Nel menù strumenti è presente la voce "Azzeramento dati”.

Tramite le funzionalità della relativa finestra, è possibile cancellare a scelta tutti i dati ed i movimenti fatti in un certo intervallo di tempo, in modo da ripulire il database lasciando solamente le impostazioni di configurazione oppure si possono cancellare solamente alcuni tipi di dati e/o movimenti.

Anonimizza transazioni: ai fini di minimizzare i dati raccolti per il GDPR, con questo pulsante è possibile scollegare in blocco l'anagrafica cliente dai conti e dai documenti di tipo scontrino e ricevuta effettuata entro un range di date, riportando i documenti come non più associati al cliente.

E’ possibile impostare un range di date per esempio: Dal 07/06/2016 Al 20/05/2015, se si vuole che sia applicata ad una fascia di date;
Dal 07/06/2016 Al 07/06/2018, se si vuole che sia applicata solo a quel giorno.
Cliccando sul pulsante Anonimizza transazioni si scollegheranno tutte le anagrafiche ai documenti compresi nelle date impostate.

Cancella i conti: selezionando solo questa casella, vengono cancellati tutti i conti realizzati nell’intervallo di tempo scelto tramite i campi "dalla data” "alla data” ma non vengono cancellati gli eventuali scarichi automatici generati dalle varie vendite in caso si gestisca il magazzino. (Per ulteriori chiarimenti su gestione magazzino, scarichi automatici si veda il manuale al capitolo Utilizzo, alla voce Finestra del conto);

Cancella i parziali cassiere e le chiusure giornaliere: selezionando questa casella, vengono cancellati tutti e soli i parziali cassiere e le varie chiusure giornaliere effettuati sempre nell’arco di tempo sopra specificato;

Cancella i movimenti di magazzino: selezionando solamente questa casella, vengono cancellati tutti i movimenti di magazzino generati a mano tramite la scheda "Documento” collocata nella cartella "Magazzino” e generati in automatico a fronte di una vendita o di un piano di lavoro per la produzione;

Esegui un backup del database prima di azzerare i dati: se viene selezionata questa casella e si imposta un percorso valido, prima di eseguire le cancellazioni richieste, viene eseguito un backup del database. In questo modo, in caso le operazioni richieste non vadano a buon fine o non si riscontrino gli effetti desiderati è possibile effettuare un ripristino del database antecedente le cancellazioni:

NOTA BENE:

in caso vengano selezionati contemporaneamente tutte le opzioni nella finestra, il database viene ripulito da ogni dato e movimento lasciando integre solamente le impostazioni di configurazione;

in caso vengano selezionate contemporaneamente Cancella i conti e Cancella i movimenti di magazzino questa scelta comporta la cancellazione di tutti conti e dei relativi scarichi automatici in magazzino ove previsto oltre alla cancellazione di tutti i documenti che hanno movimentato il magazzino. Così facendo restano solo i dati relativi ai parziali cassiere e chiusure giornaliere.

IMPORTANTE: in caso si gestiscano conti sospesi i cui pagamenti vengano effettuati in uno dei mesi successivi, e per le cancellazione dei conti vengano impostate date contenenti tali pagamenti di sospesi il programma restituisce un errore di conflitto.

In tal caso è necessario cancellare prima i conti relativi ai pagamenti dei sospesi, ed in un secondo tempo sarà possibile effettuare l’azzeramento dati. Di seguito viene riportato un esempio.

Si supponga di aver emesso fatture o ricevute fiscali in sospeso, per il mese di gennaio e di averle poi riscosse nel mese di febbraio.

In tal caso se attraverso la funzionalità di Azzeramento dati si vorrebbero cancellare tutti i conti dell’intero mese di Gennaio, come mostrato in figura, il programma restituirebbe un errore causato dalla generazione di un conflitto poiché il conto messo in sospeso ed il relativo pagamento sono tra loro legati.

Per questo motivo è necessario cancellare prima tutti i conti emessi in febbraio in stato exsospeso, relativi ai sospesi di Gennaio, sarà poi possibile utilizzare l’Azzeramento dati per il mese di Gennaio.

Per effettuare la cancellazione dei conti relativi a pagamenti di sospesi è possibile utilizzare un filtro sull’indagine del nodo Conto.

Una volta aperta l’indagine del conto, dal contesto selezionare la voce filtro, ed impostare due volte la voce Data validità su due righe differenti per coprire l’arco di tempo in cui sono stati pagati i sospesi. Nell’esempio sotto è stata messa la data strettamente superiore al 31/01/2007 e strettamente inferiore al 01/03/2007 in modo da analizzare tutto il mese di Febbraio, e come terzo campo di indagine impostare Stato = Exsospeso. In questo modo, le date così impostate consentono di analizzare tutti i conti in stato ExSospeso in tutto e solo il mese di Febbraio .

Una volta impostati i parametri, selezionare Ricerca dal Contesto per filtrare i soli conti Exsospesi e sempre dal Contesto selezionare cancella Risultato. In questo modo verranno cancellai i soli conti in stato Exsospesi effettuati nel solo mese di febbraio.

Una volta effettuata la cancellazione degli Exsospesi è possibile ritornare alla funzionalità Azzera dati e cancellare tutti conti relativi al mese di gennaio.