Questa scheda permette di visualizzare in tempo reale i progressivi dei documenti emessi in fase di conto, di impostare il numero di giorni in cui devono essere mantenute le operazioni nel log operazioni, di specificare il percorso predefinito del file in cui creare copia di backup del database e di definire gli intervalli temporali di visualizzazione ed alcuni controlli dei planning.

SERIE DOCUMENTI PREDEFINITE:

Questi campi consentono di impostare, visualizzare, ed eventualmente modificare, i numeratori progressivi dei documenti contabili cioè emessi tramite la finestra del conto.

Il programma incrementa automaticamente i numeratori progressivi nel corso delle registrazioni, purché tali progressivi non vengano modificati manualmente.

In caso di interruzioni anomale durante l’emissione dei conti, si consiglia di controllare sempre tali progressivi, in quanto l'ultima operazione effettuata nella memorizzazione dei dati, è l'aggiornamento di questi progressivi. Potrebbe quindi accadere che il conto sia stato salvato correttamente, ma non sia stato aggiornato il relativo numeratore.

Una volta impostata la serie, utilizzando il pulsante Invio da tastiera o portandosi su di un altro campo viene dato un avviso dovuto alla modifica effettuata:

Una volta confermato il messaggio inerente la numerazione del documento, la sigla precedentemente inserita nell’apposito campo viene riportata nella tabella Progressivi ultimo documento emesso.

La tabella Progressivi ultimo documento emesso permette di definire quali serie utilizzare per le sigle dei documenti indicate sopra. Esempio:

si supponga di voler gestire la serie per l’emissione delle Ricevute, utilizzando la sigla Ric che per ora non è presente in tabella come si può notare dalla figura mostrata sotto. Inoltre dalla medesima immagine si può evincere che l’ultimo documento emesso per la serie FT risulta essere il numero 75 e che si tratta di una Fattura:

Ora si supponga, come accennato sopra, di voler introdurre la serie Ric per le ricevute, per fare ciò si dovrà compilare il campo posto a fianco la dicitura Ricevuta come indicato in figura:

Una volta impostata la personalizzazione, per renderla attiva è necessario salvare la finestra coinvolta. Fatto questo si potrà notare la presenza della dicitura Ric tra le righe della tabella Progressivi ultimo documento emesso:

È possibile specificare una serie diversa per reparto o client: per i dettagli consultare il paragrafo reparto\opzioni avanzate.

Tessere Clienti: tramite questa opzione è gestita la serie per le tessere clienti; inserendo una serie in questo campo, questa entrerà a far parte del codice tessera cliente come prefisso prima del numeratore

OPZIONI FISCALI

Tipo Scontrino sospeso: permette di definire se stampare gli scontrini sospesi fiscali con l'indicazione dell'importo relativo al corrispettivo "non riscosso", o se emettere scontrini sospesi non fiscali.

Tipologia omaggi: Con il termine omaggio si intende uno sconto di riga pari al 100% del prezzo dell'articolo o uno sconto di testata pari al 100% del totale documento. Questa opzione permette di definire la tipologia con cui emettere gli omaggi. Per omaggio si intende uno sconto di riga pari al 100% del prezzo dell'articolo o uno sconto di testata pari al 100% del totale documento. Nel caso di prestazioni di servizi sopra i 25 euro o di vendita di beni inerenti all’attività, nel caso di omaggio non può essere applicato lo sconto merce ma l'abbuono totale o netto IVA a seconda se l'esercente vuole far pagare l'IVA al cliente o meno.

• Sconto Merce - lo sconto va in detrazione del prezzo dell'articolo fino ad azzerarlo (sconto del 100%); Nel caso di sconto al 100% questa tipologia di omaggio è fiscalmente valida solo per le prestazioni di servizi (es. ristorante) fino a 25 euro o per l'omaggio di beni non inerenti all’attività (es. giocattolo regalato dal negozio di elettrodomestici).
• Abbuono Totale - l'articolo ha prezzo pieno e il totale documento riporta il totale degli articoli senza l'abbuono, dal totale da pagare invece occorre detrarre il valore dell'abbuono. Il cliente non paga nulla, l'IVA è a carico dell'esercente.
• Abbuono Netto IVA - come l'abbuono totale ma l'esercente fa pagare l'IVA al cliente.

Segue uno schema riepilogativo relativo alle tre diverse tipologie di Omaggi:

• Nel caso di Prestazione di servizi, se l’importo è inferiore ai 25 euro non si applica IVA, si può utilizzare la tipologia Sconto Merce. Nel caso l’importo omaggiato superi i 25 euro, essendo necessario versare l'IVA si deve applicare un omaggio di tipo Abbuono totale o netto IVA.
• Nel caso di Vendita di beni omaggiati ma non inerenti all'attività dell'azienda, si può effettuare l'omaggio senza emettere nulla perché tale vendita non ha rilevanza ai fini IVA, è solo necessario registrare l’eventuale scarico dei punti
• Nel caso di Vendita di beni omaggiati ed inerenti all'attività dell'azienda è possibile utilizzare la tipologia Abbuono totale o netto IVA

Attiva richiesta lotteria: permette di attivare la richiesta automatica del campo Codice Lotteria in Conto.

