La gestione della rubrica unica impostata a “S” (codifica dei conti personale per ciascuna azienda) può essere eseguita anche da un qualsiasi punto del programma in cui sia presente un campo di tipo “CODICE CONTO” dal quale sia possibile inserire e/o revisionare un cliente/fornitore della rubrica aziendale (ad esempio dalla voce di menù “Rubrica clienti/fornitori/banche”, da “Immissione prima nota”, “Emissione/revisione documenti”, ecc.).

INSERIMENTO NUOVO CLIENTE/FORNITORE IN RUBRICA AZIENDALE

Sia tramite l’utilizzo dell’autocodifica del numero conto (stringa “.AUTO” dopo l’indicazione del Gruppo Mastro), sia tramite l’assegnazione diretta di un codice nelle aziende con la gestione della nuova rubrica di tipo “S” si hanno le medesime funzionalità.
Nella prima videata è disponibile il comando Rubrica unica [F11] per effettuare ricerche nell’archivio relativo o per inserire nuove anagrafiche nella rubrica unica senza dover richiamare la voce di menù Aziende – GESTIONE RUBRICA UNICA CLI/FOR.

In inserimento di un nuovo cliente/fornitore, nel campo “Cod.Altern” è disponibile il pulsante Rubrica unica [F2] per verificare se il nominativo che si vuole memorizzare nella propria rubrica aziendale è già presente nella rubrica unica così da duplicare tutti i dati dell’anagrafica nel proprio archivio. Inoltre, da tale campo, è possibile andare in variazione della relativa anagrafica di rubrica unica.

Selezionata un’anagrafica della rubrica unica è possibile riportarla nella propria rubrica tramite l’utilizzo del pulsante Collega [F5] od Ok [F10].

Confermato il collegamento, la procedura richiede se si vogliono importare i dati della rubrica unica. Rispondendo affermativamente tutte le informazioni presenti nella rubrica unica vengono riportate nell’anagrafica che si sta memorizzando, incluso il codice ID della rubrica unica così da rendere intuitivo all’utente l’esistenza di un collegamento tra i due differenti archivi (si ricorda che con la gestione di tipo “S” nell’azienda potrebbero essere già stati codificati dei clienti/fornitori prima dell’attivazione della gestione stessa).

Se alla domanda di importazione dati dalla rubrica unica viene risposto “No”, la procedura non riporta alcun dato già memorizzato nell’altro archivio e viene definito che il collegamento tra le due anagrafiche è di tipo personalizzato (il codice ID è racchiuso tra i segni “< >”).

Con il parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “S” confermando un’anagrafica della rubrica unica cli/for vengono subito riportati i dati del nominativo selezionato.

NOTA BENE: si ricorda che dopo aver attivato la gestione della rubrica unica con parametro “S” ad ogni nuovo inserimento di cliente/fornitore nella rubrica aziendale deve corrispondere un inserimento di una nuova anagrafica nella rubrica unica od un collegamento ad un’anagrafica di rubrica unica già esistente.

Se viene ignorato il pulsante Rubrica unica [F2] attivo nel campo “Cod.Altern”, la ricerca può essere effettuata nei campi “Rag. Sociale”,“Cod. fiscale” e “Partita iva” ove è disponibile il pulsante Ricerca [F2] che richiama l’elenco delle anagrafiche della rubrica unica. Utilizzando una di queste selezioni per individuare il nominativo dalla rubrica unica esistono delle diversità rispetto alla funzione disponibile nel campo “Cod.Alternativo”. In questo caso:

• dall’elenco dei nominativi della rubrica unica non è possibile andare in variazione dell’anagrafica selezionata;
• se alla domanda di importazione dati dalla rubrica unica viene risposto “No”, la procedura non riporta alcun dato dell’anagrafica in questione né viene creato alcun collegamento a questa e l’utente ritorna in inserimento dell’anagrafica cliente/fornitore come se non avesse mai richiamato l’elenco dei nominativo della rubrica unica.

