Per inserire in Agenda una nuova attività/scadenza/appuntamento è possibile cliccare sul Nuovo( ) presente nella parte bassa della maschera o, in alternativa cliccare direttamente sul periodo desiderato (giorno o fascia oraria)

In entrambi i casi infatti verrà aperta la maschera di inserimento nuova attività

suddivisa in due distinte sezioni.

All’interno della sezione “Nuova Attività” è possibile indicare un valore per i seguenti campi:

• Oggetto: consente di indicare l’oggetto dell’ attività/scadenza in esame
• Giorno Intero: consente se attivato, di assegnare all’attività in esame, come durata l’intero giorno
• Inizio / Fine: consente di indicare lo specifico intervallo orario da assegnare all’attività in esame
• Descrizione: consente di specificare il dettaglio dell’attività in esame
• Calendario: consente di indicare, selezionandolo dall’apposito menu a tendina, lo specifico Calendario cui assegnare l’attività in esame
• Ripeti attività: consente di decidere se l’attività in esame dovrà essere o meno ripetuta nel tempo. Nel momento in cui si dovesse decidere di creare un attività ripetuta nel tempo sarà poi necessario indicarne anche la frequenza (giornaliera, settimanale, mensile, annuale), il numero di ripetizioni e/o l’eventuale scadenza.

E’ possibile impostare la frequenza (giornaliera, settimanale, mensile, annuale) della ricorrenza, il numero di ripetizioni e/o l’eventuale scadenza.

ATTENZIONE! è possibile distinguere un’occorrenza derivante da un’attività/scadenza ripetitiva rispetto a una normale attività, grazie alla presenza, sulla destra dell’attività stessa, di una piccola icona raffigurante un orologio

All’interno della sezione “Stato Attività” è invece possibile impostare un valore per i seguenti campi:

• Stato: consente di impostare selezionando tra Pianificata, Annullata, Completata, Scaduta lo specifico Stato da assegnare all’attività in esame
• Notifica Cambio Stato: consente di decidere se attivare o meno eventuali notifiche SMS o Email (indirizzate ai destinatari della specifica attività) nel momento in cui l’attività in esame dovesse cambiare di stato

ATTENZIONE! Lo stato di un’attività o di un appuntamento deve essere modificato manualmente dall’utente e NON cambia in automatico sulla base della data e dell’orario attuali.

Inoltre un’ attività potrà essere posta nello stato di “Scaduta” solo se la sua data dovesse essere minore o uguale alla data corrente

Le notifiche via Mail o SMS potranno contenere il solo oggetto o l’intero testo dell’attività inserita in agenda, dipendentemente da quanto impostato nella combo box posta immediatamente a fianco del relativo check di notifica.

In questo senso è bene sottolineare che il testo della mail e degli sms di notifica sul cambio di stato di un’attività conterrà indicazioni relativamente all’utente che ha effettuato il passaggio di stato e ovviamente all’attività (oggetto, data e intervallo orario) oggetto del cambiamento stesso. Tale testo è cablato all’interno dell’applicazione e non può essere modificato.

Per le notifiche via SMS in caso di errori nell’invio del messaggio verrà visualizzato un warning con la causa del problema (ad esempio potrebbe essere visualizzato un messaggio in caso di esaurimento SMS).

ATTENZIONE! per abilitare la funzione di invio SMS, ed il relativo check, è necessario che l’amministratore del sito si registri sul sito http://www.smshosting.it e specifichi poi Login e Password, fornite in fase di registrazione al servizio, all’interno dei parametri di configurazione del proprio sito web (sezione “Posta/SMS” del Wizard). I pacchetti di SMS devono essere acquistati direttamente dal sito http://www.smshosting.it.

ATTENZIONE! il flag SMS verrà visualizzato unicamente nel caso in cui l’utente attualmente loggato appartenga d un gruppo abilitato all’invio degli SMS.

• Utenti e Gruppi: consente di indicare il / i destinatari dell’attività / scadenza in esame

Come già visto per i Messaggi, anche in questo caso i possibili destinatari possono variare in relazione al particolare utente attualmente loggato.

Per selezionare uno dei possibili destinatari è sufficiente cliccare sul pulsante Inserisci Utenti ( ). In questo modo verrà infatti visualizzata la maschera “Destinatari” contenente una lista, organizzata ad albero, di tutti i possibili destinatari dell’attività.

