REGOLE GENERALI

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Per effettuare la creazione di nuovi CLIENTI e/o FORNITORE su un’azienda che aderisce alla rubrica unica (sia con “S” che con “C” o “R”) è OBBLIGATORIO specificare almeno uno tra i valori: PARTITA IVA o CODICE FISCALE. Questi dati infatti hanno una valenza “univoca” nell’individuazione di un determinato soggetto: sono perciò i soli valori che consentono di individuare in modo certo i soggetti all’interno della rubrica unica. La parola univoca è stata appositamente racchiusa tra virgolette in quanto all’interno della rubrica unica possono esistere anche più soggetti aventi stessa Partita Iva e/o Codice Fiscale. Univoca quindi non è la presenza di una sola anagrafica con i predetti dati, ma è la capacità di individuazione di un solo soggetto economico e/o giuridico. Si pensi ad esempio ad un azienda o un ente che oltre ad una sede centrale abbia anche più filiali distribuite: in questo modo, all’interno della rubrica unica possono essere inserite sia la sede centrale che tutte le altre filiali.
TUTTE le tipologie di terminali - compresi gli utenti di Passcom appartenenti ad un gruppo di tipo AlwaysOn - che lavorano sulle aziende che gestiscono la rubrica unica, ogni volta che creano nuove anagrafiche clienti/fornitori sulla rubrica aziendale possono inserire nuove anagrafiche anche all’interno della rubrica unica. Il concetto “possono inserire” dipende dal fatto che non necessariamente questo sempre avviene. Se infatti un operatore crea un nuovo fornitore su un’azienda e la procedura individua che tale soggetto è già presente all’interno nella rubrica unica (l’individuazione viene effettuata attraverso partita iva e/o codice fiscale – vedi punto precedente), richiede all’utente se il soggetto che sta creando è lo stesso già presente in rubrica unica in modo che possa essere eventualmente agganciato direttamente da quest’ultima. Se questo non avviene allora l’utente può proseguire con la creazione della nuova anagrafica e questa creazione viene effettuata sia nella rubrica aziendale che in quella unica.
Nelle installazioni di Passcom si può definire se la revisione delle anagrafiche all’interno della rubrica unica sia consentita ai soli utenti Studio (in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub.unica” uguale a “N”). In questo caso, gli utenti di tipo azienda AlwaysOn possono modificare i dati anagrafici del conto presente nella rubrica aziendale: il conto cli/for locale resterà comunque collegato alla relativa anagrafica della rubrica unica, ma se i dati anagrafici risulteranno diversi, questo sarà evidenziato come <PERSONALIZZATO> (ovvero con dati anagrafici differenti rispetto alla rubrica unica). Se si utilizza l’interfaccia 2014 questo sarà evidenziato come !PERSONALIZZATO!
NON è POSSIBILE CANCELLARE delle anagrafiche dalla RUBRICA UNICA. In quest’ultima possono essere effettuati solo annullamenti logici al fine di escludere le anagrafiche così marcate dalle normali modalità di ricerca.
All’interno della RUBRICA UNICA le anagrafiche sono identificate da uno stato che può assumere i valori “DA VALIDARE” e “VALIDATO”. Il primo stato viene associato alle anagrafiche che devono essere ancora controllate da un utente “esperto”, appartenente allo studio del commercialista nel caso di Passcom, e che quindi possono contenere dati incompleti o non corretti. Le anagrafiche con stato “VALIDATO” sono state controllate e confermate da un utente “esperto” (appartenente al gruppo di tipo Studio nel caso di Passcom). Tale stato non ha una valenza bloccante e/o invalidante per l’utilizzo dell’anagrafica stessa, serve esclusivamente per identificare ciò che è già stato ufficializzato. Quando gli utenti di Passcom di tipo AlwaysOn creano nuove anagrafiche queste vengono marcate sempre come “DA VALIDARE”, gli altri utenti (amministratore ed utenti appartenenti allo Studio) creano nuove anagrafiche sempre con stato “VALIDATO”. In Passcom, solo gli utenti di Studio hanno la possibilità di modificare lo stato delle anagrafiche presenti in rubrica unica da “DA VALIDARE” a “VALIDATO” o viceversa.
Ove attivata la gestione della rubrica unica NON è possibile effettuare l’import delle anagrafiche clienti/fornitori tramite la funzione di caricamento CSV.

GESTIONE RUBRICA UNICA CLI/FOR