Come evidenziato nei precedenti capitoli di questo manuale volendo è possibile condividere la propria Agenda con una serie di destinatari selezionando per ciascuno di essi gli specifici permessi di condivisione (lettura, scrittura, modifica).

Allo stesso modo è ovviamente possibile accedere alle agende condivise da altri utenti con i livelli di accesso impostati in fase di condivisione

Per eseguire questo tipo di operazione è necessario cliccare sul pulsante “Condividi Agenda” ( ) presente nella parte bassa della pagina

Cliccando su questo pulsante verrà infatti visualizzata la maschera “Condividi Agenda”

all’interno della quale poter visualizzare gli utenti con i quali è attualmente condivisa la propria agenda oltre che, ovviamente, poterne selezionare di nuovi.

Per condividere la propria agenda con un determinato utente è necessario cliccare sul pulsante “Inserisci Utente” ( ), selezionarlo dal relativo menu ad albero e cliccare, infine, sul pulsante “Conferma” presente nella parte alta della maschera di selezione degli utenti

Nello specifico, sarà quindi possibile condividere la propria agenda con:

• interi gruppi figlio (collocati quindi ad un livello più basso della struttura gerarchica)
• interi gruppi padre (collocati quindi ad un livello più alto della struttura gerarchica)
• con i singoli utenti di questi gruppi.

NOTA BENE: la condivisione della propria agenda con i singoli utenti di gruppi padre del proprio gruppo di appartenenza dipende da come è stato impostato, per il gruppo in esame, il parametro “Comunicazione Livello Superiore”.

Come precedentemente evidenziato, non solo è possibile condividere la propria agenda con uno o più utenti, ma per ciascuno di essi è anche possibile specificare i permessi di condivisione definendo quindi se lo specifico utente potrà accedere all’agenda condivisa in sola lettura, in modifica o in scrittura.

Selezionando infatti uno degli utenti con cui si è deciso di condividere la propria agenda, nella parte bassa della maschera di condivisione, verrà abilitata un’ulteriore sezione mediante la quale poter specificare i permessi da assegnare

Relativamente ai singoli permessi occorre poi sottolineare che:

• Lettura: assegnando questo permesso l’utente non avrà la possibilità di creare, nell’Agenda condivisa, nuove Attività.

Potrà visionare il dettaglio delle attività inserite dal proprietario dell’Agenda, ma non potrà apportare ad esse nessun tipo di modifica né a livello di contenuti né a livello di fascia oraria, né tanto meno potrà eliminare tali attività.

• Scrittura: assegnando questo permesso l’utente avrà la possibilità, nell’Agenda condivisa, di visionare il dettaglio delle attività inserite dal proprietario dell’agenda, ma non potrà apportare ad esse nessun tipo di modifica né a livello di contenuti né a livello di fascia oraria, né tanto meno potrà eliminare tali attività.

Rispetto al caso precedente, con questa tipologia di permessi, l’utente avrà però la possibilità di creare delle nuove attività nell’agenda condivisa oltre che, ovviamente, di poter gestire queste nuove attività in maniera completa potendo quindi modificarle e/o eliminarle.

• Modifica: assegnando questo permesso l’utente avrà il controllo completo dell’agenda condivisa.

Potrà quindi creare tranquillamente nuove attività e avrà anche la possibilità di modificare e/o eliminare le attività inserite direttamente dal proprietario dell’Agenda

NOTA BENE: i permessi di Modifica sono prioritari rispetto a quelli di Scrittura/Lettura.

ATTENZIONE! Relativamente ai calendari gestiti all’interno di una determinata Agenda, questi potranno essere creati / modificati / eliminati unicamente dal proprietario di quella stessa Agenda

Ciò significa, dunque, che indipendentemente dai permessi assegnati ad un’ Agenda condivisa l’utente che NON NE E’ proprietario potrà unicamente filtrare le attività presenti in quell’agenda sulla base dei calendari già presenti e non potrà mai crearne di nuovi, né tanto meno modificare e / o eliminare quelli esistenti.

ATTENZIONE! Condividendo la propria agenda sia con un gruppo di utenti che singolarmente con uno specifico utente dello stesso gruppo, i permessi assegnati allo specifico utente sono prioritari rispetto a quelli assegnati al gruppo

Supponendo dunque di assegnare al gruppo il permesso di modifica e al singolo utente il permesso di lettura, quest’ultimo avrà sull’Agenda in esame il permesso di Lettura.

Nel momento in cui l’esigenza dovesse essere quella di escludere dalla condivisione un’utente e/o un gruppo precedentemente aggiunto sarà sufficiente aprire nuovamente la maschera di condivisione dell’agenda, selezionare l’utente e/o il gruppo desiderato tra quelli con cui si era precedentemente deciso di condividere l’Agenda ed eliminarlo dall’elenco cliccando sul pulsante “Elimina Utente” ( )

Infine, come già evidenziato nei precedenti capitoli di questo manuale, per poter caricare all’interno della propria area riservata una delle agende condivise, sarà sufficiente visualizzare la colonna Opzioni e selezionare l’utente per il quale si desidera caricare l’Agenda, tra quelli disponibili all’interno del campo “Agende Condivise”

ATTENZIONE! all’interno del campo “Agende Condivise” saranno visualizzati ovviamente, soltanto gli utenti che hanno deciso di condividere la propria Agenda con l’utente attualmente loggato.

Selezionando uno degli utenti presenti in elenco l’intestazione della colonna Agenda cambierà riportando il nome dell’utente proprietario di quella specifica Agenda e, sulla destra, una specifica icona atta ad indicare che quella attualmente caricata non è la propria Agenda ma bensì una di quelle condivise

ATTENZIONE! nel caso in cui sia stata correttamente configurata e attivata l’integrazione con Google Calendar, la creazione di una nuova attività in un’Agenda condivisa potrebbe comportare l’inserimento automatico di questa stessa attività anche nel calendario Google dei vari destinatari.

Ovviamente affinché questo possa avvenire i singoli destinatari dovranno aver attivato, in maniera specifica, dal loro profilo il salvataggio delle attività anche nel loro calendario google