RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI MASTER

Nella riorganizzazione degli archivi master (selezionando la voce di Servizi senza nessuna azienda aperta) sono presenti anche i seguenti archivi relativi alla gestione della rubrica unica cli/for: RUBRICA UNICA C/F e CODICI CENTRALIZZATI DI RAGGRUPPAMENTO. La prima voce effettua la ricostruzione delle chiavi dell’archivio “Rubrica unica” (file cfrudt); la seconda voce effettua la ricostruzione delle chiavi dell’archivio di collegamento tra il raggruppamento di appartenenza dell’azienda con gestione uguale a “C” e la rubrica unica (file idcondiv.nnn dove “nnn” rappresenta il numero del raggruppamento, è previsto per tutti i raggruppamenti presenti nell’installazione).

VARIAZIONI – RUBRICA UNICA CLI/FOR – ALLINEA RUBR.AZIENDA CON RUBR.UNICA

La funzione consente di effettuare in modo automatico l’aggiornamento della rubrica cli/for dell’azienda attualmente aperta prelevando i dati dalle corrispondenti anagrafiche della rubrica unica.

NOTA BENE: il programma è disponibile per tutti gli utenti.

DA RUBRICA UNICA CONSIDERA SOLO I VALIDATI – Viene data la possibilità di prendere in considerazione dalla rubrica unica le sole anagrafiche validate piuttosto che l’intero archivio della rubrica unica.

SU RUBRICA AZIENDALE AGGIORNA ANCHE I PERSONALIZZATI – Impostando il parametro uguale a “N” nella rubrica aziendale vengono aggiornate le sole anagrafiche clienti/fornitori dove non sono state effettuate variazioni di dati anagrafici rispetto a quanto presente nella corrispondente anagrafica della rubrica unica al momento in cui si è proceduto con il collegamento dei due archivi. Con il parametro impostato a “S” vengono aggiornati anche i conti della rubrica aziendale che risultano personalizzati (il codice ID è compreso tra i caratteri “< >”).

VARIAZIONI – RUBRICA UNICA CLI/FOR – RICOSTRUZIONE RUBRICA UNICA

Questa funzione effettua la ricostruzione dei dati della rubrica unica cli/for ed i file centralizzati di raggruppamento (relativi alle aziende con gestione uguale a “C”) utilizzando i dati contenuti nelle rubriche cli/for aziendali (sia delle aziende con gestione uguale a “C” che con gestione uguale a “S” o “R”). I dati della rubrica unica devono essere sempre ricostruiti/rigenerati sulla base dell’attuale situazione degli archivi locali delle diverse rubriche cli/for aziendali. Per tale motivo, la voce di menù Servizi – Punti di ripristino non tratta il ripristino degli archivi della rubrica unica cli/for. Si ricorda che le funzioni di salvataggio dati dei punti di ripristino gestiscono in maniera distinta i dati di ogni singola azienda ed i dati generali comuni a tutte le aziende.

NOTA BENE: la funzione deve essere utilizzata quando nessun altro utente è connesso all’installazione. In Passcom, il programma è disponibile in tutte le aziende dell’installazione per gli utenti studio e l’amministratore.

Selezionando la voce di menù viene dato il seguente messaggio.

Scegliendo Continua [F5] la procedura richiede un’ulteriore conferma prima di partire con l’operazione di ricostruzione dati.

La procedura azzera il file contenente i dati della rubrica unica cli/for ed in base a quanto codificato nelle rubriche delle aziende con parametro contabile “Rubrica unica cli/for” diverso da “N”, viene ricreata la rubrica unica. Di conseguenza:

• eventuali anagrafiche presenti nella rubrica unica e mai riportate in una rubrica aziendali verranno eliminate;
• le anagrafiche vengono create tutte come attive (non viene ripristinato lo stato “CANC” di annullato);
• le anagrafiche vengono create tutte come “DA VALIDARE”;
• qualora per la nuova anagrafica da inserire nella rubrica unica non sia recuperabile il Codice Fiscale o la Partita Iva, poiché sono dati obbligatori per il salvataggio dell’anagrafica stessa, la procedura inserisce nel campo “Cod. fiscale” la stringa “AUTOCODICEnnnnnn” dove “nnnnnn” rappresenta il codice ID dell’anagrafica.

Quando si esegue la ricostruzione, per le aziende con gestione “S” o “R” tutti i conti che sono privi del collegamento all’ID della rubrica unica (sia i conti scollegati manualmente dall’utente che quelli che sono stati creati senza alcun collegamento) non contribuiranno a reinserire alcuna anagrafica all’interno della rubrica stessa e quindi non risulteranno mai ricollegati ad alcun ID.