N.B. : Se tale campo non fosse selezionato per far aprire in automatico la finestra con l’emissione del Codice lotteria, è necessario da all’emissione del Conto utilizzare l’azione “Scontrino Lotteria”.

Inizio Lotteria: in questo campo è possibile impostare la data di inizio della richiesta automatica del campo Codice Lotteria.

Dividi lo sconto di testata sulle righe del conto se impostata questa opzione permette, in fase di chiusura conto, di spalmare lo sconto di testa su tutte le righe. In caso questa opzione sia abilita lo sconto verrà sempre spalmato, mentre in caso contrario questa ripartizione non verrà effettuata in automatico ma sarà possibile applicarla mediante l’azione di contesto Dividi sconto che spalmerà lo sconto di testata in modo proporzionale in base al totale di riga. Nel caso in cui lo sconto è effettuato tramite promozioni di tipo “Sconto cliente”, la suddivisione avviene all’atto della chiusura del conto, prima rimane visibile in testata. In tal modo è possibile inserire prima il cliente e poi gli articoli.

Arrotondamento contanti 5 cent - può essere così settato:

disabilitato: non è gestito l’arrotondamento.

Sconto: con questo parametro viene prodotto o uno sconto o una maggiorazione (a video come sconto negativo), effettuando l'arrotondamento matematico (per eccesso o per difetto ai 5 centesimi più vicini).

In questo modo viene modificato il totale da pagare ma solo se il pagamento è totalmente in contanti (no pagamenti misti o sospesi parziali).

Cambiando tipo di pagamento o mettendo a sospeso, l'arrotondamento non viene applicato; quindi il totale da pagare cambia in funzione del tipo di pagamento.

Viene prodotto o uno sconto o una maggiorazione (a video come sconto negativo), effettuando l'arrotondamento matematico (per eccesso o per difetto ai 5 centesimi più vicini).

In questo modo viene modificato il totale da pagare ma solo se il pagamento è totalmente in contanti (no pagamenti misti o sospesi parziali).

Cambiando tipo di pagamento o mettendo a sospeso, l'arrotondamento non viene applicato; quindi il totale da pagare cambia in funzione del tipo di pagamento.

Pagamento: dopo aver settato questo valore è necessario andare nelle Stampanti ed eseguire la PROGRAMMAZIONE.

Tale parametro permetto di gestire in Conto l’arrotondamento del Pagamento di tipo CONTANTI.

Es 1: scontrino da 1,01 euro

Il totale scontrino sarà 1,01 euro ma il pagamento (quello che effettivamente mi consegnerà in Cliente, registrato nel programma sarà 1 euro). La differenza 0,1 sarà registrato sullo scontrino fiscale come SCONTO A PAGARE.

Es 2: Il totale scontrino sarà 0,99 euro ma il pagamento (quello che effettivamente mi consegnerà in Cliente, registrato nel programma sarà 1 euro). La differenza 0,1 sarà registrato sullo scontrino fiscale come MAGGIORAZIONE.

VARIE

• Backup database – si specifica il percorso predefinito in cui si vuole solitamente salvare una copia di backup del database. Il programma, ad esempio, si servirà di questo percorso per salvare una copia di backup nel momento in cui si lancerà un aggiornamento ad una versione successiva o prima di effettuare operazioni come l’importa dati che modificano radicalmente il database. Tale percorso viene impostato anche nella finestra Strumenti Backup Database, in questo caso l’utente può, a seconda della necessità, scegliere di salvare il backup in un’altra locazione.
• Progressivo ultimo buono sconto: visualizza il progressivo dell’ultimo buono sconto emesso con la possibilità, selezionando l’opzione “non azzerare progr.” di non azzerarlo al cambio anno. È possibile anche modificare il numero progressivo del buono sconto.

NOTA BENE: Se si modifica manualmente il progressivo del buono sconto senza modificare l’anno il programma potrebbe non riconoscere correttamente il buono sconto.

• Abilita fattura anonima – consente di emettere una fattura/nota di credito senza intestarla al cliente. Il programma crea in automatico un cliente fittizio, con ragione sociale "Anonimo", e lo assegna al conto. In fase di stampa, se la fattura è intestata al cliente fittizio, l’area dedicata all’intestazione del cliente viene lasciata in bianco. Successivamente l'operatore può codificare il cliente reale e, riprendendo il conto emesso precedentemente, può sostituire il cliente fittizio con quello reale.

