In questa sezione è possibile impostare i parametri di personalizzazione della prenotazione.

Tramite i dati impostati nella sezione “Prenotazione di default” è possibile:

• Cambio Biancheria ogni … giorni: impostare il numero di giorni del cambio di biancheria da proporre di default ad ogni nuova prenotazione e prenotazioni generati da preventivi CRM confermati; in alternativa è possibile impostare un Cambio biancheria differente per Ubicazione Istat tramite l’apposita colonna in Tabelle -> Ubicazione Istat
• Trattamento: impostare il trattamento di default da proporre di default ad ogni nuova prenotazione;
• Stato Prenotazione: tramite l’apposito menù a tendina scegliere lo stato prenotazione di default (Prenotata, Confermata, Waiting List o Opzionata);
• Ora Arr. e Ora Part.: rispettivamente Ora di Arrivo e Ora di Partenza proposti di default in fase di inserimento prenotazione;
• Time Limit: impostando un orario in questo campo, viene proposto come valore predefinito ad ogni nuovo inserimento di prenotazione;
• impostare i colori associati ad ogni nuova prenotazione in base al tipo di prenotazione (privata, gruppo, agenzia, azienda, in opzione, prenotazione web, pulsante Memo in prenotazione);
• Listino di default: indicare eventualmente quale tipo di listino si vuole utilizzare di default in prenotazione;
• Anagrafica Pren. Sala: indicare un nominativo di default per la prenotazione di tipo Sala;

Nella sezione denominata “Gestione gruppi” sono presenti i flag:

• “Visualizza solo gruppi in casa”: se il flag attivato selezionando la maschera di Gestione Gruppi vengono proposti di default i gruppi in casa; è possibile comunque in Gestione Gruppi disattivare il flag per vedere tutti i gruppi inseriti;
• “Visualizza le camere e pax del gruppo”: se tale flag è attivato vengono visualizzate il totale delle camere e delle pax per ogni riga del gruppo; per chi ha molti gruppi inseriti consigliamo di disattivare questo flag in quanto rende più veloce la consultazione dei gruppi; è possibile comunque in Gestione Gruppi disattivare o attivare il flag;
• “Visualizza i componenti del gruppo”: se il flag è attivo, in Gestione Gruppi è possibile visualizzare anche la riga del componente altrimenti viene visualizzato solo la riga del referente della camera;
• “Visualizza la retta del gruppo”: se il flag è attivo, per ogni riga del gruppo viene visualizzata la somma delle rette di tutte le camere del gruppo; per chi ha molti gruppi inseriti consigliamo di disattivare questo flag in quanto rende più veloce la consultazione dei gruppi;
• “Blocca prenotazioni senza nome del gruppo”: se il flag è attivo, non è possibile salvare una prenotazione di gruppo senza indicare il nome del gruppo (campo “Gruppo” presente in maschera di prenotazione);
• “Crea le note con il nome del gruppo”: se il flag è attivo, in fase di inserimento di una prenotazione di gruppo, digitando il nome del gruppo vengono compilate le note in automatico (Note Prenotazione, Note Conto, Note Ristorante, Note Governante, Note Centro Estetico) con il riferimento del gruppo, se il flag non è attivo le note vengono lasciate a spazio;

• “Ordina per:” tramite questo campo è possibile indicare l’ordinamento di default dell’elenco in Gestione Gruppi (per Nome o per Arrivo).