Diversa è la situazione delle aziende con gestione di tipo “C”: in questo caso tra la rubrica unica e le rubriche aziendali esiste un terzo archivio che contiene l’informazione della “codifica centralizzata di raggruppamento” che consente a tutte le aziende di identificare una determinata anagrafica con lo stesso codice conto. In particolare si possono avere i seguenti casi:

• per le anagrafiche presenti in una rubrica locale di un’azienda con gestione “C” per le quali si è effettuato lo scollegamento all’anagrafica della rubrica unica, la ricostruzione segnala che il conto viene ricollegato alla rubrica unica utilizzando il codice ID memorizzato nella codifica centralizzata di raggruppamento solo se tale anagrafica è presente in una sola azienda di quel raggruppamento. Esempio:

Assegnato conto BC2 501.00013 Mario Rossi vecchio id 0 nuovo id 2904

• se un’anagrafica della rubrica unica è presente su due rubriche aziendali di uno stesso raggruppamento (entrambe le aziende hanno la gestione uguale a “C”) ed in una delle due aziende si è effettuato lo scollegamento dalla rubrica unica, la ricostruzione reinserisce l’anagrafica all’interno della rubrica unica utilizzando i dati anagrafici ed il codice ID memorizzato nell’azienda che non era stata scollegata, mentre per l’azienda scollegata evidenzia che il conto viene nuovamente posto in stato scollegato per non alterare lo stato precedente (qualora lo desideri, è l’utente che deve ricollegare il conto all’anagrafica unica operando manualmente direttamente dal conto specifico).

Sganciato conto BCS 502.00006 Giulio Pari vecchio id 0 nuovo id 2916

VARIAZIONI – RUBRICA UNICA CLI/FOR – ASSOCIAZIONE CODICE CONTO-CODICE ID

Questa funzione permette di collegare ad uno specifico codice conto cliente/fornitore presente nel raggruppamento un differente codice ID rispetto all’attuale ID di rubrica unica associato al conto selezionato.

NOTA BENE: il programma è disponibile per le sole aziende con gestione della rubrica unica uguale a “C” e, in caso di prodotto Passcom, per gli utenti studio e l’amministratore.

RAGGRUPPAMENTO – Numero del raggruppamento a cui appartiene il conto cliente/fornitore specificato nel campo successivo. La procedura verifica che tutte le aziende appartenenti al raggruppamento selezionato e con gestione uguale a “C” siano aggiornate all’attuale versione e non siano annullate logicamente.

CODICE – Codice del conto cliente/fornitore a cui si vuole modificare il collegamento all’archivio della rubrica unica. All’uscita dal campo la procedura visualizza i dati anagrafici della rubrica unica del codice ID attualmente associato al cliente/fornitore.

CODICE ID NUOVO – Codice identificativo dell’anagrafica della rubrica unica da associare al cliente/fornitore. La modifica verrà riportata su tutte le rubriche aziendali delle aziende con gestione uguale a “C” in cui è presente il conto specificato nel campo “Codice”. All’uscita dal campo la procedura visualizza i dati anagrafici della rubrica unica del codice ID scelto.

TIPO DI AGGIORNAMENTO – Tipo di aggiornamento da effettuare nelle rubriche aziendali:

I = solo codice Id. Nelle anagrafiche aziendali dei clienti/fornitori viene modificato il collegamento all’anagrafica della rubrica unica. I dati anagrafici del cliente/fornitore non vengono variati, nel caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “N” Se il parametro contabile è uguale a “S” viene effettuato anche l’allineamento dei dati anagrafici.

A = id e Anagr. non personalizzate. Nelle anagrafiche aziendali dei clienti/fornitori viene modificato il collegamento riportando il nuovo codice ID ed i dati anagrafici nelle aziende ove il conto cliente/fornitore risulta non personalizzato.

T = id e Tutte le anagrafiche. In tutte le rubriche aziendali viene sostituito il codice di collegamento alla rubrica unica ed i dati anagrafici del cliente/fornitore.

NOTA BENE: i dati anagrafici dei clienti/fornitori che sono scollegati (viene visualizzato “0” accanto al campo “Nome di ricerca”) non sono mai oggetto di aggiornamento.

TIPO ELABORAZIONE – E’ possibile effettuare un’elaborazione di prova prima di procedere con la sostituzione effettiva e la modifica degli archivi.