NOTA BENE: Il cliente fittizio Anonimo non è modificabile, la sostituzione del cliente deve essere fatta prima di contabilizzare le fatture su Mexal;

• Scontrino cliente anonimo – consente se attivo in fase di chiusura scontrino, se non è presente un cliente, di impostare in automatico il cliente anonimo. Se da tale applicazione scaturisce una variazione del totale da pagare, la chiusura si ferma e viene restituito un avviso video, occorre poi ripremere il tasto di chiusura per proseguire. L’opzione è utile per applicare le particolarità articolo Mexal che richiedono obbligatoriamente un cliente.
• Abilita fattura no P.IVA – con questa opzione si permette di emettere fatture con un cliente che non ha P.IVA o CF associato. Durante l’associazione in conto di un cliente senza P.IVA o CF, cliccando sul bottone “Fattura” verrà generata quest’ultima senza compilare i campi P.IVA e CF ed in fase di stampa questi nell’area d’intestazione del cliente verranno lasciati in bianco. Successivamente l’operatore potrà aggiornare i dati nell’anagrafica del cliente e da Indagine Conto riaprire il conto e ristampare eventualmente la fattura con i dati aggiornati.

NOTA BENE: Prima di procedere con la contabilizzazione delle fatture su Mexal, i dati della P.IVA e CF devono essere correttamente assegnati all’anagrafica.

• Mod. cambio merce RT - vale solo nel caso in cui la stampa del conto avvenga su registratore telematico.

L’opzione può assumere i seguenti valori:

• Predefinita: opzione più utilizzata. Il conto viene chiuso con le righe di vendita e reso, ma vengono stampati due documenti commerciali separati, uno di vendita ed uno di reso.
• Spalma reso come sconto sulle righe: gli articoli di reso sono rimossi dal conto e il relativo importo viene spalmato come sconto sulle righe di vendita (con priorità sulle righe con la stessa aliquota della riga da rendere)
• Spalma reso come sconto sulle righe in stampa: il conto viene chiuso con le righe di vendita e reso. L'importo delle righe di reso viene spalmato sulle righe di vendita (con priorità sulle righe con la stessa aliquota della riga da rendere) solo in fase di stampa, quindi quando si va ad aprire il conto, a differenza di ‘Spalma reso come sconto sulle righe’ si vedrà la riga di Reso e quindi, tutti i documenti di scarico di magazzino seguiranno le opzioni standard di magazzino compresa l’opzione “Reso merce come - CO”.

Modalità annulli: si può scegliere di gestire gli annulli con due modalità:

- Annulla lo scontrino di origine: lo scontrino originario viene annullato, cambiando lo stato del documento che passa ad Annullato.

- Genera un nuovo conto di annullo: il conto originario non viene annullato (solo per scontrini RT, se non RT fa l'annullo come prima indipendentemente dall'opzione), rimane in stato pagato con la relativa movimentazione di magazzino, movimentazione di cassa, movimentazione di promozione. Viene, quindi generato un nuovo conto di Annullo che pareggia e storna nella nuova data il corrispettivo e i relativi movimenti di magazzino, casa e promozione. 

Il nuovo tipo documento di magazzino "AnnulloCO" (AN) movimenta i progressivi al contrario del CO.

L’ AN generato può venire sincronizzato col documento AN di Mexal, valorizzando quindi il documento di origine.

Nell’indagineConto il tipo documento rimane scontrino, mentre il tipo conto è .

• Scontrino cortesia per articolo – se selezionato permette di stampare uno scontrino cortesia per ogni articolo presente nel conto iniziale. La funzione è riferita solo alla stampa fiscale; in caso lo scontrino cortesia venga emesso su stampante grafica con relativo layout, il taglio (per ogni articolo) andrà settato sul layout.
• Scontrino cortesia diviso per qtà riga”- abilitata solo se attiva anche “Scontrino cortesia per articolo” . Attivandola viene stampato un numero di scontrini cortesia, pari alla quantità riportata nelle righe di vendita.

Ad esempio se si ha un conto con:

• 3 articolo A
• 2 articolo B

vengono stampati 5 scontrini cortesia, 3 per il primo articolo A, 2 per il secondo articolo B.

N.B. Nel layout di stampa il valore del NumeroRiga conterrà un progressivo dei vari biglietti stampati

• Importo controllo Antiriciclaggio – permette di personalizzare l’importo a partire dal quale si vuole visualizzare il messaggio non bloccante “Attenzione, l'importo dei contanti supera il valore impostato in configurazione per l'antiriciclaggio. Proseguire?” se l’importo da pagare supera i 1000,00 € (mille Euro) e viene utilizzato il tipo pagamento Contanti. alla conferma del messaggio è possibile chiudere normalmente il conto.
• Importo controllo spesometro: consente di configurare la soglia relativa allo spesometro. Il valore predefinito è 3600 euro.
• Bollo, importo / articolo: campo in cui il valore di default dell'importo viene valorizzato a: 77,47, ciò significa che se la fattura supera tale importo, relativamente a importi esenti, viene applicato un bollo di default di 2 euro. (valore del bollo comunque modificabile in caso di Articolo settato).
• Campo a fianco rispetto a Bollo, importo / articolo: in cui inserire l’articolo per valorizzare il bollo.

