Nella videata è attivo il pulsante Nuova attività [F4] che permette di inserire una nuova attività in agenda di lavoro.

La prima sezione è di sola visualizzazione e riporta:

DOCUMENTO – Campo di sola visualizzazione che viene compilato con i riferimenti al documento in cui l’attività è confluita, tramite la funzione di Generazione notule/parcelle.

NOTA BENE: in presenza di un riferimento al documento emesso l’attività non è più modificabile. La cancellazione del documento o l’eliminazione dell’attività in questione all’interno della notula/parcella o la variazione dell’intestatario documento riporta lo stato dell’attività nuovamente a “Fatto” o “Sospeso” eliminando anche il riferimento al documento. In caso di ripristino di stato “Sospeso” se l’attività precedentemente all’emissione della notula/parcella aveva il campo “Data lavoro” non impostato verrà cancellata anche la data aggiornata dalla procedura di GENERAZIONE NOTULE/PARCELLE (questa riporta, in tale situazione, la data del documento emesso anche come “Data lavoro”). L’attività nuovamente in stato “Fatto” o ”Sospeso” potrà quindi essere di nuovo inserita in una notula/parcella.

ORIGINE – Campo di sola visualizzazione contenente l’origine dell’attività, in inserimento viene assegnata l’origine “Manuale”. Le prestazioni riportate in agenda dall’archivio contratti hanno come origine “Contratti”; le prestazioni derivanti dal controllo di gestione dello studio riportano come descrizione dell’origine “CDG Studio”.

STATO E DATA PRECEDENTE – Campo di sola visualizzazione contenente lo stato precedente dell’attività con la relativa data.

La sezione successiva riguarda invece i campi che creano la riga agenda.

STATO – I valori ammessi sono:

Assegnato: attività assegnata ad un utente o un cliente.

Fatto: attività già svolta. Alle prestazioni riportate in automatico dal controllo di gestione dello studio o da contratti attivi, viene assegnato tale stato.

Parcellato: attività già fatturata.

Annullato: attività che non si vuole riportare in un documento ma che si vuole comunque conservare nell’archivio.

Sospeso: attività da escludere momentaneamente dall'inclusione in un documento.

NOTA BENE: la memorizzazione di un’attività con stato uguale “Sospeso” o “Annullato” prevede, come unico dato obbligatorio, la presenza del codice prestazione.

DATA LAVORO – Questa data definisce quando l’attività è stata eseguita. E’ obbligatoria nel caso in cui lo stato sia uguale a “Fatto” o a “Parcellato”.

RIPORTA DATA IN NO/PA – Attivando questo parametro, la data di lavoro immessa nel campo precedente verrà memorizzata e riportata nei documenti notule e parcelle emessi a fronte della prestazione.

NOTA BENE: per le prestazioni che nell’agenda di lavoro hanno il parametro “Riporta data in NO/PA” impostato “Sospeso”, se nella funzione “Generazione notule/parcelle” il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “S”, la data di lavoro è elemento di rottura e il raggruppamento avviene a parità di data di lavoro.

PRESTAZIONE – Indicare il codice della prestazione. Questo dato è obbligatorio. Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco delle prestazioni già caricate nell’archivio Prestazioni clienti, il tasto funzione F4 per inserire una nuova prestazione oppure modificare una prestazione già presente nell’archivio delle prestazioni, il tasto F9 per Attivare/Disattivare la ricerca estesa (full text).

DESCRIZIONE DETTAGLIATA – Si tratta di un ulteriore campo da utilizzare per la descrizione della prestazione. La prestazione breve in unione alla descrizione inserita in questo campo permettono di arrivare ad un valore di caratteri complessivi pari a 1000 (995 effettivi). All’interno del campo viene sempre proposta la eventuale descrizione inserita nella anagrafica della prestazione cui l’utente ha la possibilità di apportare una variazione.

QUANTITA’ – Indicare la quantità di prestazioni espressa nell’unità di misura di cui sopra. Tale campo è obbligatorio in caso di Stato uguale a “Fatto” o a “Parcellato”.

UNITA’ DI MISURA – E’ un campo di sola visualizzazione che riporta l’unità di misura definita nell’anagrafica della prestazione.

