Per attivare la gestione esiste un apposito parametro contabile “Rubrica unica cli/for” che deve essere definito all’atto della creazione di una nuova azienda e successivamente può essere variato operando attraverso la voce di menù Servizi – Variazioni – PARAMETRI AZIENDALI.

Il parametro “Rubrica unica cli/for” può accettare valori diversi a seconda che l’azienda sia appartenente ad un raggruppamento o meno, in particolare:

N = NO – rubrica unica NON GESTITA.

Il valore “N” è valido sia per le AZIENDE DI RAGGRUPPAMENTO che per le AZIENDE BATTEZZATE (ovvero non collegate ad alcun raggruppamento).

L’azienda non gestisce la rubrica unica clienti/fornitori ovvero lavora esclusivamente con la propria rubrica cli/for in maniera totalmente indipendente ed isolata rispetto alle altre aziende dell’installazione.

S = SI – rubrica unica GESTITA CON CODICI CONTO CLI/FOR PROPRI.

Il valore “S” è valido sia per le AZIENDE DI RAGGRUPPAMENTO che per le AZIENDE BATTEZZATE (ovvero non collegate ad alcun raggruppamento).

Con il parametro “S” l’azienda aderisce alla gestione della rubrica unica cli/for ed indipendentemente dal fatto che sia di raggruppamento o meno, i codici conto dei clienti/fornitori sono propri e non hanno alcuna interazione e/o dipendenza con i codici conto delle altre aziende (anche se eventualmente appartenenti ad uno stesso raggruppamento). In questo caso, quando l’azienda inserisce nuovi clienti/fornitori, oltre che inserirli nella propria rubrica aziendale, se questi soggetti non sono già presenti nella rubrica unica li memorizza automaticamente anche in quest’ultimo archivio. Qualora il nuovo “soggetto aziendale” sia già presente nella rubrica unica, l’azienda che sta creando il nuovo cli/for può “agganciarlo” dalla rubrica unica prelevando i dati anagrafici in essa presenti. In questo caso viene quindi creato un conto aziendale con codice GMM.AUTO (GMM identificano Gruppo Mastro del piano dei conti aziendale) collegato alla relativa anagrafica di rubrica unica. Il collegamento tra le due anagrafiche è ottenuto memorizzando nel conto della rubrica aziendale il numero identificativo univoco (ID) con cui quello stesso soggetto è registrato nella rubrica unica.

ESEMPIO: due aziende (AAA e BBB) entrambe appartenenti al raggruppamento 80 hanno questo parametro impostato a “S”. La situazione potrebbe essere simile alla seguente:

Azienda AAA – 501.00011 ROSSI MARIO – collegato a ID 36

Azienda BBB – 501.00307 ROSSI MARIO – collegato a ID 36

In questo caso, il cliente Rossi Mario è memorizzato nella RUBRICA UNICA con codice ID 36 ma ciascuna azienda lo ha “agganciato” nella propria rubrica codificandolo con un proprio codice conto, indipendente dall’altra.

NOTA BENE: eventuali clienti/fornitori inseriti nella rubrica aziendale prima dell’attivazione della gestione rubrica unica non vengono riportati nel nuovo archivio.

R = A RICHIESTA – rubrica unica A RICHIESTA GESTITA CON CODICI CONTO CLI/FOR PROPRI.

Il valore “R” è valido sia per le AZIENDE DI RAGGRUPPAMENTO che per le AZIENDE BATTEZZATE (ovvero non collegate ad alcun raggruppamento).

Con il parametro “R” l’azienda aderisce alla gestione della rubrica unica cli/for ed indipendentemente dal fatto che sia di raggruppamento o meno, i codici conto dei clienti/fornitori sono propri e non hanno alcuna interazione e/o dipendenza con i codici conto delle altre aziende (anche se eventualmente appartenenti ad uno stesso raggruppamento). In questo caso, quando l’azienda conferma l’inserimento di nuovi clienti/fornitori, oltre che inserirli nella propria rubrica aziendale, se non già presenti nella rubrica unica può scegliere di memorizzarli o meno anche in quest’ultimo archivio. Qualora il nuovo “soggetto aziendale” sia già presente nella rubrica unica, l’azienda che sta creando il nuovo cli/for può “agganciarlo” dalla rubrica unica prelevando i dati anagrafici in essa presenti. In questo caso viene quindi creato un conto aziendale con codice GMM.AUTO (GMM identificano Gruppo Mastro del piano dei conti aziendale) collegato alla relativa anagrafica di rubrica unica. Il collegamento tra le due anagrafiche è ottenuto memorizzando nel conto della rubrica aziendale il numero identificativo univoco (ID) con cui quello stesso soggetto è registrato nella rubrica unica.

ESEMPIO: due aziende (AAA e BBB) entrambe appartenenti al raggruppamento 80 hanno questo parametro impostato a “R”. La situazione potrebbe essere simile alla seguente:

Azienda AAA – 501.00011 ROSSI MARIO – collegato a ID 36

Azienda BBB – 501.00307 ROSSI MARIO – collegato a ID 36

In questo caso, il cliente Rossi Mario è memorizzato nella RUBRICA UNICA con codice ID 36 ma ciascuna azienda lo ha “agganciato” nella propria rubrica codificandolo con un proprio codice conto, indipendente dall’altra.

