La gestione della rubrica unica impostata a “C” (codifica dei conti centralizzata di raggruppamento) può essere eseguita dalla voce di menù specifica (vedi paragrafo “GESTIONE RUBRICA UNICA CLI/FOR”) oppure può essere effettuata da un qualsiasi punto del programma in cui sia presente un campo di tipo “CODICE CONTO” dal quale sia possibile inserire e/o revisionare un cliente/fornitore della rubrica aziendale (ad esempio dalla voce di menù “Rubrica clienti/fornitori/banche”, da “Immissione prima nota”, “Emissione/revisione documenti”, ecc.).

INSERIMENTO NUOVO CLIENTE/FORNITORE IN RUBRICA AZIENDALE

Per effettuare l’inserimento di un nuovo cliente/fornitore nella rubrica locale dell’azienda in uso si può operare nelle seguenti diverse modalità:

• Codifica GMM.AUTO.

Se si effettua l’inserimento utilizzando la modalità GMM.AUTO, quando il cursore è posizionato sul campo CODICE ALTERNATIVO, è possibile effettuare la ricerca delle anagrafiche direttamente sulla rubrica unica premendo il pulsante Rubrica unica [F2].

Il pulsante richiama la finestra di ricerca sulla rubrica unica che consente di verificare l’eventuale presenza del soggetto che ci si appresta a codificare sulla rubrica aziendale. Dalla finestra “Rubrica unica clienti/fornitori” è possibile effettuare cinque diversi tipi di ricerca: Ragione sociale [F2], Partita Iva [F3], Nome di ricerca [F4], Codice Fiscale [F5], Codice ID [F8].

Premendo F2, ad esempio, si apre la finestra di ricerca per “Ragione sociale” (all’interno delle diverse finestre di ricerca esiste il tasto F2 che consente di visualizzare il dettaglio dei diversi soggetti presenti nella rubrica unica).

Selezionando con INVIO l’anagrafica desiderata, si apre la finestra contenente i dati anagrafici veri e propri da cui è possibile anche effettuare variazioni degli stessi.

Confermando l’anagrafica con il tasto OK [F10], questa viene ACQUISITA automaticamente nella rubrica aziendale e viene richiesto se importare sull’anagrafica aziendale i dati dell’anagrafica della rubrica unica. Quest’ultima domanda viene proposta in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “N”.

Se si risponde affermativamente, sulla rubrica locale vengono riportati anche i dati anagrafici presenti nella rubrica unica e all’interno dell’anagrafica viene visualizzato il numero ID della rubrica unica a cui questa anagrafica è collegata (evidenziato nella figura sotto riportata).

Se alla domanda di importazione dati dalla rubrica unica viene risposto “No”, la procedura non riporta alcun dato già memorizzato nell’altro archivio e viene definito che il collegamento tra le due anagrafiche è di tipo PERSONALIZZATO (il codice ID è racchiuso tra i segni “< >”).

Con il parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale “S” il collegamento e l’importazione dei dati viene fatta in automatico.

Se viene ignorato il pulsante Rubrica unica [F2] attivo nel campo “Cod.Altern”, la ricerca può essere effettuata nei campi “Rag. Sociale”,“Cod. fiscale” e “Partita iva” ove è disponibile il pulsante Ricerca [F2] che richiama l’elenco delle anagrafiche della rubrica unica. Utilizzando una di queste selezioni per individuare il nominativo dalla rubrica unica esistono delle diversità rispetto alla funzione disponibile nel campo “Cod.Alternativo”. In questo caso:

• dall’elenco dei nominativi della rubrica unica non è possibile andare in variazione dell’anagrafica selezionata;
• se alla domanda di importazione dati dalla rubrica unica viene risposto “No”, la procedura non riporta alcun dato dell’anagrafica in questione né viene creato alcun collegamento a questa e l’utente ritorna in inserimento dell’anagrafica cliente/fornitore come se non avesse mai richiamato l’elenco dei nominativo della rubrica unica.

