Per poter importare i movimenti bancari da file CSV/TXT, si seleziona la banca e si preme il pulsante CSV-Import movimenti [Shift+F6] disponibile nella finestra elenco dei movimenti bancari. Le attività preliminari all’importazione sono:

• codifica di una configurazione: a differenza del file CBI RH, che viene generato rispettando uno specifico standard CBI, il file CSV/TXT non ha una struttura fissa e pertanto risulta necessaria un’attività di parametrizzazione iniziale a carico dell’utente, finalizzata ad individuare all’interno del file i dati identificativi di ciascun movimento bancario, da importare all’interno del gestionale. Per approfondimenti si rimanda al paragrafo “Configuratore CSV/TXT”;
• associazione della configurazione alla banca tramite il tasto funzione CSV-Parametri import banca disponibile sia nella finestra elenco delle banche, che nella finestra elenco dei movimenti bancari. Tale operazione può essere effettuata anche da menu “Contabilità – Banche” - pulsante Ulteriori dati [F5] e dal menu “Contabilità - Anagrafica piano dei conti”, pulsante Ulteriori dati banca [F6] nell’anagrafica di un conto banca.

La prima volta che si utilizza la funzione CSV-Import movimenti [Shift+F6] per un’azienda, appare una maschera in cui definire il percorso della cartella dalla quale prelevare i file CSV/TXT da importare.

Tale informazione viene memorizzata per le importazioni successive e può essere modificata tramite il tasto funzione CSV-Cartella import [F8], disponibile sia nella finestra elenco dei movimenti bancari, che nella finestra elenco dei file da importare. Dopo aver confermato la maschera di salvataggio della cartella di import CSV/TXT, appare la seguente finestra, con l’elenco dei file presenti nella cartella di salvataggio:

Se nei parametri import della banca è stata selezionata una configurazione di tipo CSV vengono visualizzati solo i file con estensione “.csv” presenti nella cartella. Se invece è stata selezionata una configurazione di tipo TXT vengono visualizzati solo i file con estensione “.txt”.

Nella finestra elenco sono disponibili i seguenti tasti funzione:

CSV-CARTELLA IMPORT [F8] – Consente di memorizzare il percorso della cartella in cui sono salvati i file CSV/TXT. La cartella è aziendale, ossia deve essere impostata in ciascuna azienda in fase di prima importazione di file CSV/TXT. E’ possibile creare un’unica cartella in cui salvare i file CSV/TXT di tutte le aziende oppure una cartella per ciascuna azienda.

TIPO VISUALIZZAZIONE [F4] – Consente di passare dalla Visualizzazione parziale alla Visualizzazione completa. Con la Visualizzazione parziale risultano visibili esclusivamente i file CBI RH che non sono già stati importati in precedenza. Con la Visualizzazione completa, invece, vengono visualizzati anche i file CBI RH già importati, ossia quelli per cui è presente all’interno della cartella una copia del file con estensione “.pas”. Questi ultimi sono contraddistinti da un pallino rosso “File già importato” nella colonna “Stato”.

RIPRISTINA FILE COME DA IMPORTARE [F5] – Consente di ripristinare come da importare i file CSV/TXT contraddistinti dal pallino rosso “File già importato” nella colonna “Stato”. I file devono essere preventivamente selezionati apponendo il check nella prima colonna in corrispondenza della relativa riga. La funzione va ad eliminare dalla cartella di salvataggio la copia dei file creata in fase di importazione, alla quale è stata impostata l’estensione “.pas”.

SELEZIONA DESELEZIONA [F9] – Consente di selezionare/deselezionare la riga su cui si è posizionati.

SELEZIONA TUTTO/DESELEZIONA TUTTO [Shift+F7] – Consente di selezionare/deselezionare tutte le righe presenti in finestra elenco.

OK [F10] – Consente di confermare l’importazione di un singolo file precedentemente selezionato tramite check. Non è consentito importare contemporaneamente più file. Prima di selezionare il file CSV per l’importazione è necessario accertarsi che lo stesso non risulti aperto con Excel, altrimenti compare un apposito messaggio di avvertimento. Successivamente viene presentata un’anteprima dell’elenco dei movimenti che verranno importati, applicando le impostazioni della configurazione associata alla banca. L’anteprima visualizza il contenuto dell’intero file e serve essenzialmente per verificare se le impostazioni della configurazione sono coerenti con il contenuto del file. In particolare, le righe presenti nel file possono assumere uno dei seguenti stati:

• Riga valida (pallino verde): identifica le righe importabili;
• Riga con errori (triangolo giallo con !): identifica le righe con errori. Se sono presenti righe con tale stato, l’utente deve correggere l’errore rilevato in uno o più campi della riga (identificato da uno dei simboli specificati nella legenda presente nella parte inferiore della finestra), affinché l’importazione dei movimenti bancari possa avvenire con successo;
• Riga scartata (pallino rosso con la X): identifica le righe che verranno scartate dall’importazione in base ai parametri indicati nella configurazione, ossia “N.riga primo movimento” (in caso di CSV-Numero colonna e TXT) oppure “N.riga Intestazione” (in caso di CSV-Intestazione colonna) e “Quanto righe escludere in fondo al file”. Questo stato viene, inoltre, attribuito ad eventuali righe non valorizzate. In particolare si deve trattare di righe che abbiano almeno un carattere o uno spazio all’interno, altrimenti la lettura del file si ferma alla prima riga completamente vuota.