Nella sezione denominata “Listini” sono presenti i seguenti flag:

• “Listino obbligatorio in prenotazione”: attivando questo flag è possibile impostare il campo listino come campo obbligatorio in prenotazione;
• “Calcola l’importo della retta a camera se non è presente il listino”: se il flag è attivo, e in prenotazione non è impostato il listino, la retta è calcolata a camera;
• “Utilizza listini specifici per Agenzia / Azienda”: permette di collegare specifici listini nelle anagrafiche delle Agenzie/Aziende, infatti dopo aver abilitato il flag occorre andare in anagrafica Agenzia/Azienda nel Tab Listini Prezzi e selezionare i listini specifici dell’anagrafica; in prenotazione, selezionando l’azienda interessata, nel menù a tendina dei listini verranno visualizzati solo i listini specifici e con il pulsante + a fianco al listino si può comunque ripristinare la lista completa dei listini;
• “Attiva le riduzioni per trattamento”: se il flag è attivo, nella maschera di inserimento/modifica “Riduzioni” presente nei Listini Prezzi viene richiesto anche il Trattamento ed è quindi possibile differenziare le riduzioni a seconda del trattamento (valido solo in Welcome e non per il Web Booking).

Nella sezione denominata “Blocca” sono presenti i seguenti flag:

• “Blocca prenotazione senza operatore”: se il flag è attivo, non è possibile salvare una prenotazione se non è stato impostato un operatore;
• “Blocca prenotazione se il totale soggiorno è uguale a zero”: se il flag è attivo, permette di bloccare il salvataggio della prenotazione se il totale del soggiorno è a zero;
• “Blocca prenotazione senza parametro Mercato/Canale impostati”: se il flag è attivo, non è possibile salvare la prenotazione senza i parametri Mercato e Canale di Vendita impostati;
• “Blocca prenotazione senza parametri Segmento/Fonte impostati”: se il flag è attivo, non è possibile salvare la prenotazione senza i parametri Segmento e Fonte impostati;
• “Blocca prenotazione di agenzia senza voucher”: se il flag è attivo, non è possibile salvare una prenotazione con agenzia e senza il campo Voucher compilato;
• “Blocca prenotazione in Overbooking”: se il flag è attivo, non è possibile salvare una prenotazione in overbooking;
• “Blocca prenotazione senza credito impostato”: se il flag è attivo, non è possibile salvare la prenotazione se non è stato impostato il campo credito in prenotazione;
• “Blocca Prenotazione Senza Preparazione Camera impostato”: se il flag è attivo, non è possibile salvare la prenotazione se non è stata impostata la preparazione camera in prenotazione;
• “Blocca prenotazioni senza prestazioni impostate”: se il flag è attivo, non è possibile salvare la prenotazione se non sono state impostate prestazione iniziale e prestazione finale;
• “Blocca l’inserimento di dettagli prenotazione senza camera”: se il flag è attivo, non è possibile salvare una prenotazione con camera non assegnata;
• “Blocca check-in senza parametro di ricerca impostato”: se il flag è attivo, non è possibile effettuare il check-in alle prenotazioni senza i parametri ricerca impostati;
• “Blocca check-in se la camera non è assegnata”: se il flag è attivo, non è possibile effettuare il check-in alle camere non assegnate;
• “Blocca check-in senza email compilata”: se il flag è attivo, non è possibile effettuare il check-in alle camere se non è compilato l’indirizzo mail sul Ref.Prenotazione/Ref.Gruppo;
• “Blocca Preventivo con offerta non valida”: se il flag è attivo, non è possibile salvare i preventivi se l’offerta non è valida;
• Blocca prenotazione senza ora di arrivo e partenza: se il flag è attivo, non è possibile salvare la prenotazione senza aver impostato l’ora di arrivo e l’ora di partenza;
• Blocca prenotazione con voucher doppio: se il flag è attivo, non è possibile salvare la prenotazione nel caso sia presente un’altra prenotazione con lo stesso valore del Voucher.