All’interno di questo elenco è possibile distinguere evidenziati in:

• verde gli utenti di tipo CLIENTE AREA RISERVATA (utenti abilitati ad accedere in area riservata)
• azzurro gli utenti di tipo AGENTE;
• arancione gli utenti di tipo CLIENTE (utenti non abilitati ad accedere in area riservata)
• rosso i vari gruppi utente;

Per inserire un nuovo destinatario sarà quindi sufficiente selezionarlo dall’elenco sopra evidenziato, mettendo l’apposita spunta, e cliccare poi sul relativo pulsante di conferma.

Per eliminare invece uno dei destinatari inseriti è sufficiente selezionarlo e cliccare poi sul pulsante Rimuovi Utente ( ).

NOTA BENE: per maggiori informazioni relativamente alle diverse tipologie di utenti che possono avere accesso all’Area Riservata del sito E-commerce si veda anche la sezione “Utenti – Utenti Sito - Utenti Area Riservata – Tipologia Utenti Area Riservata” di questo manuale.

ATTENZIONE! Non è possibile selezionare lo specifico calendario dell’utente destinatario in cui andare a salvare l’attività che si sta creando

In conseguenza di ciò eventuali nuove attività saranno inserite sempre e soltanto nel calendario predefinito dei relativi destinatari.

Starà poi al singolo destinatario decidere, eventualmente, di spostare queste attività in specifici calendari da lui gestiti

• Attività Propria: consente, se attivato, di inserire l’attività in esame non solo nell’agenda dei destinatari selezionati ma anche all’interno della propria agenda.

ATTENZIONE! nel caso in cui il check “Attività Propria” venga deselezionato, l’attività/scadenza che si sta realizzando finirà unicamente nell’Agenda dei destinatari selezionati

• Notifica Lettura Attività: consente di decidere se attivare o meno eventuali notifiche SMS o Email che verranno inviate al creatore dell’attività nel momento in cui il / i destinatario dovessero visualizzarne il dettaglio
• Promemoria: consente di attivare specifici promemoria, con relative notifiche ai destinatari, legati alla scadenza dell’attività in esame

Per attivare un promemoria è necessario, ovviamente, indicare, selezionandola tra le opzioni disponibili, quanto prima della scadenza della attività dovrà essere inviata ai destinatari la relativa notifica.

Fatto questo i check “Email” “Google” e “SMS” consentiranno di decidere se la notifica dovrà rispettivamente:

• Essere inviata via mail
• Essere impostata anche sulla corrispondente attività inserita nel calendario google (si ricorda che l’opzione “Google” sarà disponibile solo nel caso in cui sia stata configurata in maniera corretta l’integrazione tra il proprio sito e Google Calendar)
• Essere inviata via SMS

ATTENZIONE!: ovviamente affinché tutte le notifiche possano essere recapitate in maniera corretta è indispensabile che i relativi destinatari abbiano inserito sul gestionale, nei campi “Telefono” e “E-mail” della loro anagrafica, un numero di cellulare ed un indirizzo mail valido.

Una volta impostati correttamente tutti i parametri di configurazione dell’attività, il pulsante “Salva” presente nella parte alta della maschera consentirà di salvare queste stesse impostazioni e di inserire quindi l’attività in agenda.

In questa fase se è stata correttamente configurata l’integrazione tra il proprio sito e Google Calendar, e il destinatario dell’attività dovesse aver attivato la sincronizzazione con i suoi calendari google, l’attività in questione oltre ad essere inserita nella sua Agenda Passweb (e, nello specifico, nel suo calendario predefinito) verrà automaticamente riportata anche all’interno del calendario google eventualmente associato a quello che è il suo calendario predefinito.

In particolare, in fase di creazione dell’attività all’interno del calendario di google, verranno trasferite le seguenti informazioni:

• Oggetto dell’ attività – verrà utilizzato come Titolo dell’attività sul calendario di google
• Intervallo orario
• Descrizione
• Frequenza delle ricorrenze – per attività ripetitive
• Promemoria – posto di aver attivato il relativo check in fase di configurazione dell’attività inserita in Agenda