Il valore articolo, riportato a fianco, può essere lasciato vuoto e non è obbligatorio, è possibile però settarlo con un articolo sia generico che non.
Se l'articolo è generico, quando viene riportato in conto, al calcolo del bollo, verrà anche chiesto l'importo, diversamente, se non è generico, verrà preso l'importo valorizzato a listino.

Se l'importo viene lasciato a 0, in anagrafica articolo e relativi listini, verrà inserito di default il valore di 2€ che corrisponde al valore di default.
L'articolo che si va a configurare per il bollo, in ogni caso, deve avere come aliquota, un'aliquota iva esente e deve avere attivo il flag: "Applica bollo" ed "Escludi da sconti e storni".

In caso di articolo settato in Opzioni installazione - avanzate e se il totale delle esenzioni con bollo supera la soglia configurata (>=0), questo verrà caricato in conto se alla pressione del tasto Fattura alla domanda di applicarlo, si deciderà se aggiungerlo.

Diversamente, se non viene configurato l'articolo, verrà messo il flag "Bollo virtuale" e relativo "Importo bollo" nei Dati fattura elettronica e quindi nell'xml.

• Campi obbligatori cliente: questa azione consente di indicare i campi obbligatori per il salvataggio di un cliente.

Sono gestiti tutti i campi anagrafici, il codice tessera, le coordinate bancarie, le condizioni commerciali, le particolarità e gli appunti.

• Chiave cliente - può assumere i seguenti valori:
• Nominativo + CF/PIVA: viene effettuato il controllo sulla ragione sociale, partita iva e codice fiscale;
• Nominativo + email: viene effettuato il controllo sulla ragione sociale ed email, inoltre controlla anche l'univocità della email, la qualche però può essere facoltativa almeno ché non la si metta come campo obbligatorio nel cliente;
• Nominativo + Tessera: viene effettuato il controllo sulla ragione sociale e tessera, la tessera è comunque univoca ma può essere opzionale almeno ché non la si metta come campo obbligatorio nel cliente;
• Nominativo + CF=Tessera: effettua il controllo come nel primo caso, ma con l'automatismo che imposterà il codice fiscale = al codice tessera; questa modalità non è più necessaria ma rimarrà per retrocompatibilità e andrà a sostituire la vecchia opzione "copia codice tessera nel codice fiscale" che è stata rimossa.

Il campo impatta non solo sui clienti ma anche sui fornitori e sul personale. Modificando l'opzione, per prima cosa il programma verifica la coerenza dei dati già presenti e se non sono coerenti non consente l'applicazione della nuova opzione; ad es. mettendo nominativo + email, se ci sono email duplicate non è possibile attivare l'opzione, occorre prima bonificare i dati presenti.

In fase di salvataggio anagrafica cliente si attiva il controllo di chiave in base all'opzione impostata.
In fase di replica dati tra Retail/Menu l'algoritmo di ricerca segue la nuova logica: Codice rete -> Codice mexal -> Codice tessera -> Ricerca per chiave configurata quindi uno dei tre casi sopra: 1,2 e 3.
In fase di replica dati con Mexal viene indicata a Mexal il tipo di chiave usata su Menu in modo che possa essere effettuata la stessa ricerca, quindi l'algoritmo prima parte ad effettuare il controllo con il Codice mexal, poi se non trova passa a uno dei tre casi: 1,2 e 3.

• Controllo correttezza valori: se abilitato il programma effettua il controllo sull'integrità dei campi dell’anagrafica cliente (telefono, email).

N.B. Di default tale opzione è disattivata, quindi non vengono effettuati controlli.

• "P.IVA/CF": tale opzione può assumere 3 valori relativamente al controllo della P.IVA/CF:

- nessun controllo -> solo avviso non bloccante se non corretta

- univocità -> controlla che la PIVA/CF sia univoca + avviso non bloccante se non corretta

- correttezza e univocità (bloccante) -> controlla che la PIVA/CF sia univoca e anche corretta (fa il blocco, non solo l'avviso)

• Se viene selezionato il valore: Univocità si abilita sotto l’opzione: "non considera clienti duplicati"; se si attiva l’opzione non sono considerati nel controllo le anagrafiche clienti disattivate e il programma avvisa nel caso di una riattivazione d’anagrafica doppia.
• Gestione barcode gratta e vinci: configurando il valore “Barcode 4 caratteri (senza magazzino)”, leggendo in fase di conto un codice a barre di 16 o 24 caratteri (lunghezza dei codici a barre dei gratta e vinci), vengono considerati solo i primi 4 caratteri, che identificano il tipo di gratta e vinci. In questo modo è possibile creare tanti articoli quanti sono i tipi di gratta e vinci configurando come codice i primi 4 caratteri (fissi) del tipo del gratta e vinci (es: “1001”, “1011”, ecc). Senza questa opzione occorrerebbe inserire gli articoli manualmente in quanto non verrebbero riconosciuti.
• Gestione promozione Resi

In caso venga effettuato il reso di un articolo venduto quando era attiva una o più promozioni è possibile impostare differenti opzioni per l’applicazione del prezzo. Le opzioni di applicazioni sono le seguenti:

• Applica promozione attuale - se in fase di reso è attiva una promozione ed in conto ci sono i presupposti per la sua applicazione allora il prezzo di reso dell’articolo seguirà la regola di tale promozione
• Cerca vendita – viene aperta la finestra Sconto promozione su resi impostata per default sull’opzione Cerca prezzo di vendita, è cura dell’operatore impostare il tipo di documento e relativo progressivo con cui è stato venduto l’articolo; una volta confermate le informazioni del documento di vendita il prezzo di reso viene automaticamente impostato pari al prezzo della relativa vendita.

Nota Bene: in caso vena impostata tale opzione per il reso articolo, deve essere indicato il progressivo del documento del programma

• Non abilitata –viene lasciato il prezzo di vendita come prezzo di reso e non vengono applicate scontistiche
• Prezzo manuale - viene aperto il tastierino numerico che permette l’imputazione manuale del prezzo con cui deve essere reso l’articolo.
• A richiesta – viene aperta la finestra Sconto promozione su resi in cui impostare l’opzione da applicare, tra quelle indicate sopra, per il prezzo dell’articolo reso. L’unica opzione non attivabile a richiesta risulta essere “Applica promozione attuale”
• Ultimi conti – viene aperta una finestra con la lista degli ultimi conti emessi nel quale è presente l’elemento da rendere. Selezionando uno di questi conti viene applicato il prezzo ivi presente.
• Chiedi conferma avvenuta stampa:

Per i soli documenti con stampa grafica (che passano dallo spooler di windows) è stata inserita l’opzione “Chiedi conferma avvenuta stampa” in opzioni installazione – scheda opzioni avanzate – varie, per chiedere all’utente se la stampa è avvenuta con successo.



La finestra di conferma prevede tre risposte:

• Sì: chiude la finestra di conferma
• Ristampa: viene effettuata una ristampa dello stesso documento e rifatta la domanda
• Annulla: viene riaperta la finestra del conto, l'utente può apportare delle modifiche (quelle consentite dai conti chiusi) e poi stampare nuovamente con il tasto "Ristampa".



OPZIONI SCADENZARIO

Questi campi consentono di gestire automatismi ed inserimenti sia di scadenze per conti o documenti di magazzino in parte non pagati sia di movimentazioni di cassa.

• Abilita scadenzario automatico clienti – permette in fase di conto di generare, qualora si stia chiudendo un conto per il quale non sono state inserite scadenze e presenta una quota non pagata, una scadenza automaticamente per l’intero importo sospeso (contesto ciclo attivo).
• Abilita scadenzario automatico fornitore – permette in fase di salvataggio e chiusura di un documento di magazzino, quale Fattura a Fornitore o Reso da Fornitore, di creare automaticamente una scadenza per l’intero importo residuo, se per il documento in oggetto non sono state inserite scadenze di pagamento ed è presente una quota non pagata (contesto ciclo passivo).
• Abilita registrazione automatica prima nota cassa – permette di generare movimentazioni di cassa automaticamente derivate dai pagamenti registrati per i conti (se provenienti da movimentazioni del ciclo attivo), oppure da scadenze di pagamento pagate per documenti di magazzino, FF o RF (se provenienti da movimentazioni del ciclo passivo).
• Abilita registrazione manuale prima nota cassa – permette di inserire manualmente nuove movimentazioni di cassa extra, non derivate cioè da cicli passivi (FF o RF) o da cicli attivi (conti) ma direttamente associati a fornitori o clienti presenti in Passepartout Plan, e che saranno oggetto di calcolo sia per il parziale cassiere giornaliero sia per la chiusura giornaliera. Nel caso non sia abilitata è possibile comunque inserire movimenti cassa non legati alla prima nota.
• Abilita reg. prima nota per caparra - se viene attivata tale opzione è possibile gestire i movimenti cassa con le caparre, facendo un report poi dalla prima nota cassa.
• Incassando una caparra viene generato il movimento cassa
• Se cambia successivamente l'importo (non l'utilizzo) della caparra viene aggiornato il movimento cassa
• Cancellando una caparra viene cancellato il movimento cassa
• Utilizzando una caparra in conto non viene generato un secondo movimento cassa

Nella gestione monetica:

• Inserendo una cauzione è generato il movimento cassa
• In fase di resa cauzione è generato un movimento cassa di storno sia per la cauzione che per l'eventuale residuo caparre non utilizzate
• Causale: - permette di impostare una causale per la registrazione di prima nota della caparra.

OPZIONI SCONTO E MAGGIORAZIONI IN CONTO

L'opzione "Sconto di testata" (che ha preso il posto della precedente "Dividi sconto sulle righe del conto") può essere impostata con uno dei seguenti valori:

• Crea riga sconto, abilita il campo sottostante: “articolo per sconto come riga” che permette di impostare un articolo sul quale totalizzare tutto lo sconto del conto.
• Dividi sulle righe (corrisponde al vecchio flag "Dividi sconto sulle righe del conto" attivo.) e permette di spalmare lo sconto sulle righe del conto.
• Lascia in testata conto (corrisponde al vecchio flag "Dividi sconto sulle righe del conto" non attivo.) che lascia lo sconto come sconto di testata.

L'opzione "Crea riga nota per lo sconto di testata" disponibile nel caso sia impostato Sconto di testata = Lascia in testata conto, se selezionata, fa si che alla chiusura del conto venga creata una riga Nota per lo sconto manuale, a percentuale, di testata.

L'opzione "Maggiorazione di testata" permette di impostare le seguenti opzioni:

• Crea riga maggiorazione, abilita il campo sottostante: “articolo per maggiorazione” che permette di impostare un articolo sul quale totalizzare tutto il servizio del conto.
• Lascia in testata conto imposta la maggiorazione sulla testata del conto.

Nota Bene: gli articoli utilizzati per l’opzione “articolo per sconto come riga” e “articolo per maggiorazione” devono essere articoli di tipo Semplice ed i caso sia previsto l’interfacciamento con Mexal è necessario che questi articoli siano di S (spesa)

Le opzioni per configurare gli articoli sconto/maggiorazione sono le stesse della scheda magazzino, una modifica in una scheda si riflette anche sull'altra.

E’ possibile avere il servizio ristorante come riga del conto previa codifica dell'articolo con IVA (se non si vuole scontare si fa l'articolo con sconto max a 0).

E’ possibile eseguire l’opzione per avere anche lo sconto come riga.

PRENOTAZIONI

Attraverso questo gruppo di campi si impostano gli intervalli temporali di visualizzazione del planning ed alcuni comportamenti che il programma dovrà adottare in fase di presa di una prenotazione:

• Intervallo planning: questo campo permette di sceglie la granularità predefinita del planning, granularità intesa come intervallo predefinito della linea del tempo) che va da un minimo di 5 minuti ad un massimo di un’ora. un caso d’uso potrebbe essere quello di grandi centri termali, dove sono presenti molte risorse specializzate, che eseguono solo determinati servizi tutti della stessa durata o solo di due durate differenti. Oltre alle impostazioni temporali predefinite è possibile scegliere l’impostazione automatica, che stabilirà la granularità del planning in base alla durata dei servizi fissati. In un’installazione multi risorsa generica, come centri estetici con più dipendenti, dove ogni dipendente (estetista) può eseguire servizi di vario tipo e durata, si è in presenza di risorse che fanno un po’ di tutto In questo caso risulta utile il calcolo automatico della granularità del planning, impostato sul massimo comun divisore: vengono presi in considerazione i tempi di durata dei diversi servizi eseguibili e tra questi viene preso il numero più grande per il quale possono essere tutti divisibili. Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione del planning ottimale e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il servizio voluto.

Esempio risorse specializzate:

Nell'immagine, ad esempio, viene mostrato un planning per un centro dove le risorse eseguono solo servizi da 30 e da 60 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning a 30 minuti, così che le prenotazioni da 30 minuti occupino 1 sola cella mentre i servizi da 60 minuti occuperanno 2 celle ciascuno. Questo scenario ha una mole di dati notevole, e per poter essere velocemente gestito da planning risorse è necessario che una cella del planning corrisponda ad un servizio:



Esempio risorse non specializzate: un caso d’uso potrebbe essere quello di centri estetici con più dipendenti, dove ogni dipendente (estetista) può eseguire servizi di vario tipo e durata, non si è quindi in presenza di risorse specializzate che eseguono solo un insieme ristretto di servizi, ma risorse generiche che fanno un po’ di tutto. Nella figura mostrata sotto, ad esempio, viene mostrato un planning per un centro dove le risorse eseguono servizi di varia durata, da un minimo di 20 ad un massimo di 120 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning Automatico, così che la barra del tempo abbia un intervallo di 10 minuti (viene impostato un intervallo da 10 minuti poiché i vari tempi di produzione sono 10, 20, 30, 40, 50, 60, 90 e 120) In questo modo le prenotazioni da 20 minuti occuperanno 2 celle, come indicato in figura per la prenotazione di Lucarelli Elisa, mentre le prenotazioni prese per servizi da 30 minuti occuperanno 3 celle ciascuno, come mostrato in figura per Alberani Matteo:



Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione del planning ottimale e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il servizio voluto. Questi diversi tipi di impostazioni sono stati studiati per mostrare all’utente, in ogni situazione, la disponibilità delle risorse e la possibilità di prendere una prenotazione nella fascia oraria voluta. In ogni caso nella finestra del planning sono disponibili i pulsanti di zoom per aumentare e diminuire il dettaglio.