Se non viene utilizzata alcuna ricerca, la procedura all’uscita del campo “Ragione Sociale”, verifica se nella rubrica unica è già presente un’anagrafica con identica ragione sociale. Se la verifica ha esito positivo, l’utente viene avvisato da apposito messaggio:

Nel caso in cui l’utente, apporti delle modifiche al “Codice Fiscale” e/o alla “Partita Iva”, al salvataggio del conto corrisponderà l’inserimento di una nuova anagrafica anche in rubrica unica.

All’uscita del campo “Partita Iva” invece, la procedura verifica che nella rubrica unica non siano già presenti anagrafiche con uguale Partita Iva (primaria o secondaria), in tal caso ne viene visualizzato e proposto l’elenco.

Se non viene selezionata alcuna anagrafica già presente ed il campo “Secondaria” dell’anagrafica che si sta inserendo viene lasciato a “N”, al salvataggio dell’intera videata viene dato un opportuno messaggio in quanto nella rubrica unica non possono esistere due differenti anagrafiche con uguale Partita Iva di tipo primario.

Se, in fase di inserimento cli/for, viene selezionata un’anagrafica dalla rubrica unica che è già presente come cli/for dell’azienda nello stesso mastro che si sta utilizzando per la nuova codifica, viene dato un opportuno messaggio.

VARIAZIONE CLIENTE/FORNITORE IN RUBRICA AZIENDALE

Se si vuole associare un’anagrafica della propria rubrica personale con un nominativo della rubrica unica occorre operare dal campo “Cod.Altern” in quanto in revisione di un conto già esistente nei campi “Rag. Sociale”,“Cod. fiscale” e “Partita iva” non è disponibile la ricerca sulla rubrica unica cli/for.

Qui di seguito si riporta un esempio delle casistiche che si possono verificare tenendo conto che dal campo “Cod.Altern” tramite il pulsante Rubrica unica [F2] è sempre possibile andare in variazione nella rubrica unica dell’anagrafica selezionata:

• il conto cliente/fornitore aziendale ha Partita Iva e/o Codice fiscale differente da quello dell’anagrafica scelta nella rubrica unica, in questo caso viene segnalata l’impossibilità di effettuare l’associazione tra i due archivi;

NOTA BENE: se i campi in questione nella rubrica aziendale sono vuoti è possibile effettuare l’associazione tra le due anagrafiche.

• richiamata l’anagrafica della rubrica unica si utilizza il pulsante Collega [F5] e viene richiesto se importare o meno i dati della rubrica unica. Rispondendo affermativamente tutte le informazioni presenti nella rubrica unica vengono riportate nell’anagrafica che si sta variando, incluso il codice ID della rubrica unica così da rendere intuitivo all’utente l’esistenza di un collegamento tra i due differenti archivi;
• richiamata l’anagrafica della rubrica unica si utilizza il pulsante Collega [F5] e viene richiesto se importare o meno i dati della rubrica unica. Scegliendo “No” la procedura non riporta alcun dato già memorizzato nell’altro archivio e viene definito che il collegamento tra le due anagrafiche è di tipo personalizzato (il codice ID è racchiuso tra i segni “< >” );

NOTA BENE: con il parametro “All.aut.cli/for rub. unica”uguale a “S” la procedura non richiede se si vuole importare o meno i dati della rubrica unica. La sola scelta del pulsante Collega [F5] riporta i vari dati nell’anagrafica.

• richiamata l’anagrafica della rubrica unica si utilizza il pulsante Ok [F10] e viene richiesto se importare o meno i dati della rubrica unica. Rispondendo affermativamente tutte le informazioni presenti nella rubrica unica vengono riportate nell’anagrafica che si sta variando ma non viene effettuato alcun collegamento tra i due archivi (accanto al campo “Nome ricerca” non appare alcun codice ID);
• richiamata l’anagrafica della rubrica unica si utilizza il pulsante Ok [F10] e viene richiesto se importare o meno i dati della rubrica unica. Scegliendo “No” dalla rubrica unica non viene riportato alcun dato né vengono collegate le due anagrafiche (accanto al campo “Nome ricerca” non appare alcun codice ID).

