In questa scheda si definiscono i pagamenti predefiniti, in fase di emissione dei conti, l’eventuale attivazione dell’Iva da ventilare, data di gestione e chiusure e parametri di internazionalizzazione.

La scheda “Opzioni generali” deve essere compilata con le informazioni relative all’azienda, quali:

• Nome azienda;
• ID Installazione - la sequenza di numeri e /o lettere qui inserito determina l’identificativo dell’attività che verrà poi riportato nel file creato in fase di contabilizzazione chiusure giornaliere, in modo tale che il Gestionale Mexal possa distinguere da quale Centro Benessere sta ricevendo le informazioni per effettuare le scritture di prima nota;
• Data di gestione – campo abilitato solo se non ci sono punti cassa aperti, e non sono stati emessi conti dall’ultima chiusura giornaliera; pertanto è possibile avanzare con la data di gestione solo dopo aver effettuato una chiusura giornaliera. Il suo valore compare nel titolo della finestra del programma, i conti che si emettono prendono questa come data.

Inoltre è attivo un controllo che verifica se la data di sistema coincide con quella di gestione.

In caso si imposti una data maggiore o minore viene visualizzato il seguente messaggio:

In caso si imposti una data antecedente a quella dell’ultima chiusura giornaliera appare il seguente messaggio:

• Avvisa se data gestione diversa da data sistema – Se tale opzione è attiva e Data Gestione e Data Sistema non coincidono, all'avvio del Client viene mostrato un avviso per ricordare di allineare la data gestione. Se l'opzione non è selezionata, all'avvio del client il messaggio di incongruenza tra data gestione e data sistema non viene mostrato.
• Imposta data gestione uguale a data sistema – permette di impostare in automatico la data di gestione uguale a quella di sistema, subito dopo la mezzanotte o dopo un orario impostabile tramite l’opzione Orario cambio data. Stabilendo ad esempio l’orario alle 3 di notte, la data di validità dei conti emessi dopo tale ora passano automaticamente al giorno successivo anche senza chiusura giornaliera. In caso sia attiva l’opzione “incrementa la data di gestione in base ai turni alla chiusura giornaliera” la data di validità dei conti terrà conto anche di eventuali giorni di chiusura.
• Azzera progressivi al cambio anno – consente di azzerare automaticamente i progressivi dei conti al cambio anno dando solo un avviso di operazione eseguita.

NOTA BENE: con l’opzione di impostazione data gestione uguale a data sistema, passando al nuovo anno solare il programma esegue AUTOMATICAMENTE l’azzeramento dei progressivi dei documenti emessi.

• Aliquota iva – la percentuale di aliquota iva che viene generalmente usata (può poi essere personalizzata per articolo, in anagrafica, in fase di conto e nei documenti di magazzino);
• Attiva ventilazione IVA – selezionando questa casella, al momento della contabilizzazione delle varie chiusure giornaliere, il file xml riporterà la dicitura “Iva da ventilare”. Questa informazione risulta necessaria in quanto il Gestionale Mexal, in base al tipo di aliquota Iva, effettuerà le relative scritture di prima nota;

N.B. Per poter ventilare con XML 7.0 oltre a impostare il flag, deve essere eseguita la PROGRAMMAZIONE della stampante (pulsante Programma stampante)

N.B 2: La ventilazione viene gestita solo per REPARTI con target BENI.

• Listino predefinito – listino prezzi che viene in genere applicato; se per reparto non si specifica un listino, viene utilizzato questo.

Inoltre sono presenti le seguenti sezioni: Tipi di pagamento predefiniti nel conto, Moduli esterni.

• Valuta Installazione - se la valuta utilizzata dal programma non è in Euro, impostando tale valuta nel campo “Valuta installazione”, in fase di esportazione statistiche verso PBI verrà determinato il controvalore in euro sulla base della tabella cambi. Inoltre tale valuta è utilizzata anche come valuta per la sincronizzazione dei documenti con Mexal tramite Replica dati. (La sigla deve corrispondere con quella configurata in Mexal).

TIPI DI PAGAMENTO PREDEFINITI NEL CONTO

• contiene i tre tipi di pagamento che si vogliono visualizzare in fase di conto, in genere si scelgono i 3 più utilizzati.

STATISTICHE E PROFORMA:

Questa sezione è dedicata alla gestione delle statistiche, relative ai movimenti effettuati in Passepartout Plan, e contiene i parametri di configurazione per la generazione dei file sui quali effettuare tali calcoli. I file possono essere generati in formato Excel per poi essere consultati ed elaborati a discrezione dell'operatore e senza l'ausilio di moduli esterni, in alternativa è possibile esportare i dati in formato csv. In entrambi i casi, per generare i file contenenti i dati da elaborare, è necessario avvalersi della funzionalità "Aggiorna statistiche" contenuta nella finestra Elabora conti, e nel pannello Contesto in fase di presa della prenotazione. Di seguito vengono descritte più approfonditamente le varie configurazioni possibili per l'esportazione dei dati interessati.

Esportazione statistiche:

EXCEL:

Alla selezione del bottone Aggiorna Statistiche (collocato in Elabora conti o configurabile nella finestra della prenotazione) vengono esportati conti e prenotazione su file Excel. Sarà poi cura dell'operatore aggregare e gestire tali file al proprio bisogno. Le indagini configurate vengono esportate così come sono comprendendo eventuali filtri preimpostati o definiti dall'utente stesso.

