro di parcellazione effettuando – ove possibile – un raggruppamento di dati analoghi;

Modifica [Invio]permette di consultare ed eventualmente variare tutti i dati relativi al movimento evidenziato. Se la riga selezionata riguarda un movimento gestito a tempo ma con valore zero (si veda l’ultima riga dell’esempio ove è presente il carattere “!”) la procedura ricorda l’assenza dello stesso.

Nel caso di movimento dove non è stata indicata la quantità, in quanto si vuole fatturare al cliente il costo del collaboratore dello studio, nel campo “Prezzo” della videata visualizzata sarà riportato il valore dato dal costo orario dell’utente per la durata dell’attività svolta e nel campo “Quantità” non viene riportato nulla.

In un movimento dove è stata specificata una quantità, questa viene riportata nel campo “Quantità” e nel campo “Prezzo” non viene indicato nulla. La procedura visualizza nel “Totale prestazione” il dato che verrà utilizzato dal programma di GENERAZIONE NOTULE/PARCELLE in base a quanto definito nell’anagrafica prestazione come listini, particolarità prezzi, minimo e massimo fatturabile.

In questa videata è possibile apportare delle modifiche ai dati proposti dalla procedura. Utilizzando il pulsante Aggiorna [F10] il programma salva i valori presenti nel dettaglio movimento ritornando all’elenco precedente, il comando Annulla [Esc] chiude la finestra senza salvare eventuali variazioni. Il pulsante Scrivi [F7] effettua l’import del movimento visualizzato all’interno dell’agenda di lavoro. Il programma verifica che i dati presenti siano corretti e memorizza la riga in stato “F” (Fatto) inserendo - nel caso di movimento gestito a tempo/valore del costo orario - il valore “1” nel campo “Quantità”.

NOTA BENE: se viene importato un movimento gestito a tempo ove il valore è zero (si veda ultima riga dell’esempio) e quindi con campo “Prezzo” uguale a zero, poiché nel campo “Quantità” viene indicato “1”, in fase di generazione notula/parcella alla riga verrà assegnato il prezzo previsto per la prestazione per il listino associato al cliente, o per le eventuali particolarità o per il minimo fatturabile.

Importa [F10]attivo solo se almeno una riga movimento è stata marcata, permette di riportare tutti i movimenti evidenziati con il check nell’agenda di lavoro di parcellazione;

Annulla [Esc]viene chiusa la videata di “Elenco movimenti”.

Dettaglio [F6]tasto scheda presente a destra nell’area dei tasti scheda richiama una finestra contenente i dati visualizzati nell’elenco;