Altri parametri presenti in maschera:

• “Esegui calcoli della disponibilità sulla Tipologia di Camera di vendita”: se il flag è attivo, le camere disponibili sul Planning Disponibilità vengono conteggiate in base al campo tipologia camera di vendita di prenotazione anziché in base alla tipologia camera;
• “Esegui il riallineamento delle rette di prenotazione in conto”: permette di mantenere i dati di distinta allineati ai dati di prenotazione in conseguenza ad una modifica di quest’ultima; se in “Parametri Chiusura Giornaliera” non è attivo il flag “Esegui gli storni per variazioni in date consolidate”, alla modifica del trattamento in prenotazione, in distinta viene modificato anch’esso; consigliamo di mantenere questo flag attivato salvo particolari condizioni o richieste del cliente;
• “Prest. iniziale e finale obbligatorie in Check in”: attivando questo flag è possibile rendere la prestazione iniziale e finale (definite in prenotazione) parametri obbligatori in fase di check-in;
• “Elimina definitivamente le prenotazioni cancellate”: se il flag è attivo, in fase di eliminazione di una prenotazione quest’ultima viene eliminata definitivamente senza la possibilità di recuperarla tramite un eventuale ripristino da “Elabora Prenotazioni”; l’eliminazione viene eseguita in fase di chiusura giornaliera
• “Visualizza solo referente camera nella ricerca di conti aperti”: se il flag è attivo, nella ricerca dei conti aperti, maschera disponibile ad esempio in Extra, Distinta e Extra Bar, vengono proposte solo le righe del referente camera e non i componenti;
• “Permetti l’emissione del conto prima del check-in”: il flag attivo permette di effettuare un conto prima della fase di check-in;
• “Refresh automatico delle maschere alla modifica della prenotazione”: se il flag non è abilitato il planning e il quadro giornaliero non vengono aggiornati in tempo reale, ma in basso sulla destra appare un pop-up che visualizza ciò che è stato effettuato dagli altri client (nuove prenotazioni, check-in, conti, ecc);
• “Apri la maschera dell’anagrafica per nuove prenotazioni”: se il flag è attivo, all’apertura di una nuova prenotazione, da Planning o Quadro Giornaliero, anziché proporre la maschera della prenotazione viene proposta la maschera di anagrafica cliente;
• “Nascondi l’inserimento del dettaglio su prenotazioni esistenti”: se il flag è attivo, nella maschera di prenotazione viene nascosta la sezione per l’inserimento di nuovi dettagli in caso di prenotazione già esistenti, sezione che si può attivare tramite l’apposito pulsante;

• “Nascondi i comandi per la modifica del dettaglio”: se il flag è attivo, all’apertura di una prenotazione già esistente, viene nascosta la sezione “Comandi” che può essere però visualizzata cliccando sull’apposito pulsante;

