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AGENDA

Nelle tre modalità di visualizzazione, giornaliera, settimanale e mensile questa sezione permette all’utente attualmente loggato di consultare e/o inserire attività scadenze o appuntamenti nella propria Agenda piuttosto che in quella dei propri clienti.

Volendo, inoltre, è possibile fare in modo che le attività inserite in agenda vengano riportate automaticamente anche nel calendario Google dell’ utente destinatario di queste stesse attività.

Per attivare questa funzionalità è necessario innanzitutto, configurare correttamente l’integrazione tra il proprio Sito e Google Calendar, operazione questa a carico dell’amministratore del sito (per maggiori informazioni in merito si veda anche il relativo capitolo di questo manuale “Sito – Preferenze – Integrazioni – Google Calendar”)

Una volta effettuata in maniera corretta questa integrazione, ogni utente abilitato ad accedere in Area Riservata avrà poi la possibilità di decidere, dalla maschera di gestione del suo Profilo (pulsante “Sign in with Google”, sezione “Opzioni Agenda”) se le attività inserite nella sua Agenda dovranno o meno essere automaticamente riportate anche all’interno di uno dei suoi Calendari Google.

NOTA BENE: tenendo conto del fatto che, relativamente all’inserimento di appuntamenti in Agenda, il livello di comunicazione di un utente dipende dal suo gruppo di appartenenza e dalla posizione in cui tale gruppo viene collocato all’interno della struttura gerarchica, occorre fare particolare attenzione nel momento in cui si andrà a definire la gerarchia dei gruppi e degli utenti che andrà poi a regolare le comunicazioni in Area Riservata

ATTENZIONE! Per poter abilitare la sezione “Agenda” è necessario aver attivato la relativa App operando per questo all’interno dell’apposita sezione del Wizard accessibile dal menu “Sito – Preferenze”.

Come si può facilmente osservare l’Agenda è suddivisa in due distinte sezioni: una colonna di destra (colonna “Agenda”) in cui viene inserita l’Agenda vera e propria e una colonna di sinistra (colonna “Opzioni”), attivabile o meno cliccando sull’apposito pulsante, in cui sono inseriti i diversi filtri che possono essere applicati all’Agenda oltre ai controlli necessari per creare, eventualmente, nuovi calendari.

Nello specifico poi, nella parte alta della colonna “Agenda” possiamo trovare, nell’ordine:

  • l’utente cui appartiene l’Agenda attualmente visualizzata. In questo senso infatti è bene evidenziare subito che ogni utente può gestire non solo la propria Agenda ma, volendo, anche quella di altri utenti che hanno deciso di condividere con lui lo loro Agenda (per maggiori informazioni in merito alle opzioni di condivisione si vedano i successivi capitoli di questo manuale)
  • il pulsante Visualizza / Nascondi colonna Opzioni ( ): consente di visualizzare / nascondere la colonna opzioni aumentando / diminuendo di conseguenza l’area di visualizzazione della pagina a disposizione per la colonna Agenda
  • i pulsanti “Precedente / Successivo: consentono di scorrere avanti o indietro, dipendentemente dalla modalità di visualizzazione attiva per l’Agenda, i giorni, le settimane o i mesi
  • il pulsante “Oggi” : attivo nella sola modalità di visualizzazione giornaliera. Consente di riportare il focus sempre sul giorno corrente
  • i pulsanti “Giorno”, “Settimana”, “Mese” : disponibili solo in visualizzazione “Desktop”. Consentono di modificare la modalità di visualizzazione dell’Agenda passando dalla visualizzazione giornaliera a quella settimanale a quella mensile

ATTENZIONE! la modalità di visualizzazione dell’Agenda applicata a default può essere selezionata dalla pagina “Profilo”

ATTENZIONE! In visualizzazione mobile l’unica opzione disponibile è quella dell’Agenda Giornaliera

Per quel che riguarda invece la colonna “Opzioni” troviamo (dall’alto verso il basso):

  • Calendario di selezione del giorno (1) : consente di selezionare uno specifico giorno senza dover per forza di cose scorrere tutta l’agenda con i pulsanti Precedente / Successivo.

Ovviamente utilizzando questo calendario per selezionare uno specifico giorno, l’agenda passerà poi automaticamente in modalità di visualizzazione Giornaliera

  • Selezione Agenda (2): consente di selezionare l’Agenda da visualizzare e sulla quale andare poi ad operare.

All’interno del menu a tendina l’utente potrà trovare, oltre alla propria, anche tutte le Agende degli utenti che hanno deciso di condividere con lui la loro Agenda (in elenco saranno evidenziate dalla presenza di un piccolo asterisco)

Nel momento in cui si dovesse decidere di selezionare una delle Agende condivise l’intestazione della colonna Agenda si modificherà cambiando colore e visualizzando il nome dell’utente proprietario di quella specifica Agenda oltre che, sulla destra, una specifica icona atta ad indicare che quella attualmente caricata non è la propria Agenda ma bensì una di quelle condivise

  • Filtro Attività di (3): consente di filtrare le attività visualizzate in Agenda sulla base dell’utente a cui quelle stesse attività sono state effettivamente assegnate. In fase di creazione di un’attività / scadenza è infatti possibile decidere di inserire quella stessa attività / scadenza solo nella propria agenda o anche in quella di specifici destinatari (per maggiori informazioni relativamente alla procedura di creazione di una nuova attività / scadenza si veda quanto indicato nel successivo capitolo di questo manuale)
  • Filtro / Creazione Calendari (4): consente di visualizzare in Agenda le attività / scadenze assegnate ad uno specifico Calendario.

All’interno di questa sezione verranno visualizzati tutti i Calendari attualmente gestiti con la possibilità di selezionarne anche più di uno alla volta

Per creare un nuovo Calendario cui associare poi determinate attività / scadenze è sufficiente cliccare sul pulsante “Aggiungi Calendario( ) presente a fianco del titolo di questa sezione della colonna Opzioni.

In questo modo verrà infatti aperta la maschera di creazione “Nuovo Calendario

all’interno della quale poter specificare:

  • Nome: nome da assegnare al nuovo calendario
  • Descrizione: descrizione da assegnare al nuovo calendario
  • ID Google Calendar: id del calendario Google con cui sincronizzare il calendario che si sta creando. Campo presente solo nel caso in cui sia stato correttamente attivata l’integrazione tra l’Agenda Passweb e Google Calendar
  • Colore: colore da assegnare al nuovo calendario.

Colore e nome del calendario verranno visualizzati anche in fase di selezione dei calendari da caricare in Agenda. Inoltre, ogni singola attività inserita in Agenda avrà il bordo sinistro colorato esattamente allo stesso modo del calendario cui l’attività stessa è stata associata

  • Predefinito: consente di decidere se il calendario che si sta creando dovrà o meno essere considerato come quello di default. Il calendario predefinito sarà poi evidenziato in grassetto.

ATTENZIONE! ogni attività presente in Agenda deve, per forza di cose, essere assegnata ad uno specifico calendario.

In considerazione di ciò il Calendario Predefinito, ovviamente, non potrà mai essere eliminato

Una volta creato, il nuovo calendario comparirà tra quelli selezionabili, sia in fase di creazione / gestione di un’attività sia in fase di selezione dei calendari da caricare e visualizzare in Agenda.

Nel momento in cui l’esigenza dovesse essere invece quella di modificare o di eliminare uno dei calendari gestiti, sarà sufficiente aprire il menu di selezione dei calendari, cliccando sul relativo menu a tendina, individuare poi, tra quelli presenti in elenco, il calendario desiderato e, infine, cliccare sulla relativa icona di “Modifica Calendario” ( )

In questo modo verrà infatti aperta la maschera di “Modifica Calendario

in cui poter andare a variare uno qualsiasi dei parametri settati in fase di creazione di quello stesso calendario e, volendo, anche decidere di eliminarlo cliccando per questo sul pulsante “Elimina Calendario” ( )

ATTENZIONE! Eliminando un Calendario sarà possibile decidere di eliminare completamente anche tutte le attività in esso contenute oppure di spostare queste stesse attività all’interno del calendario predefinito

ATTENZIONE! per poter eliminare un Calendario è necessario esserne il proprietario. In generale creazione, modifica ed eliminazione di calendari sono operazioni che possono essere effettuate unicamente dal proprietario della specifica Agenda

In conseguenza di ciò, nel momento in cui si dovesse andare ad operare all’interno di un’Agenda condivisa non sarà possibile, indipendentemente dai permessi che si hanno su quella specifica Agenda, creare modificare o eliminare dei calendari

  • Filtro Stato (5): consente di filtrare le attività visualizzate in Agenda in base al loro stato.

ATTENZIONE! per visualizzare in agenda tutte le attività, indipendentemente dal loro stato, è sufficiente non selezionare nessuno degli stati indicati.

I pulsanti presenti a fianco della colonna Agenda consentono, infine, di:

Nuova Attività ( ): consente di inserire una nuova attività/scadenza/appuntamento in agenda.

Per maggiori informazioni in merito alla procedura di creazione ed inserimento in agenda di una nuova attività/scadenza si veda anche il successivo capitolo di questo manuale

ATTENZIONE! Nel momento in cui sia stata correttamente configurata e attivata l’integrazione con Google Calendar, ogni nuova attività inserita in Agenda, in un determinato Calendario, verrà riportata automaticamente anche nell’eventuale Calendario Google ad esso collegato

Condivisione ( ): consente di selezionare un elenco di utenti con cui poter condividere la propria agenda.

Per maggiori informazioni in merito alle funzionalità di condivisione della propria agenda e/o per come accedere ad agende condivise da altri utenti si vedano anche i successivi capitoli di questo manuale.

Elimina ( ): consente, previa ulteriore conferma, di eliminare l’attività attualmente selezionata in agenda.

ATTENZIONE! l’attività attualmente selezionata in Agenda verrà evidenziata in viola

Nel caso in cui l’attività da eliminare sia presente nell’agenda di più destinatari il creatore di questa stessa attività, avrà la possibilità di decidere se eliminarla solo dalla sua agenda o anche da quella di tutti i destinatari in cui essa compare.

Nel caso in cui invece l’attività da eliminare sia un’ attività ripetuta l’utente avrà la possibilità di scegliere se eliminare la singola occorrenza oppure l’intera serie

In queste condizioni nel caso in cui si dovesse decidere di eliminare la singola occorrenza, questa verrà eliminata solo ed esclusivamente dall’agenda in cui si sta lavorando.

ATTENZIONE! L’eliminazione di singole occorrenze, dalle agende di eventuali destinatari, è quindi un’operazione che può essere fatta solo ed esclusivamente dai destinatari dell’attività stessa

Nel momento in cui si dovesse invece decidere di eliminare l’intera serie, allora, sarà possibile (come per le attività singole) decidere di eliminarla solo dalla propria Agenda o anche da quella di eventuali destinatari.

Ovviamente eliminando una serie verranno eliminate anche tutte le sue occorrenze.

ATTENZIONE! per eliminare un’attività è necessario esserne il proprietario o, nel caso di Agende Condivise, avere i permessi di scrittura sull’ Agenda in cui si sta operando

ATTENZIONE! nel momento in cui sia stata correttamente configurata e attivata l’integrazione con Google Calendar, l’eliminazione di un attività e/o di una specifica occorrenza in Agenda determinerà automaticamente anche l’eliminazione della relativa attività dal Calendario Google in cui era stata precedentemente inserita

Proprietà ( ): permette di aprire il dettaglio dell’attività attualmente selezionata in agenda e di modificarne quindi il contenuto e le proprietà.

Nello specifico è possibile modificare le attività/scadenze in agenda in due modi differenti:

  • Nel caso in cui debba essere modificato unicamente l’intervallo di durata o la data dell’attività/scadenza, lo si può fare direttamente da una delle tre modalità di visualizzazione del calendario. Per far questo è infatti sufficiente posizionare il mouse su un’ estremità dell’etichetta relativa all’attività desiderata; il puntatore del mouse cambierà forma passando dalla comune freccia ad un’icona raffigurante una piccola doppia freccia. A questo punto sarà sufficiente cliccare col tasto sinistro del mouse e trascinare l’etichetta dell’attività per modificarne le dimensioni e conseguentemente l’intervallo orario ad essa associato. Allo stesso modo nel caso in cui si voglia spostare il giorno dell’attività è sufficiente cliccare su di essa, mantenere premuto il tasto sinistro del mouse e spostare l’attività, trascinandola in corrispondenza del periodo desiderato.
  • Nel caso in cui debba essere modificato non solo l’intervallo di durata o il giorno dell’attività/scadenza, ma anche ad esempio il suo contenuto (il suo oggetto, il suo stato, la sua descrizione ecc …) occorre necessariamente aprire il dettaglio di questa stessa attività effettuando un doppio click sulla sua etichetta, oppure selezionando nel calendario l’attività desiderata e cliccando poi sul pulsante Proprietà.

In entrambi i casi verrà aperta la maschera di Modifica Attività

attraverso cui poter modificare l’attività stessa in ogni suo aspetto (dal contenuto, allo stato ai possibili destinatari) oltre che poterne stampare il dettaglio (pulsante Stampa).

ATTENZIONE: nel momento in cui ad aprire in modifica un’attività dovesse essere non il suo creatore, ma uno dei suoi destinatari, l’attività non potrà essere modificata, ovviamente, a livello di “Utenti e Gruppi” di destinazione.

Il pulsante Aggiorna ( ), presente nella barra degli strumenti della maschera di “Modifica Attivitàunicamente nel caso in cui a modificare l’attività/scadenza sia il suo creatore, permette di propagare le modifiche apportate all’attività/scadenza in esame, anche a tutte le Agende dei destinatari in cui compare questa stessa attività/scadenza.

Nel caso in cui tali modifiche non debbano essere propagate alle attività collegate ma debbano invece essere salvate solo nell’agenda del creatore, non occorre agire sul pulsante Aggiorna ma bensì sul pulsante Salva ( ).

NOTA BENE: propagando le modifiche di un’attività su tutte le attività ad essa collegate (pulsante “Aggiorna”), verranno sovrascritte eventuali modifiche apportate a queste stesse attività da parte dei rispettivi utenti.

Come per le normali attività anche le attività ricorrenti potranno essere modificate.

In questo caso però tentando di modificare un’ attività ricorrente, in uno qualsiasi dei due modi precedentemente esaminati, verrà visualizzato all’utente un messaggio per chiedergli se desidera modificare la singola occorrenza o l’intera serie:

  • Selezionando “Apri l’occorrenza” verrà aperta la singola occorrenza della serie ed eventuali modifiche saranno relative esclusivamente a questa singola occorrenza.

Eventuali modifiche di contenuto apportate, dal creatore di un attività, alla singola occorrenza, resteranno localizzate su quella stessa occorrenza e non verranno quindi riportate sull’agenda di eventuali destinatari (indipendentemente dal fatto di “salvare” o “aggiornare” l’occorrenza in esame)

Allo stesso modo tali modifiche non verranno sovrascritte neppure nel momento in cui si dovesse decidere di modificare e aggiornare il contenuto dell’intera serie

  • Selezionando invece “Apri serie” verrà aperta l’intera serie ed eventuali modifiche saranno relative a tutte le occorrenze della serie stessa.

In queste condizioni poi, nel momento in cui si dovesse decidere di “salvare” la serie, le eventuali modifiche resteranno localizzate solamente su tutte le occorrenze presenti nell’Agenda del creatore dell’attività (tranne, come precedentemente evidenziato, quelle eventualmente modificate come singole occorrenze).

Se invece si dovesse decidere di “aggiornare” la serie le modifiche verranno riportate anche nelle occorrenze presenti sull’agenda di eventuali destinatari (esattamente come avviene per le attività singole), andando quindi a sovrascrivere eventuali modifiche precedentemente effettuate dai destinatari stessi (anche alle singole occorrenze).

ATTENZIONE! Per modificare l’intervallo delle ricorrenze è necessario aprire in modifica l’intera serie.

ATTENZIONE! modificando l’intervallo di frequenza di una serie tutte le occorrenze della serie originale (anche quelle eventualmente modificate come singole occorrenze) verranno eliminate e sostituite da nuove occorrenze coerenti con la nuova frequenza impostata.

Come al solito poi se, l’eventuale modifica alla ricorrenza di una serie dovesse essere localizzata solo sull’agenda del creatore, sarà necessario utilizzare il pulsante “Salva”. Nel momento in cui l’esigenza dovesse invece essere quella di riportare queste modifiche anche alla serie presente sull’agenda di eventuali destinatari, sarà necessario utilizzare il pulsante “Aggiorna”.