Se non viene utilizzata alcuna ricerca, la procedura all’uscita del campo “Ragione Sociale”, verifica se nella rubrica unica è già presente un’anagrafica con identica ragione sociale. Se la verifica ha esito positivo, l’utente viene avvisato da un opportuno messaggio:

Se l’anagrafica trovata è già associata ad un conto dello stesso mastro all’interno del “contatore centralizzato di raggruppamento”, un opportuno messaggio avvisa l’utente che può utilizzare tale conto, o creare un’ulteriore associazione, oppure procedere con l’inserimento di una nuova anagrafica nominativo:

Nel caso in cui l’utente, apporti delle modifiche al “Codice Fiscale” e/o alla “Partita Iva”, al salvataggio del conto corrisponderà l’inserimento di una nuova anagrafica anche in rubrica unica.

All’uscita del campo “Partita Iva” invece, la procedura verifica che nella rubrica unica non siano già presenti anagrafiche con uguale Partita Iva (primaria o secondaria), in tal caso ne viene visualizzato e proposto l’elenco.

Se non viene selezionata alcuna anagrafica già presente ed il campo “Secondaria” dell’anagrafica che si sta inserendo viene lasciato a “N”, al salvataggio dell’intera videata viene dato un opportuno messaggio in quanto nella rubrica unica non possono esistere due differenti anagrafiche con uguale Partita Iva di tipo primario.

Se, in fase di inserimento cli/for, viene selezionata un’anagrafica dalla rubrica unica che è già presente come cli/for dell’azienda nello stesso mastro che si sta utilizzando per la memorizzazione del dato viene dato un opportuno messaggio.

Se dalla prima videata della funzione, contenente il campo “Codice” si indica un sottoconto non ancora memorizzato nella rubrica aziendale ma già memorizzato in un’altra azienda appartenente al raggruppamento con gestione uguale a “C”, la procedura avvisa che il conto è già presente nella codifica condivisa di raggruppamento.

Se dalla prima videata della funzione, contenente il campo “Codice” si indica un sottoconto non ancora memorizzato nella rubrica aziendale né presente in un’altra azienda appartenente al raggruppamento con gestione uguale a “C”, la procedura richiama l’anagrafica del cliente/fornitore in inserimento.

• Codifica AUTOMATICA attraverso una ricerca per RAGIONE SOCIALE (NOME COGNOME)/PARTITA IVA/NOME RICERCA del CONTO CLI/FOR.

Solo per le aziende con gestione di tipo “C”, un altro modo per effettuare l’inserimento di una nuova anagrafica cliente/fornitore sulla rubrica aziendale prelevando i dati esistenti sulla rubrica unica è quello di effettuare, da un qualsiasi campo di tipo codice conto in cui sono ammessi CLIENTI/FORNITORI, una ricerca sulla rubrica locale per RAGIONE SOCIALE e/o NOME COGNOME oppure per PARTITA IVA o ancora per NOME RICERCA.

In questo caso, se non esiste nemmeno un conto valido, il programma apre direttamente una finestra per la consultazione diretta della rubrica unica.

Se invece esistono già dei codici conto cli/for e si effettua la ricerca per ragione sociale o partita iva, si apre dapprima la finestra della rubrica locale e, da questa, è possibile selezionare l’apertura della rubrica unica per effettuare la ricerca su quest’ultima.

Se si impostano dei parametri di ricerca, ad esempio una parte della ragione sociale o della partita iva, questi vengono automaticamente passati anche alla ricerca sulla rubrica unica.

Quando viene aperta questa finestra, si possono verificare due diverse situazioni: se in corrispondenza dell’anagrafica selezionata esiste un codice conto (come nella riga sopra evidenziata) significa che un’altra azienda ha già inserito all’interno della codifica centralizzata del raggruppamento l’anagrafica in questione. In questo caso, selezionandolo con INVIO l’anagrafica desiderata, viene automaticamente prelevata e autocodificata nella rubrica locale con il codice conto già esistente.