• Risorse: questo campo permette di sceglie la granularità predefinita del planning risorse, granularità intesa come intervallo predefinito della linea del tempo che va da un minimo di 5 minuti ad un massimo di un’ora.
• Planning predefinito: in questo campo si sceglie come suddividere la finestra del planning, cioè se visualizzare le prenotazioni su singolo giorno, per settimana o per risorsa. In caso di suddivisione per giorno o settimana vengono visualizzate altrettante colonne:



nel caso venga impostata la visualizzazione Risorsa il planning viene suddiviso in tante colonne quante sono le risorse configurate:



Colore – in questo campo è possibile definire la scelta del colore per ogni prenotazione, tale scelta può essere impostata in una dell tre modalità elencate di seguito:



• Servizio – il colore che verrà visualizzato in planning prenotazioni sarà quello definito nell'anagrafica servizio o in alternativa nella relativa categoria, utile per identificare a colpo d'occhio il tipo di servizio; in base all'immagine mostrata sopra si può notare che i servizi "Doccia Extreme Bassa Pressione" e "Humage",inseriti in planning come da immagine mostrata sotto, vengono visualizzati in base ai colori di sfondo e testo impostati rispettivamente in anagrafica servizio e anagrafica categoria.



• Risorsa - il colore che verrà visualizzato in planning prenotazioni sarà quello definito nell'anagrafica risorsa, utile per identificare a colpo d'occhio la risorsa associata; in base all'immagine mostrata sopra si può notare che i servizi "Doccia Extreme Bassa Pressione" e "Humage", inseriti in planning come da immagine mostrata sotto, vengono visualizzati con colori diversi e che il servizio "Aerosol" viene mostrato in base al colore di sfondo e testo impostato in anagrafica Risorsa.



• Nessuno – il colore visualizzato sarà quello definito manualmente nella prenotazione, utile in caso di gestioni personalizzate;



Nota bene: nel caso il colore venga definito in fase di prenotazione, questo ha la precedenza sugli altri colori, mentre se in fase di prenotazione non viene definito alcun colore, viene utilizzato il colore in base all'impostazione descritta sopra.

• Stile prenotazione - tramite la scelta impostata è possibile decidere se voler visualizzare la Finestra prenotazione in maniera semplificata, contenente solo i campi essenziali e le opzioni utilizzate più di frequente, o se visualizzare la modalità avanzata in modo da avere a disposizione tutti i campi e le opzioni impostabili al fine di avere una maschera di prenotazione il più dettagliata possibile;
• Mostra solo l’orario lavorativo: se si attiva questa opzione e non vi sono prenotazioni fissate fuori orari o giorni lavorativi il planning prenotazioni mostrerà esclusivamente orari e giorni lavorativi. In caso vi siano orari spezzati, in corrispondenza degli orari non lavorativi verrà mostrato un tratteggio. Ad esempio, se solitamente l’azienda apre alle 07:00, e nei giorni di Domenica, apre alle 12:00, questo orario verrà impostato come orario di partenza per la linea del tempo, la linea del tempo mostrerà come orario minimo le 07:00, e per il giorno di Domenica verrà visualizzato il tratteggio per l’orari oche va dalle 07:00 alle 12:00, come mostrato in figura sotto. Questo tipo di visualizzazione risulta molto utile in caso di interi giorni di chiusura, poiché questi non verranno visualizzati:



In caso non venga impostata tale opzione, la linea del tempo non inizierà alle 07:00 ma alle 00:00 e terminerà allo stesso orario, verrà comunque mostrato il tratteggio per gli orari non lavorativi, come mostrato in figura sotto;

• Abilita controllo risorse: se si attiva questa opzione, nel momento in cui si inserisce un servizio all’interno di una prenotazione, il programma verifica se le risorse coinvolte dal servizio sono presenti ed in caso negativo non permette l’inserimento del servizio. Se non si attiva questa opzione è comunque possibile assegnare il servizio;
• Consenti overbooking: se si attiva questa opzione è possibile fissare in prenotazione un servizio anche se le risorse che richiede sono già impegnate in quella data e ora. Il programma evidenzierà in colore arancione il fatto che una o più risorse sono impegnate in un altro prenotazione.
• Nascondi Data schede cliente: se selezionata la colonna Data presente nella scheda "Schede", in Anagrafica Cliente, non viene resa visibile.
• Mostra prenotazioni come contratto: selezionando questa opzione, nella finestra dei contratti saranno caricate anche le prenotazioni e quindi sarà possibile visualizzare in una sola finestra le prenotazioni, i relativi servizi e gli eventuali acconti.
• Finestra contratti pred.: selezionando questa opzione, attiva solo se è selezionata l’opzione “Mostra prenotazioni come contratto”, viene aperta la finestra del contratto, anziché quella della prenotazione, quando l’utente apre una prenotazione esistente dal planning.
• Raggruppa servizi: se si attiva questa opzione, i servizi nella finestra prenotazione sono visivamente raggruppati.