Nota Bene: in caso siano presenti indagini per le quali sono impostati filtri a richiesta, è necessario disabilitare l'opzione "a richiesta" poiché non gestibile in fase di "Aggiorna statistiche", in caso l'opzione non venga rimossa i relativi file risulteranno vuoti.

Seguono alcune specifiche di configurazione.

Impostando la modalità Esporta statistiche su "Excel" viene abilitato il bottone "Configura" che permette di aprire la finestra "Configurazione Export Excel" contenente tutte le indagini, già salvate o precaricate, relative a Conti e servizi.

Per ogni indagine, se la relativa casella è stata selezionata, tramite la funzione Aggiorna Statistiche viene creato un file Excel, avente stesso nome.

• Riesporta dati ad ogni modifica: dopo aver effettuato Aggiorna statistiche, in caso vengano apportate modifiche ai servizi contenuti nelle prenotazioni (per es. cambio orario o giorno, cambio risorsa ecc.), al successivo export verranno ri-esportati tutti i servizi, sia che questi abbiano subito modifiche o meno. Nel caso di riesportazione nel file Excel viene inserita la colonna "Prima esportazione" indicante se la riga è nuova (vero) o un duplicato aggiornato (falso). Esempio: una volta inserito una prenotazione, viene utilizzata l'azione di contesto "Aggiorna statistiche". I dati della prenotazione esportata vengono inseriti nel file "ConsuntivoServizi", la riga relativa alla prenotazione esportata, nella colonna "Prima esportazione", viene marcata come vero. L'utente modifica i servizi ed al successivo "Aggiorna statistiche", se l'opzione è quella di esportare una volta sola, la prenotazione non verrà più esportata, diversamente verrà esportato con la dicitura di "falso", nella colonna "Prima esportazione".
• Utilizza file Excel unico (se non selezionato crea un file nuovo ogni giorno): se l'opzione è selezionata, Viene generato un unico file per ogni indagine selezionata nella finestra Configurazione Export Excel, così da avere tutte le informazioni relative ad una indagine in un solo file Excel indipendentemente dalla data di sistema. In caso contrario, se l'opzione non viene selezionata, ad ogni cambio data di sistema, per ogni indagine viene generato un nuovo file, il cui nome riporta la data in cui è stato creato.

NESSUNA:

i campi menzionati sopra risultano disabilitati ed il bottone Aggiorna statistiche non risulta utilizzabile perché anch'esso viene disabilitato. In questo caso non vi è possibilità di creare file di alcun tipo per l'elaborazione delle statistiche.

Data ultima esportazione – viene qui indicata la data in cui è stata effettuata l’ultima esportazione dati (PBI o Excel), che risulta modificabile in base all’esigenze dell’operatore, in modo che possa essere mandata indietro per poter riesportare i conti. Questo è utile per risolvere alcune problematiche legate alla perdita di file;

Cartella di esportazione – inserire il percorso della cartella di esportazione dati

Cancella proforma all’agg. Statistiche – Se selezionato, quando viene effettuata l’aggiorna statistiche (sia da “Elabora Conti” che tramite l’operazione pianificata) vengono cancellati i proforma.

Mantieni Log operazioni per giorni – in questo campo si specifica per quanti giorni si desidera mantenere traccia delle operazioni utente all’interno del log operazioni.

Elimina log proforma – Se selezionato, le operazioni relative all’emissione e alla cancellazione dei proforma sono rimosse dal log del operazioni.

Controllo proforma alla chiusura giornaliera: questa sezione permette di configurare il comportamento del programma nella fase di chiusura giornaliera se sono presenti conti di tipo Proforma (preconti) in attesa di pagamento.

• Avviso – se viene effettuata la Chiusura giornaliera in presenza di conti Proforma in attesa di pagamento viene aperta una finestra di avviso che permette di effettuare una delle tre azioni descritte di seguito:
• Si – viene comunque eseguita la chiusura giornaliera mantenendo i conti proforma;
• No – la chiusura si interrompe in attesa che l’operatore proceda con “Elabora conti”;
• Annulla – non fa nulla e ritorna alla finestra di chiusura giornaliera;
• Errore: se viene effettuata la Chiusura giornaliera in presenza di conti Proforma in attesa di pagamento, viene aperta una finestra di avviso bloccante che non permette di effettuare la chiusura giornaliera e contestualmente viene aperta la finestra Elabora conti;
• Nessuno: se viene effettuata la Chiusura giornaliera in presenza di conti Proforma in attesa di pagamento non viene dato alcun avviso e viene lanciata l'elaborazione richiesta.

Gestione Turni Automatica – se selezionata (opzione predefinita) la gestione turni è gestita automaticamente in base all’orario specificato nel turno stesso, altrimenti è richiesta la configurazione manuale del turno. (Vedi paragrafo Turni Manuali)

Causale fondo cassa automatico –impostando una causale, alla creazione di un nuovo parziale cassiere, in automatico viene inserito un movimento di fondo cassa, dell'importo corrispondente al saldo cassa del parziale precedente chiuso; tale automatismo è funzionante sia con prima nota cassa abilitata, che con i movimenti parziale cassiere semplici

Importo: se è impostato il campo Causale fondo cassa automatico, è possibile specificare un campo fisso da poter utilizzare sempre.

Apri monetica: se attiva al riconoscimento cliente in conto con barcode si apre sempre la maschera della monetica, altrimenti si può comunque aprire tramite apposito tasto nelle finestre di conto, comanda e homepage.

Categoria cliente predefinita: permette di indicare la categoria da proporre in automatico, nella creazione di un nuovo cliente