Se dalla finestra di ricerca della rubrica unica si seleziona un’anagrafica che ha solo il numero ID e non il codice conto, significa che quell’anagrafica non esiste nella codifica centralizzata del raggruppamento. Selezionando con INVIO l’anagrafica desiderata, la procedura attribuisce automaticamente (.AUTO) il codice centralizzato di raggruppamento all’anagrafica e la autocodificare nella rubrica aziendale con il codice conto attribuito.

Se il raggruppamento prevede almeno due mastri clienti o fornitori, viene aperta la seguente finestra in cui viene richiesto solo il MASTRO in cui inserire questa nuova anagrafica, in quanto la determinazione del conto avviene sempre in modalità automatica (.AUTO).

Specificando il mastro il conto viene autocodificato nella rubrica aziendale ed il codice conto viene memorizzato anche nella codifica centralizzata di raggruppamento per essere utilizzato successivamente dalle altre aziende dello stesso raggruppamento con gestione della rubrica unica di tipo “C”.

• Richiamo di un CODICE CONTO SPECIFICO NON ESISTENTE NELL’AZIENDA MA GIA’ PRESENTE NELLA CODIFICA CENTRALIZZATA del raggruppamento.

L’ultimo modo per inserire un nuovo cliente/fornitore nella rubrica aziendale è quello di richiamare un codice conto specifico che esiste già nella codifica centralizzata del raggruppamento corrente (in quanto qualche altra azienda lo ha precedentemente memorizzato nella stessa). In questo caso, viene visualizzato il seguente messaggio

Rispondendo affermativamente il conto viene automaticamente prelevato dalla rubrica unica ed inserito nella rubrica aziendale.

VARIAZIONE CLIENTE/FORNITORE IN RUBRICA AZIENDALE

Il presupposto fondamentale per l’abilitazione della gestione di tipo “C” è quello di non aver codificato all’interno della propria rubrica aziendale alcun cliente/fornitore. Di conseguenza tutti i clienti/fornitori aziendali saranno sempre presenti e collegati alle relative anagrafiche della rubrica unica già dalla creazione.

Esistono due possibilità di effettuare una revisione dell’anagrafica cliente/fornitore aziendale:

- in presenza del parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “N”, modificare i dati anagrafici della rubrica locale non altera i dati della rubrica unica. In questo caso il conto rimarrà comunque collegato al corrispondente ID della rubrica unica ma verrà evidenziato come personalizzato (codice ID racchiuso tra “< >”);

- in presenza del parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “S”, modificare i dati anagrafici della rubrica locale significa aggiornare anche i corrispondenti dati della rubrica unica. In questo caso, l’aggiornamento di tale nominativo all’interno delle rubriche di altre aziende con uguale parametro (“All.aut.cli/for rub. unica” a “S”) avverrà alla prima scelta-riapertura azienda; Se si utilizza l’interfaccia 2014 durante la variazione dell’anagrafica, il codice ID sarà racchiuso tra “< >” fino alla conferma della variazione.

NOTA BENE: questa modalità di revisione è effettuabile da qualsiasi tipo di utente.

- utilizzare il pulsante Rubrica unica [F2] dal campo “Cod.Altern”. Questa operazione consente di aprire l’anagrafica della rubrica unica collegata e modificarla al fine di poter aggiornare in automatico anche la rubrica aziendale in uso e successivamente (attraverso un apposito programma di servizio) allineare tutte le rubriche aziendali collegate allo stesso ID. Salvando le variazioni sulla rubrica unica la procedura richiede la conferma per aggiornare automaticamente anche l’anagrafica aziendale. Rispondendo negativamente il contenuto dell’anagrafica locale verrà evidenziato come “personalizzato” rispetto alla corrispondente anagrafica di rubrica unica (codice ID racchiuso tra “< >”).

