Dalla funzione di immissione primanota è possibile, durante l’inserimento di alcune operazioni contabili, eseguire la creazione dei RATEI/RISCONTI e delle COMPETENZE ECONOMICHE all’interno del relativo file RARI.sig.

Più precisamente, se il parametro contabile GESTIONE RATEI/RISCONTI/COMPET è impostato a “S”, durante l’inserimento di operazioni DIVERSE da BA, NR, NE, in corrispondenza del campo DESCRIZIONE DI RIGA di un conto di tipo ECONOMICO (SOLO su conti Economici G – M – S – L; sono esclusi i conti di tipo EV ) è attivo il tasto funzione F7 che permette di richiamare la FINESTRA RATEI/RISCONTI E COMPETENZE.

NOTA BENE: se si inseriscono FE ed FR con il conto cliente/fornitore avente segno contabile inverso a quello delle “normali” operazioni (ad esempio FE con cliente in Avere ed FR con Fornitore in Dare – i segni corretti sono: FE con Cliente in Dare ed FR con fornitore in Avere) NON E’ POSSIBILE INSERIRE RATEI/RISCONTI E COMPETENZE, o meglio il tasto funzione rimane attivo, ma alla conferma dell’operazione il programma visualizza un messaggio bloccante in cui viene specificato di azzerare i dati relativi ai ratei/risconti oppure correggere i segni contabili.

Inoltre il tasto funzione F7 è attivo SOLO se si inseriscono registrazioni in valuta contabile.

Oltre al tasto funzione F7 sopra descritto, è possibile, per determinati conti economici, far aprire automaticamente la finestra RATEI/RISCONTI E COMPETENZE. Per far questo occorre riconoscere quali conti sono abitualmente interessati ai ratei/risconti, e quindi, nell’anagrafica del piano dei conti occorre impostare il campo “Rateo/Risconto” per attivare o meno l’automatismo

NOTA BENE:l’APERTURA AUTOMATICA della FINESTRA RATEI/RISCONTI E COMPETENZE NON E’ ATTIVA se nell’operazione è presente uno dei seguenti conti automatici:

Ratei Attivi;

Ratei Passivi;

Risconti Attivi;

Risconti Passivi;

Costi anticipati;

Ricavi anticipati.

Tali conti sono infatti utilizzati come contropartita quando si esegue la contabilizzazione automatica dei ratei e risconti e quando, in fase di chiusura/apertura definitiva dell’anno, si esegue il loro riporto automatico nel nuovo anno.

Come per l’abilitazione del tasto funzione (F7), l’apertura automatica della finestra NON è attiva quando si inseriscono operazioni con una valuta diversa da quella di gestione dell’azienda.

Effettuando l’apertura della finestra RATEI/RISCONTI e COMPETENZE viene presentata la seguente videata:

Effettuando l’immissione del RATEO/RISCONTO o COMPETENZA da immissione primanota alcuni dei campi della videata vengono impostati automaticamente. I campi sono i seguenti:

DOCUMENTO Causale contabile del documento che ha originato il rateo/risconto.

NUM Numero del documento che ha originato il rateo/risconto. Si fa notare che per le fatture di vendita (FE) se nella testata il numero è “AUTO”, il campo appare vuoto “ ”; il numero viene automaticamente aggiornato alla conferma della registrazione.

DEL Data del documento che ha originato il rateo/risconto.

CONTO Codice del conto su cui eseguire il rateo/risconto (acquisito dalla riga contabile).

CENTRO C/R Centro di costo/ricavo della riga contabile su cui si inserisce il rateo/risconto.

IMPORTO Ammontare complessivo su cui calcolare l’importo del rateo/risconto in base ai giorni di competenza (questo dato è acquisito dalla riga contabile).

I campi “DALLA DATA”, “ALLA DATA”, che indicano rispettivamente la data di inizio e di fine competenza del rateo/risconto, SONO OBBLIGATORI e devono essere impostati manualmente (è attivo il tasto F2 per la ricerca delle date).

In base all’impostazione dei due campi data sopra descritti, il campo “TIPO DATO” viene calcolato in automatico e viene valorizzato con uno dei seguenti caratteri:

A = RATEO ATTIVO;

B = RATEO PASSIVO;

C = RISCONTO ATTIVO;

D = RISCONTO PASSIVO;

E = FATTURA DA RICEVERE;

F = FATTURA DA EMETTERE;

G = COSTO ANTICIPATO;

H = RICAVO ANTICIPATO;

X = COSTO DI COMPETENZA DELL’ANNO CONTABILE;

Y = RICAVO DI COMPETENZA DELL’ANNO CONTABILE.

ATTENZIONE: le tipologie X, Y sono inseribili esclusivamente operando dalle funzioni primanota e non dal menù di gestione dei ratei/risconti e competenze.

La determinazione automatica del campo “TIPO” avviene attraverso una procedura di calcolo che tiene conto delle date di inizio e fine competenza sopra descritte, della data di registrazione primanota, e del segno contabile della riga di primanota su cui viene aperta la finestra relativa ai RATEI/RISCONTI e COMPETENZE.

NOTA BENE: possono esistere anche dei casi non contemplati dalla funzione di calcolo automatico. Qualora i dati immessi non rientrino nei casi considerati dalla procedura, il programma non è in grado di impostare alcun valore nel campo “TIPO”ed è quindi compito dell’utente impostare il valore desiderato all’interno del campo (il campo TIPO è obbligatorio).

I campi impostati in automatico sono comunque modificabili manualmente, ma a tal proposito, per evitare accidentali modifiche, sono presenti alcuni controlli che avvisano l’utente qualora i dati della finestra ratei/risconti siano diversi da quelli della registrazione contabile. Più precisamente i campi su cui sono eseguiti i controlli sono i seguenti:

• alla conferma della finestra ratei/risconti viene controllato che il campo TIPO DATO sia corrispondente a quello calcolato in automatico ed in caso contrario viene visualizzato il relativo messaggio di avvertimento comunque forzabile; se si ricade in uno dei casi in cui il programma non ha proposto alcun valore in automatico, alla conferma dell’operazione, la procedura memorizza il dato ma non visualizza il messaggio di avvertimento sopra citato;
• alla conferma della registrazione contabile viene eseguito il controllo tra i dati presenti nelle finestre ratei/risconti e competenze e la relativa riga contabile, ed in particolare viene controllata la corrispondenza del conto contabile, dell’importo (in valore assoluto) e del centro di costo ricavo.

In questo paragrafo sono esaminati solo alcuni dei campi presenti nella finestra, in particolare quelli che hanno degli automatismi legati alla primanota, per il dettaglio di tutti i campi fare riferimento al capitolo RATEI /RISCONTI E COMPETENZE.

Concludendo ricordiamo che è possibile valorizzare tante finestre di ratei/risconti e competenze per quanti sono i conti economici presenti nell’operazione. Alla conferma definitiva dell’operazione contabile i dati relativi ai ratei/risconti e alle competenze vengono inseriti nel relativo file (rari.sig) e saranno consultabili e/o modificabili, anche se solo parzialmente, dalla funzione di gestione ratei/risconti e competenze. Per poter effettuare una revisione completa dei ratei/risconti e delle competenze memorizzati nella finestra da una registrazione di primanota occorre operare da REVISIONE PRIMANOTA (operazione origine).

ATTENZIONE: la funzionalità sopra descritta NON E’ ATTIVA sulle aziende PROFESSIONISTI e sui livelli Solution e Junior.