In anagrafiche dove esiste già un collegamento ad un nominativo della rubrica unica esistono due possibilità di effettuare una revisione dell’anagrafica cliente/fornitore aziendale:

• modificare solo i dati anagrafici della rubrica locale senza alterare quelli della rubrica unica. In questo caso il conto rimarrà comunque collegato al corrispondente ID della rubrica unica ma evidenziato come “personalizzato” (codice ID racchiuso tra “< >”);

NOTA BENE: questa modalità di revisione è effettuabile da qualsiasi tipo di utente ed è il comportamento adottato dalla procedura in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “N”.

• modificare solo i dati anagrafici della rubrica locale aggiornando in contemporanea la rubrica unica. In questo caso il conto è sempre collegato al corrispondente ID della rubrica unica e se si utilizza la nuova interfaccia 2014 il codice ID verrà racchiuso tra “< >” fino a quando non si conferma la modifica dell’anagrafica;

NOTA BENE: questa modalità di revisione è effettuabile da qualsiasi tipo di utente ed è il comportamento adottato dalla procedura in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “S”. L’aggiornamento dei dati delle rubriche aziendali di altre aziende con uguale parametro impostato a “S” avverrà alla prossima riapertura-scelta azienda.

• utilizzare il pulsante Rubrica unica [F2] dal campo “Cod.Altern”. Questa operazione consente di aprire l’anagrafica della rubrica unica collegata e modificarla al fine di poter aggiornare in automatico anche la rubrica aziendale in uso e successivamente (attraverso il programma di servizio ALLINEA RUBR.AZIENDALE CON RUBR.UNICA) allineare tutte le rubriche aziendali collegate allo stesso ID. Salvando le variazioni sulla rubrica unica la procedura richiede la conferma per aggiornare automaticamente anche l’anagrafica aziendale. Rispondendo negativamente il contenuto dell’anagrafica locale verrà evidenziato come “personalizzato” rispetto alla corrispondente anagrafica di rubrica unica (codice ID racchiuso tra “< >”);

NOTA BENE: in Passcom questa modalità di revisione non è disponibile agli utenti diversi dall’amministratore e dal gruppo studio, gli altri possono esclusivamente visionare l’anagrafica della rubrica unica. Tale comportamento è adottato dalla procedura in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “N”.

• utilizzare il pulsante Rubrica unica [F2] dal campo “Cod.Altern”. Questa operazione consente di aprire l’anagrafica della rubrica unica collegata e modificarla al fine di poter aggiornare in automatico anche la rubrica aziendale in uso e successivamente (alla riapertura delle altre aziende) allineare tutte le rubriche aziendali collegate allo stesso ID. Salvando le variazioni sulla rubrica unica la procedura riporta tutte le variazioni nell’anagrafica aziendale.

NOTA BENE: tale comportamento è adottato dalla procedura in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “S”.

Un’altra operatività disponibile in revisione della rubrica aziendale è rappresentata dalla possibilità di scollegare l’anagrafica locale dalla corrispondente della rubrica unica e viceversa. Questa funzione è da utilizzarsi in casi particolari quali: necessità di non ereditare eventuali futuri aggiornamenti automatici dalla rubrica unica, piuttosto che ricollegare eventuali anagrafiche scollegate automaticamente dalla procedura in fase di ricostruzione a seguito di accidentali incoerenze riscontrate, ecc.

Per scollegare un cliente/fornitore dalla corrispondente anagrafica rubrica unica si può operare in due modalità:

• selezionare il codice ID tramite il puntatore del mouse, cliccando in corrispondenza del codice ID, il programma richiede se si vuole procedere con lo scollegamento.

Rispondendo affermativamente, il codice ID viene eliminato. Per ripristinare il collegamento è necessario ricercare nuovamente l’anagrafica della rubrica unica dal campo “Cod.Altern” ed utilizzare il pulsante Collega [F5] precedentemente descritto;

- utilizzare il pulsante Stato Anagrafica [ShF11] e selezionare la relativa voce “Azzera ID”.

NOTA BENE: in Passcom gli utenti di tipo azienda Always on possono effettuare modifiche alla rubrica locale, ma NON hanno la possibilità di procedere con lo scollegamento dalla rubrica unica. In funzione di ciò quando questi terminali entrano in revisione di un’anagrafica il collegamento alla rubrica unica è evidenziato dal codice ID NON “in reverse” e l’eventuale click del mouse non produce alcun effetto (vedi figura successiva).