NOTA BENE: questa modalità di revisione, in Passcom, è disponibile solo per l’amministratore e gli utenti studio. Gli altri utenti possono esclusivamente visionare l’anagrafica della rubrica unica. Tale comportamento è adottato in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “N”.

- utilizzare il pulsante Rubrica unica [F2] dal campo “Cod.Altern”. Questa operazione consente di aprire l’anagrafica della rubrica unica collegata e modificarla al fine di poter aggiornare in automatico anche la rubrica aziendale in uso e successivamente (alla riapertura delle altre aziende) allineare tutte le rubriche aziendali collegate allo stesso ID. Salvando le variazioni sulla rubrica unica la procedura riporta tutte le variazioni nell’anagrafica aziendale.

NOTA BENE: tale comportamento è adottato dalla procedura in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “S”.

Un’altra operatività disponibile in revisione della rubrica aziendale è rappresentata dalla possibilità di scollegare l’anagrafica locale dalla corrispondente della rubrica unica e viceversa. Questa funzione è da utilizzarsi in casi particolari quali: necessità di non ereditare eventuali futuri aggiornamenti automatici dalla rubrica unica, piuttosto che ricollegare eventuali anagrafiche scollegate automaticamente dalla procedura in fase di ricostruzione a seguito di accidentali incoerenze riscontrate, ecc.

Per scollegare un cliente/fornitore dalla corrispondente anagrafica rubrica unica si può operare in due modalità:

• selezionare il codice ID tramite il puntatore del mouse.

Cliccando in corrispondenza del codice ID, il programma richiede se si vuole procedere con lo scollegamento.

Rispondendo affermativamente, il codice ID viene azzerato e nell’apposito riquadro viene visualizzato 0 [zero] (questo funzionamento è valido solo per la gestione di tipo “C”).

Per ripristinare il collegamento tra il conto e la relativa anagrafica di rubrica unica è sufficiente cliccare nuovamente sul riquadro dell’ID. Cliccando, la procedura richiede una conferma per proseguire con l’operazione e rispondendo affermativamente il conto viene automaticamente ricollegato all’ID corretto che viene recuperato all’interno dell’archivio della CODIFICA CENTRALIZZATA DI RAGGRUPPAMENTO (in cui è contenuta l’associazione tra codice conto cli/for e relativo codice ID).

• Sia per lo scollegamento che per il successivo collegamento utilizzare il pulsante Stato Anagrafica [ShF11] e selezionare la voce relativa.

NOTA BENE: in Passcom, gli utenti di tipo azienda Always On possono effettuare modifiche alla rubrica locale (che in caso di parametro contabile “All.aut.cli/for rub. unica” uguale a “S” vengono riportate anche in rubrica unica), ma NON hanno la possibilità di procedere con lo scollegamento dalla rubrica unica. Infatti quando questi terminali entrano in revisione di un’anagrafica il collegamento alla rubrica unica è evidenziato dal codice ID NON “in reverse” e l’eventuale click del mouse non produce alcun effetto (vedi figura successiva).

CLI/FOR DEL GRUPPO

Per le aziende di raggruppamento che gestiscono la rubrica unica in modalità “C”, quando si richiama la ricerca per codice dei clienti/fornitori della rubrica aziendale è disponibile il pulsante Cli/For del gruppo [ShF7] per visualizzare, ed eventualmente riportare nella rubrica aziendale, tutti i nominativi appartenenti allo stesso gruppo-mastro GMM presenti nel “contatore centralizzato di raggruppamento” in quanto già codificati in altre aziende dello stesso raggruppamento che hanno attivato la gestione della rubrica unica cli/for in modalità “C”.

Selezionando il pulsante Cli/For del gruppo [ShF7] viene visualizzato l’elenco di tutti i nominativi di quel gruppo-mastro codificati nelle varie aziende dello stesso raggruppamento. Inoltre risulta disponibile il pulsante Rubrica azienda [ShF7] per ritornare a visualizzare l’elenco dei soli nominativi dell’azienda in uso.