NOTA BENE: eventuali clienti/fornitori inseriti nella rubrica aziendale prima dell’attivazione della gestione rubrica unica non vengono riportati nel nuovo archivio.

C = SI – rubrica unica GESTITA CENTRALIZZATA DI RAGGRUPPAMENTO.

Il valore “C” è valido SOLO per le AZIENDE DI RAGGRUPPAMENTO.

L’azienda aderisce alla gestione della rubrica unica cli/for, ma a differenza dei casi precedenti, per la codifica dei clienti/fornitori sfrutta il fatto di essere collegata a raggruppamento. Con il parametro impostato a “C” ogni azienda avrà i “propri” clienti/fornitori, ovvero nella propria rubrica aziendale saranno presenti solo quelli che realmente utilizza e con cui interagisce nello svolgimento della sua attività quotidiana, ma in questo caso la numerazione (ovvero i codici conto) dei clienti/fornitori è comune a TUTTE le aziende dello stesso raggruppamento che hanno il parametro “C”. In pratica, ogni volta che un nuovo cliente/fornitore viene creato su una qualsiasi rubrica aziendale (ovviamente questa operazione comporta anche un inserimento nella rubrica unica), il codice conto non viene determinato da un “contatore” aziendale, ma da un “contatore centralizzato di raggruppamento” a cui tutte le aziende di tipo “C” fanno riferimento: ovvero la numerazione non è determinata azienda per azienda, ma da un archivio di raggruppamento. Tale archivio contiene quindi tutti i codici conto cli/for di un determinato raggruppamento e per ciascun conto conosce la relativa associazione al codice ID univoco della rubrica unica. In questo modo tutte le aziende del raggruppamento che successivamente hanno la necessità di utilizzare un cli/for già presente in rubrica unica possano “agganciare” quello stesso codice conto cli/for nella propria rubrica utilizzando tutti il medesimo codice conto (oltre che lo stesso ID di rubrica unica).

ESEMPIO: due aziende (AAA, BBB) entrambe appartenenti al raggruppamento 80 hanno questo parametro impostato a “C”. La situazione potrebbe essere simile alla seguente:

• Azienda AAA
  Crea sulla sua rubrica locale il fornitore
  ENEL con cod. conto 601.00005 collegato a ID 11
• Azienda BBB
  Crea sulla sua rubrica locale il fornitore
  TELECOM con cod. conto 601.00012 collegato a ID 15
• Azienda AAA
  Se questa azienda crea sulla sua rubrica locale il “suo nuovo fornitore”
  TELECOM sfruttando le funzionalità della rubrica unica come cod. conto viene impostato automaticamente 601.00012 collegato a ID 15 ereditato dalla CODIFICA CENTRALIZZATA effettuata precedentemente dall’azienda BBB (vedi punto 2).
• Azienda BBB
  Se questa azienda crea sulla sua rubrica locale il “suo nuovo fornitore”
  ENEL sfruttando le funzionalità della rubrica unica come cod. conto viene impostato automaticamente 601.00005 collegato a ID 11 ereditato dalla CODIFICA CENTRALIZZATA effettuata precedentemente dall’azienda AAA (vedi punto 1).

In questo caso, il fornitore ENEL è stato memorizzato dall’azienda AAA con il codice conto “centralizzato di raggruppamento” 601.00005 e nella RUBRICA UNICA con codice ID 11. Nel momento in cui anche l’azienda BBB cerca di creare il “nuovo” fornitore ENEL (in quanto non esistente nella propria rubrica aziendale), la procedura verifica che questo soggetto esiste già nella rubrica unica con codice ID 11 e poiché anche l’azienda BBB è di tipo “C”, invece di creare immediatamente un nuovo conto verifica se quel codice ID è presente nell’archivio della codifica centralizzata di raggruppamento. Se lo trova, invece di determinare immediatamente un nuovo codice conto, viene data la possibilità all’azienda BBB di decidere se “appropriarsi” o meno del soggetto ENEL della rubrica unica. In questo caso l’azienda BBB seleziona dalla rubrica unica l’anagrafica di ENEL e questa viene incorporata nella rubrica aziendale con il codice conto “centralizzato” che già esiste 601.00005 (sempre collegato all’ID 11). Invece di selezionare l’anagrafica l’azienda avrebbe potuto anche proseguire con una nuova creazione di un conto cli/for centralizzato, ad esempio per una sede secondaria dello stesso soggetto, una filiale, ecc.

NOTA BENE: la rubrica unica cli/for NON è ATTIVABILE dalle aziende di raggruppamento che hanno attivato la gestione dell’Art.36/Bilancio cumulativo tramite il campo “Art.36/Bilancio Cumulat” del menù Azienda - ANAGRAFICA AZIENDA. Quindi per tali aziende nella funzione Servizi – Variazioni – PARAMETRI AZIENDALI la voce “Rubrica unica cli/for” non è presente.