OPZIONI PRIVACY - GDPR

In questa versione vengono introdotte una serie di opzioni e funzionalità utili per consentire ai clienti di implementare le procedure richieste dal nuovo regolamento privacy GDPR. Le nuove funzionalità sono opzionali ed è responsabilità dei clienti decidere se e come attivarle in ottemperanza al regolamento.

Opzioni anagrafica utente:

• "Scadenza utente": data di scadenza di un account utente che entra nel gestionale, per default nulla, se viene valorizzata l'utente si disattiva automaticamente in un determinato giorno. Rimane sempre valido anche il flag manuale Attivo / Non attivo.
• "Reset password al primo accesso": se viene attivata il gestionale chiede all'utente al primo login utile di cambiare la password.

N.B. Il controllo del cambio password viene effettuato ogni volta che si riavvia il server e ogni volta che viene effettuata la chiusura giornaliera.

Opzioni generali (opzioni di installazione – scheda Avanzate – sezione Opzioni Privacy):

• "Abilita controllo robustezza password": se viene attivata tutte le nuove password inserite verranno controllate e ammesse solo se superano il livello minimo di sicurezza che consiste nell'essere lunga almeno 8 caratteri e contenere almeno un numero o un carattere speciale, inoltre non è più accettata la password admin per l’utente admin.
  Anche se tale opzione non viene attivata, nella maschera di cambio password è sempre calcolato e visualizzato come avviso il livello di robustezza della nuova password.
• “Scadenza password”: indica i mesi di durata di una password, superati i quali chiede agli utenti al login di cambiare password controllando che la nuova password inserita non sia uguale alle ultime 10 utilizzate. Per default tale opzione è impostata a 0 che significa non attiva quindi nessuna scadenza password.
• "Tentativi di accesso max": quante volte l’utente può sbagliare la password al login, nel caso di superamento del limite si possono verificare 2 casistiche:
• Account non amministratore: l'account viene disattivato (flag attivo/non attivo) e viene mandato un avviso di sicurezza all’indirizzo email specificato nell’opzione “Email avvisi di sicurezza”, l’invio email avviene con le impostazioni specificate nella configurazione delle notifiche
• Account amministratore: l'account non può essere bloccato, viene solo mandato l’avviso di sicurezza

Opzione anagrafica cliente “Invio notifiche App” (per abilitare l’invio di notifiche commerciali tramite MySelf) in aggiunta alle opzioni già presenti “No privacy” e “Invio notifiche automatico” che è stata rinominata in “Invio notifiche sms/email”.

Funzione di anonimizzazione cliente: se un cliente richiede di essere rimosso dalla base dati, se tale anagrafica è stata utilizzata in prenotazioni, conti, documenti, ecc. non è possibile cancellarla fisicamente se non rimuovendo prima tutte le transazioni che la referenziano. In alternativa è ora disponibile la funzione di anonimizzazione che maschera tutti i campi anagrafici del cliente rendendolo non più riconoscibile e riconducibile alla persona fisica (nome/cognome/ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, recapiti, ecc.). Questo consente di mantenere a storico tutte le statistiche di vendita senza risalire al cliente effettivo.

Avvisi e limitazioni:

• Se per il cliente risultano fatture emesse la funzione non eseguibile (la normativa civilistica/fiscale ha priorità sulla privacy)
• In caso di cliente sincronizzato con Mexal, quindi con codice Mexal associato, la funzione non è attualmente disponibile poiché su Mexal non è supporta
• Se per il cliente risultano dei sospesi da pagare la funzione non eseguibile
• Se il cliente ha acconti o caparre aperte, viene dato l’avviso non bloccante di consultazione scheda saldi

La funzione è disponibile in modalità batch anche dall’indagine clienti.

Attenzione: modificando la ragione sociale, la partita IVA e il codice fiscale del cliente, in caso di sincronizzazione con Replica Dati è opportuno effettuare la procedura su clienti già sincronizzati e allineati con le altre installazioni, in questo modo tramite codice rete il cliente viene comunque individuato e variato in tutta la rete.

Altre opzioni disponibili utilizzabili per il GDPR:

• Retention Log Operazioni: è possibile impostare la retention del log su 6 mesi come richiesto dal regolamento
• Connessioni al server: è possibile attivare la criptazione delle connessioni per tutti i servizi, da questa versione anche per Client Web e App MySelf/Point
• Riesame delle utenze: secondo il regolamento, periodicamente è necessario effettuare un riesame degli account attivi e disabilitare quelli obsoleti, questo è possibile tramite l’indagine utenti che contiene tutte le informazioni necessarie allo scopo