Nei campi del file si possono presentare i seguenti stati:

• -------------Manca configurazione colonna: tale stato si verifica quando l’utente non ha impostato nella configurazione un dato non obbligatorio (ad esempio, IBAN, ABI, CAB, C/C, Importo2, Segno). Nella configurazione CSV-Intestazione colonna tale stato può verificarsi anche quando non è stata impostata correttamente l’intestazione della colonna nella configurazione. In tale secondo caso la riga viene marcata con lo stato “Riga con errori”;
• ********Non trovata associazione: se la configurazione prevede la causale Personalizzata o Ricavata da Descrizione, nella colonna “CausCBI” vengono segnalate con questo stato eventuali associazioni mancanti. Inoltre, la riga viene marcata con lo stato “Riga con errori”. In tal caso, prima di procedere all’importazione dei dati occorre compilare in modo completo la “Tabella associazione causali” nella configurazione (pulsante disponibile all’interno della configurazione);
• ########Campo errato: questo stato viene attribuito al campo se lo stesso non rispetta la lunghezza definita oppure se un campo obbligatorio risulta vuoto. Per quanto riguarda la data registrazione e la data valuta questo stato viene attribuito anche nel caso in cui la data non rientri nel range definito da programma (01/01/1960-31/12/2048) e se il formato data presente nel file non risulta coerente con quello definito nella configurazione (ad esempio, se nella configurazione è stato impostato il formato GG/MM/AAAA e nel file è presente la data 12/31/2022).

Nella finestra dell’anteprima sono disponibili i seguenti tasti funzione:

• Rileggi file [F5] che consente di ricaricare i dati presenti nel file;
• Modifica/visualizza file [Shift+F7] che consente di visualizzare e/o modificare il file che si sta importando;
• CSV-Configuratore [Shift+F4] che consente di visualizzare/modificare la configurazione utilizzata per l’importazione (si veda il relativo riferimento nell’intestazione della finestra dell’anteprima), accedendo al relativo elenco.

Inoltre, al di sotto della riga di legenda è riportato il percorso e il nome de file che è stato selezionato per l’importazione.

Confermando con Ok [F10] la finestra dell’anteprima, si esegue l’importazione dei movimenti. In fase di importazione, vengono eseguiti dei controlli sui movimenti bancari presenti nel file e se vengono rilevate situazioni anomale, l’importazione non viene eseguita e vengono fornite indicazioni sulle cause degli errori tramite un’apposita finestra. In questi casi, l’utente dovrà correggere la situazione che determina l’errore e rieseguire l’importazione.

I principali controlli che vengono eseguiti in fase di importazione del file sono i seguenti:

• Controllo di coerenza dei dati banca: se nella configurazione è stata definita la presenza nel file dell’IBAN oppure dei tre campi ABI+CAB+C/C (non è sufficiente che sia compilato solo 1 o 2 di questi 3 campi, ma è necessario che siano compilati contemporaneamente tutti 3) viene verificato se tutte le righe da importare hanno le medesime informazioni in termini di dati banca. Nel caso in cui almeno una riga abbia un dato banca diverso rispetto alle altre, viene visualizzato un messaggio bloccante che non consente di eseguire l'importazione. Infatti, presupposto dell'importazione dei movimenti bancari da file CSV/TXT è l’elaborazione di un unico conto corrente alla volta. Se questo primo controllo viene superato, viene verificato se l'IBAN oppure i tre campi ABI+CAB+C/C presenti nel file coincidono con i dati della banca per la quale si sta eseguendo l’importazione. Nel caso non corrispondano, l’importazione non viene eseguita. Al contrario, se nella configurazione non è stata definita la presenza nel file dell’IBAN oppure dei tre campi ABI+CAB+C/C, il programma non ha le informazioni necessarie per effettuare il controllo di corrispondenza tra questi e l'IBAN della banca per la quale si sta eseguendo l’importazione; pertanto, verrà associato ai movimenti bancari l'IBAN della banca per la quale si sta eseguendo l’importazione;
• Controllo della data registrazione dei movimenti bancari: in caso di importazione dei movimenti bancari da file CSV/TXT, non è possibile attribuire al singolo movimento un progressivo univoco e di conseguenza il programma non è in grado di scartare automaticamente dall’importazione eventuali movimenti bancari già presenti in archivio. Pertanto viene visualizzato un messaggio di avvertimento nel caso in cui si stiano importando movimenti bancari aventi data registrazione già presente in archivio a parità di IBAN. Tale controllo è attivo se il parametro “Import-Controllo duplicati” risulta disabilitato in azienda. Altrimenti, tale controllo è sostituito dal controllo duplicati in fase di importazione (si vedano indicazioni sotto riportate);
• Esclusione delle righe non valorizzate: le righe del file non valorizzate vengono scartate automaticamente dall’importazione senza generare alcun errore. Si specifica che l’esclusione riguarda righe che abbiano almeno un carattere o uno spazio all’interno, altrimenti la lettura del file si ferma alla prima riga completamente vuota;
• Controllo associazione causale CBI: nel caso si stia importando un file tramite una configurazione con tipologia causale “Personalizzata” oppure “Ricavata da Descrizione”, viene verificato se nel file sono presenti movimenti bancari ai quali non è possibile associare una causale CBI tramite la tabella di associazione causale collegata alla configurazione; se si verifica tale casistica l’importazione dell’intero file non viene eseguita e vengono segnalati in un’apposita finestra i movimenti errati con motivazione “Causale non presente”;
• Controllo associazione sottocausale CBI: per ciascun movimento bancario presente nel file viene verificato se alla relativa causale CBI è associata una sottocausale con Segno Banca coerente con il segno dell’importo del movimento bancario; se si verifica tale casistica l’importazione dell’intero file non viene eseguita e vengono segnalati in un’apposita finestra i movimenti errati con motivazione “Sottocausale non presente”;
• Controllo della presenza e della corretta lunghezza dei dati identificativi del movimento bancario: per ciascun movimento bancario presente nel file viene verificata la presenza dei seguenti dati obbligatori: data registrazione, data valuta, causale CBI, importo, segno (solo se nella configurazione è stata selezionata l’opzione “Specificato in colonna dedicata” nel campo “Il segno dell’importo”) e descrizione totale; inoltre, viene verificato se il dato presente nel file rispetta la lunghezza definita da programma. Per quanto riguarda la data registrazione e la data valuta viene anche verificato che la data rientri nel range definito da programma (01/01/1960-31/12/2048) e che il formato data presente nel file risulti coerente con quello definito nella configurazione (ad esempio, se nella configurazione è stato impostato il formato GG/MM/AAAA risulterà errata la data 12/31/2022). Se viene rilevato uno degli errori sopra descritti in un movimento bancario presente nel file, l’importazione dell’intero file non viene eseguita e vengono segnalati in un’apposita finestra i movimenti errati con la relativa motivazione (ad esempio “Data registrazione non presente, errata o fuori dai limiti (1960-2048)”, “Causale non presente o di lunghezza errata”, ecc.).

Inoltre, se in azienda risulta attivo il parametro “Import-Controllo duplicati”, dopo i controlli sopra indicati, viene verificata la corrispondenza tra i movimenti bancari presenti nel file e i movimenti importati in precedenza sullo stesso conto bancario (identificato dalla coppia IBAN+conto contabile). In particolare, per identificare “possibili” movimenti duplicati, vengono confrontati i seguenti dati: data registrazione, data valuta, importo e descrizione estesa (la descrizione del movimento completa e non esclusivamente la parte visualizzata nella finestra elenco). Per questa tipologia di import, non viene considerata la causale CBI, ai fini della verifica della corrispondenza dei movimenti, in quanto tale dato non è sempre presente nel file CSV/TXT e in alcuni casi l’utente può modificare la causale CBI a seguito dell’importazione del movimento. Di conseguenza non si tratta di un dato identificativo fondamentale.

Se viene rilevata la presenza di “possibili” movimenti duplicati, appare un messaggio di attenzione e successivamente la finestra con l’elenco degli stessi:

NOTA BENE: il programma non ha mai la certezza della reale duplicazione dei movimenti. Tale attività di verifica è a carico dell’utente che, una volta identificati i movimenti realmente duplicati, potrà decidere di non importarli.

In questa finestra, l’utente può selezionare i movimenti che non ritiene siano duplicati e importarli tramite il pulsante Importa [F10]. Oppure, se dalla verifica emerge che trattasi effettivamente di movimenti duplicati, l’utente può uscire dalla finestra con il pulsante Chiudi [Esc] e di conseguenza non importare i movimenti. In questo secondo caso apparirà il seguente messaggio:

Al termine dell’importazione compare la seguente maschera:

E nella cartella di salvataggio viene creata una copia del file importato, alla quale viene impostata l’estensione “.pas”. Questo permette al programma di riconoscere i file che sono già stati importati in precedenza.

Di regola, la voce “Movimenti non importati” deve risultare pari a zero, in quanto l’importazione del file avviene solo se tutte le righe sono valide. Tale voce risulterà valorizzata solo nel caso in cui in azienda sia attivo il parametro “Import-Controllo duplicati” e l’utente abbia scelto di non importare alcuni movimenti proposti dal programma come “possibili” duplicati. Tramite il tasto Visualizza movimenti non importati [F4] è possibile visualizzare il dettaglio dei movimenti non importati con la relativa motivazione “Movimento scartato dall’utente in quanto identificato come duplicato”.