Questa funzione consente di inviare messaggi di posta elettronica tramite una stampante di tipo Email precedentemente configurata, a clienti e fornitori scelti tramite opportuni filtri di selezione applicati ai vari archivi.

I destinatari dei messaggi sono clienti e fornitori selezionabili analizzando diversi archivi: Anagrafica e progressivi di clienti/fornitori, Preventivi, Matrici, Ordini clienti, Ordini fornitori, Movimenti magazzino. Durante l’elaborazione il programma ricerca i destinatari all’interno dei vari archivi tramite i filtri di selezione e, una volta ottenuto l’elenco dei destinatari, genera una email per ognuno di essi.

Vengono elaborati solo i clienti/fornitori che hanno i campi anagrafici “Email” o “Indirizzo PEC” (selezionabili tramite apposita opzione).

I messaggi da inviare sono personalizzabili tramite la funzione Servizi – Personalizzazioni – Stampe – Contabili selezionando il codice di stampa “CANMAIL”. Il modulo di stampa personalizzato sarà allegato all’email.

Al termine dell’invio delle email viene visualizzata una finestra con i riepilogo dei messaggi inviati.

Selezionata la funzione appare la seguente videata:

I campi presenti nella parte superiore della videata sono:

MODULO DI STAMPA – Selezione del formato di stampa personalizzata creata da Servizi – Personalizzazioni – Stampe – Contabili – Tipo stampa CANMAIL. Il pulsante F2 visualizza l’elenco dei formati memorizzati.

TIPO DI CONTO – Consente di selezionare solo Clienti, solo Fornitori o entrambi.

DAL CONTO – Codice del cliente o fornitore da cui iniziare la selezione. Il pulsante F2 visualizza l’elenco dei conti.

AL CONTO – Codice del cliente o fornitore a cui limitare la selezione. Il pulsante F2 visualizza l’elenco dei conti.

CONTI – Consente di selezionare solo i clienti e fornitori attivi:

T = tutti i conti del piano dei conti (sia attivi che annullati logicamente)

A = solo i conti attivi del piano dei conti

N = solo i conti del piano dei conti annullati logicamente

MOVIMENTATI – Consente di selezionare solo i clienti e fornitori movimentati:

S = vengono considerati solo i conti movimentati

N = vengono considerati solo i conti non movimentati

T = vengono considerati tutti i conti indipendentemente dal fatto che siano stati movimentati oppure no

USA EMAIL PEC – Permette di selezionare solo i conti che hanno compilato il campo anagrafico “Indirizzo PEC”.

La selezione dei clienti e fornitori può attuarsi anche tramite ulteriori campi di selezione attivabili tramite [Shift+F5] e [Shift+F7]:

[Shift+F5] Selezioni Clienti Fornitori

[Shift+F7] Ulteriori Filtri Clienti Fornitori

È inoltre prevista nell’area RICERCA CONTI IN ARCHIVI la possibilità di ricercare i clienti fornitori a cui inoltrare le email attraverso l’analisi dei seguenti archivi: Preventivi, Matrici, Ordini clienti, Ordini fornitori, Movimenti magazzino. Quando viene attivata l’analisi di uno di questi archivi, viene acceso il relativo pulsante che apre la finestra per la impostazione dei filtri di ricerca su ognuno di essi:

[F5] Preventivi:

[Shift+F8] Matrici:

[F7] Ordini clienti:

[F8] Ordini fornitori:

[F6] Movimenti magazzino:

Per ognuno degli archivi da analizzare è possibile applicare diversi ulteriori filtri di ricerca sfruttando i pulsanti che vengono via via attivati a seconda dell’archivio. Ad esempio, analizzando gli ordini clienti, premendo [F6] Intestatari è possibile selezionare Cli/For, Agente, Destinatario, Vettore, Indirizzo di spedizione. Oppure, premendo [Shift+F7] Articoli è possibile selezionare Codice articolo, Descrizione, Codice alternativo, Categoria statistica, Natura, Gruppo merceologico, ecc. Per concretizzare un esempio, si potrebbe inviare una email a tutti i clienti che hanno ordinato un certo articolo, in un certo periodo, con un certo agente, allegando al messaggio un file pdf per comunicare che l’articolo non è più disponibile.

Una volta impostati i vari filtri di selezione nelle modalità descritte precedentemente, il pulsante [Shift+F6] Campi Email permette di specificare alcune informazioni utili alla compilazione del messaggio di posta:

OGGETTO – Oggetto della email.

TESTO – Testo di 255 caratteri che sarà utilizzato come testo nel corpo della email.

ALLEGATI – Consente di impostare uno o più file da allegare all’email. Il pulsante Aggiungi file [F3] apre la funzione sfoglia file. La sintassi del campo prevede il carattere “;” come separatore dei diversi file (ad esempio c:\immagini\abc.jpg;c:\documenti\contratto.pdf).

CORPO GRAFICO – Cinque campi testo che vengono inseriti nel file generato dal modulo di stampa nel caso siano previsti nel formato personalizzato utilizzando le variabili di stampa “_corpo”.

Per sfruttare gli automatismi previsti occorre configurare una stampante di tipo “Email” impostando i campi come di seguito illustrati:

In particolare, durante la configurazione, premendo [F5] Impostazioni dispositivo, si dovrà indicare l’opzione [IntestDocStp Autom] nei campi Email destinatario, Oggetto, Testo, File allegati.

Inoltre, operando da Servizi – Personalizzazioni – Stampe – Contabili, per facilitare la selezione della stampante così configurata, è consigliato associare tale stampante al formato di stampa utilizzando il campo “Stampante associata al modulo” presente nei Parametri del modulo: