In fase di immissione di nuovi documenti o inserendo righe articolo in documenti già presenti in archivio, se la data del documento è maggiore o uguale alla “data inizio gestione” delle opzioni di rintracciabilità dell’articolo, il lotto è impostato in modo automatico dalla procedura in base al tipo di documento:

• Se si tratta di documenti di carico (tranne BD e DL che lavorano al medesimo modo previsto per gli scarichi) il programma codifica il lotto per ogni riga immessa (operazione definita “autocodifica” del lotto). L’autocodifica viene effettuata all’ultima conferma del documento prima della stampa. Nel caso siano impostati dati obbligatori, viene richiamata la finestra lotti e quella per la creazione della relativa anagrafica.
• Se si tratta di documenti di scarico (compresi BD e DL) per ogni riga immessa la procedura preleva le quantità dai lotti con esistenza positiva (operazione definita “autoprelievo” o “prelievo automatico” del lotto). Il prelievo automatico viene effettuato all’ultima conferma del documento prima della stampa. Se per vari motivi il programma non è in grado di procedere con l’autoprelievo (opzione di autocodifica lotto in caso di quantità residua), nelle righe dove non è riuscito a creare l’anagrafica lotto non assegna alcun lotto. I documenti vengono comunque memorizzati e sono segnalati nei messaggi differiti al termine della registrazione. Se ritenuto opportuno, l’utente procederà in un secondo momento a revisionare quei documenti specificando i lotti nelle varie righe articolo.
• Se si tratta di documenti di rettifica di carico e scarico (RC, RF, NC, NS, ND) non viene gestito alcun automatismo ma è possibile inserire manualmente i lotti da rettificare.

In ogni caso:

• Per le righe movimentate “solo a valore” i lotti non sono gestiti.
• Se si tratta di quantità negative i lotti non sono gestiti in modo automatico.
• Lo stesso codice lotto non può essere caricato con documenti di carico diversi. Si ricorda che per Mexal Produzione è disponibile nei parametri tipo lotto la sezione “Carico” contenente il campo di selezione “Tipo controllo” F, D, A che permette la gestione di più carichi sullo stesso lotto (vedi capitolo Tabelle Aziendali – Anagrafica Tipi Lotti – Parametri Tipo Lotto – Sezione “Carico”).

ATTENZIONE: emettendo un nuovo documento, avendo completato tutte le informazioni dei lotti, prima di averlo salvato ci si posiziona sulla testata documento e si varia la sigla documento, nel caso in cui la nuova sigla immessa, movimenta il magazzino in modo diverso rispetto alla sigla precedente, la procedura azzera i dati dei lotti reimpostandoli con i valori previsti per il tipo documento selezionato.

Se la finestra di immissione lotti non viene aperta in modo automatico e, tramite i parametri immessi nell’anagrafica tipo lotto associata all’articolo si è attivata la gestione dell’autocodifica e dell’autoprelievo, l’operatività dei lotti da emissione/revisione documenti è gestita in modo che l’utente non debba inserire informazioni in quanto, nei casi citati precedentemente, a seconda dei vari tipi documenti, tutti i dati sono gestiti automaticamente dal programma sia nelle operazioni di carico che in quelle di scarico.

Nella finestra di immissione quantità per lotto sono visualizzate le quantità esistenti e disponibili del lotto stesso. Così come avviene per l’articolo, le quantità visualizzate sono quelle presenti nei progressivi al momento della selezione della riga e sono espresse nell’unità di misura primaria dell’articolo. Per ordini/preventivi/matrici, l’esistenza e la disponibilità del lotto sono visibili solo in caso di revisione dei dati del lotto, cioè solo se si riapre la finestra [Sh+F12] dal campo quantità del documento. La medesima cosa avviene nella finestra “Componenti distinta base automatica” nel momento dell’assegnazione manuale del lotto nei componenti.

NOTA BENE: se in un documento si richiama più volte lo stesso lotto in righe differenti, le quantità visualizzate non tengono conto delle quantità già immesse nelle righe, in quanto la modifica dei progressivi del lotto avviene solo alla memorizzazione del documento. Questo vale anche per le righe inserite da altri terminali in documenti non ancora confermati.