PREZZO – In questo campo può essere inserito (manualmente oppure scelto tramite il pulsante Tariffari [F2]) il prezzo della prestazione per la riga attualmente visualizzata. Sono ammessi anche valori negativi. Nel caso sia specificato un importo questo ha priorità; se non viene specificato alcun importo durante la Generazione Notule/Parcelle viene scelto, nell’ordine il prezzo di una particolarità prezzi definita in anagrafica prestazione o il prezzo per il listino associato al cliente. Per la spiegazione delle varie casistiche si rimanda al campo successivo “Totale prestazione”.

NOTA BENE: le attività provenienti dall’archivio contratti e le righe importate dal controllo di gestione dello studio relative ad attività gestite a costo orario e NON a quantità sono memorizzate in agenda con il campo “Prezzo” già compilato.

TOTALE PRESTAZIONE - Campo di sola visualizzazione corrispondente al totale prestazione dell’attività in oggetto. Se nel campo “Prezzo” è stato inserito un valore, verrà riportato il risultato dato dalla “Quantità” per il “Prezzo”. Vedere il paragrafo “Particolarità di calcolo del totale prestazione”.

AZZERA - Qualora si volesse riportare in notula/parcella la prestazione azzerando i dati relativi al prezzo, al totale prestazione e alle spese anticipate impostare a “S” (Sì) il campo. In fase di inserimento manuale il campo viene proposto uguale a “N” (No), l’utente può modificare il dato sino a quando la riga non verrà inclusa in un documento.

SPESA ANTICIPATA – In questo campo può essere inserito un importo di spesa eventualmente anticipata per conto del cliente, relativo alla prestazione. Tale importo verrà considerato dalla funzione di generazione automatica delle notule e parcelle.

UTENTE INCARICATO– Nome completo dell’utente che ha effettuato l’attività. E’ disponibile il comando Elenco [F2] per selezionare l’utente, nel riquadro il nome è seguito dalla descrizione del gruppo di appartenenza dell’utente.

CLIENTE – Inserire il codice cliente del piano dei conti. E’ il cliente per il quale viene eseguita l’attività ed è obbligatorio quando lo stato è “Fatto” o “Parcellato”. Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco dei clienti presenti nel piano dei conti, il tasto funzione F3 per richiamare i clienti ordinandoli per nome e il tasto funzione F4 per effettuare le ricerche più avanzate sull’archivio clienti.

RIPORTA NOTA IN NO/PA – Tramite questo parametro è possibile scegliere se riportare nella stampa di notule e parcelle la nota eventualmente immessa nel campo successivo. I valori accettati sono:

“Non riportata nei documenti”: la nota non verrà riportata nella stampa di notule e parcelle.

“Presente solo nel documenti origine” (Virgola): la nota verrà riportata in stampa della notula ma non della parcella se derivante da notula. Se si emette direttamente una parcella la nota verrà stampata.

“Mantenuta in fase di trasformazione documento” (Punto): la nota verrà sempre riportata in stampa di notule e parcelle.

NOTA BENE: per le prestazioni che nell’agenda di lavoro hanno il parametro “Riporta nota in NO/PA” impostato a “Presente solo nel documenti origine” o “Mantenuta in fase di trasformazione documento”, se nella funzione “Generazione notule/parcelle” il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “N” la nota segue la prestazione a cui è riferita. Se il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “S” tutte le note vengono stampate dopo la prestazione che è stata raggruppata.

NOTE – E’ un campo alfanumerico di 72 caratteri in cui inserire qualunque tipo di informazione e su cui non viene effettuato alcun controllo. E’ attivo il pulsante Articoli descrittivi [F2] che consente di richiamare un articolo descrittivo, creato in precedenza, da utilizzare in sostituzione di una dicitura manuale.

Per le aziende che hanno abilitato in Anagrafica Azienda – Configurazione moduli – DOCUVISION il parametro “Gestione completa” è disponibile il pulsante ACQUISISCI DOCUVISION [F8] per associare un documento di Docuvision all’agenda. Quando uno o più documenti sono già collegati all’archivio il pulsante prende il nome di Allegati. Per ulteriori informazioni si rimanda al capitolo Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO.