Come descritto nelle pagine precedenti, nella finestra “RATEI/RISCONTI E COMPETENZE ECONOMICHE” viene richiesto solo il periodo di competenza, ma non il “tipo di dato” da generare in contabilità (rateo attivo o passivo, risconto attivo o passivo, costo o ricavo anticipato, ecc. – per i dettagli si rimanda al manuale elettronico al capitolo CONTABILITA’ – RATEI/RISCONTI E COMPETENZE). Il TIPO rateo/risconto o competenza viene calcolato dalla procedura in modo automatico quando viene eseguita la contabilizzazione della fattura (sia essa di acquisto che di vendita) in funzione del TIPO DOCUMENTO, della DATA DOCUMENTO o DATA REGISTRAZIONE per le fatture di acquisto ed ovviamente in funzione del PERIODO DI COMPETENZA impostato.

In particolare le casistiche gestite sono le seguenti (per semplificare la comprensione dei vari casi, la tabella è compilata utilizzando degli anni reali; in ogni caso il concetto è sempre generalizzabile indipendentemente dall’anno utilizzato):

NOTA BENE: le FATTURE RICEVUTE (documento FF) creano i ratei/risconti e le competenze economiche SOLO se si opta per la contabilizzazione della fattura in primanota.

In particolare, dalla funzione “Emissione/revisione documenti” viene visualizzato un apposito messaggio bloccante che costringe l’utente ad impostare un periodo di competenza coerente o eventualmente ad azzerare il periodo; se si esegue la trasformazione di un documento in fattura operando dalla funzione di “Emissione differita documenti”, se esiste una condizione non contemplata, il documento viene scartato e non viene emessa alcuna fattura. In questo modo l’utente può richiamare il documento origine, eseguire la correzione necessaria e può effettuare la trasformazione direttamente da emissione/revisione documenti oppure eseguire nuovamente la trasformazione da “emissione differita”.

Se si esegue l’emissione delle fatture dalla funzione di “Emissione differita documenti”, il documento origine viene scartato e non viene emessa alcuna fattura nel caso in cui viene rilevata almeno una riga articolo “rateo/risconto” (ovvero con un articolo che ha il relativo parametro attivato) senza un periodo di competenza. Anche in questo caso sarà l’utente che dovrà richiamare il documento origine, impostare le date corrette ed eseguire nuovamente la trasformazione da “emissione differita”. Se si deve fatturare un documento con articoli “ratei/risconti” che eccezionalmente non hanno un periodo di competenza, è necessario trasformare il documento da “Emissione/revisione documenti”. In questo caso infatti, se viene individuata una riga articolo “rateo/risconto” senza alcun periodo di competenza, la procedura visualizza un apposito messaggio di avvertimento in cui viene richiesto come procedere:

Rispondendo “Si” la procedura prosegue con l’emissione del documento senza generare il rateo/risconto, se invece si risponde negativamente la procedura si posiziona sulla riga che ha il periodo non impostato per poter inserire le date di inizio e fine. Lo stesso messaggio viene visualizzato dalla funzione di “Emissione/revisione documenti” anche durante l’emissione diretta di una fattura.

Per ogni riga articolo su cui è stato impostato un “periodo di competenza”, all’atto della contabilizzazione della fattura in primanota, viene inserita una propria riga di contropartita in modo che il relativo rateo/risconto sia collegato alla riga contabile corrispondente (il tutto a “rottura” di periodo di competenza). Se ad esempio in un documento è stato inserito per tre volte lo stesso articolo ed in ciascuna riga è stato specificato un periodo di competenza diverso, in primanota verrà riportata tre volte la stessa contropartita ed a ciascuna riga contabile sarà collegato il rispettivo rateo/risconto con il proprio periodo di competenza. Se invece nel documento vengono inserite sempre tre righe dello stesso articolo ed in due di queste viene specificato lo stesso periodo di competenza, in primanota verrà riportata due volte la stessa contropartita totalizzando gli importi a parità di periodo di competenza e generando per ciascuna riga contabile un unico rateo/risconto per il valore complessivo (in funzione della combinazione “Contropartita + periodo di competenza”).

La presenza di un “periodo di competenza” sulle righe articolo diventa un ELEMENTO DI ROTTURA sia per quanto riguarda la stampa del documento al fine del raggruppamento articoli, che per la contabilizzazione della fattura in primanota ed in particolare per l’inserimento delle righe di contropartita.

Se da “Emissione/revisione documenti” si revisiona una fattura che ha memorizzato in primanota anche dei ratei/risconti, confermando la revisione della stessa con OK [F10], viene visualizzato un messaggio in cui si informa l’utente che non è possibile modificare la registrazione primanota in quanto ha dei ratei/risconti collegati e verrà dunque salvato solo il documento di magazzino.