• “Richiedi Causale Operazione quando si cancella una prenotazione”: selezionando il flag, se compilata la tabella Causali Operazioni, al momento della cancellazione di una a prenotazione verrà richiesto il motivo della cancellazione proponendo i valori inseriti nella tabella Causali Operazioni;
• “Azzera il dettaglio prenotazione dopo l’inserimento”: l’impostazione di questo flag viene proposta nella maschera di prenotazione (campo “Azzera dopo inserimento”); se il flag è attivo, dopo l’inserimento i valori del dettaglio vengono azzerati
• “Abilita la gestione dello stato risorse e le icone sui planning/quadri”: se il flag è attivo, sul planning, quadro giornaliero e quadri grafici viene visualizzato il simbolo di camera pulita/sporca e ne avviene la gestione con i relativi controlli;
• “Abilita assegnazione camera automatica con tipologia diversa”: se il flag è attivo, e in tabella “Tipologia” nella colonna “Priorità” è stata assegnata un ordine di priorità, in fase di assegnazione automatica, se la tipologia è terminata, viene assegnata la camera in base all’ordine (crescente) di priorità di tabella “Tipologia”; se il flag invece è disattivato, terminata la disponibilità della tipologia viene lasciata la camera vuota e l’assegnazione deve essere completata manualmente;
• “Crea allegato della conferma prenotazione alla stampa”: se il flag è attivo, nella maschera di creazione Conferma viene proposto attivo di default il flag “Salva come allegato in prenotazione”, dopo aver cliccato sul pulsante “PDF”, nella scheda “Allegati” di Prenotazione viene inserito in automatico l’allegato;
• “Visualizza solo referente camera nel pannello ‘Stato Camere’”: se il flag è attivo, nel pannello a destra “Stato Camere”, vengono visualizzati solo i referenti camera, in questo modo, effettuando ad esempio il check-in ad un camera, viene effettuato a tutti i componenti della camera;
• “Prestazione finale e iniziale per i nuovi componenti”: se il flag è attivo, all’inserimento di un nuovo componente viene attivato di default il flag “Prestazione Iniziale e Finale Fisse” presente in maschera di modifica del componente, in questo modo anche se viene modificato il trattamento, le prestazioni iniziali e finali rimangono invariate;
• “Aggiorna automaticamente la griglia offerte nella maschera preventivi”: permette di scegliere la modalità di ricerca dei listini/offerte nel preventivo (fare riferimento alla sezione PREVENTIVO della presente Guida per il dettaglio sulla modalità del flag);
• “Visualizza sale e accessori nella prenotazione camera”: se il flag è attivo, in modifica di una prenotazione di tipo “Camera” vengono visualizzate, nella sezione di dettaglio, anche eventuali prenotazioni di tipo “Sala” o “Accessori” collegate alla camera;
• “Riallinea il numero di pax richieste con il numero di anagrafiche inserite”: se il flag è attivo, in fase di salvataggio della prenotazione viene effettuato in automatico il riallineamento tra le camere e pax impostate in alto con quelle inserite in dettaglio e non viene visualizzato il messaggio di Camere e Pax differenti;
• “Espandi i dettagli prenotazione per i gruppi”: se il flag è attivo, aprendo in modifica le prenotazioni di gruppo quest’ultime vengono visualizzate in modalità “Espandi tutti i gruppi”; se il flag è disattivato, le prenotazioni di gruppo vengono raggruppate;
• “Proponi note ultime governante e note ultima pren. di default”: se il flag è attivo, nei campi “Note Prenotazione” e “Note Governante” di una nuova prenotazione, sono proposti le note di anagrafica presenti nella scheda “Storico”;
• “Crea una password random al referente camera per accesso myself”: se il flag è attivo, all’inserimento di una prenotazione se in anagrafica non è presente nessun valore nel campo “Password”, viene generato in automatico un valore da associare al cliente
• “Controlla età minima e età massima in prenotazione”: se il flag è attivo, in fase di inserimento prenotazione (al salvataggio) viene effettuato il controllo che l’età del componente in prenotazione sia compresa nella fascia di età impostata in tabella “Riduzioni”; in alternativa, è possibile disattivare questo flag e attivarlo sulle singole Riduzioni, ad esempio se il controllo non è necessario per tutti i tipi componenti
• “Sporca camere dopo il check-in”: se il flag è attivo, l’omonimo flag presente in maschera di check-in viene proposto attivo di default e in seguito al check-in della prenotazione lo stato di pulizia della camera viene posta in stato “Sporca” (pallino rosso);
• “Sporca camere dopo il check-out”: se il flag è attivo, in fase di check-out lo stato di pulizia della camera viene posta in stato “Sporca” (pallino rosso);
• Utilizza la tipologia di vendita per abbinare i supplementi di default: se il flag è attivo, il supplemento abbinato è in base alla tipologia di vendita sulla prenotazione (ad esempio, se in tabelle, alla Doppia Vista Mare è abbinato un Supplemento e in prenotazione la tipologia vendita è Doppia, non viene abbinato il supplemento alla prenotazione);
• Attiva il check ‘Blocca tipo camera e tipologia vendita’ di default: se il flag è attivo, il flag “Blocca tipo camera e tipologia vendita” presente in maschera prenotazione viene proposto attivo di default (il flag attivo blocca lo spostamento della prenotazione su tipologia differente); NB: questo flag è valido solo per le prenotazioni inserite da PMS, non per quelle che provengono dal Web.
• Attiva il check ‘Visualizza solo camere attive’ in disponibilità: se il flag è attivo, il flag nella maschera di disponibilità viene proposto attivo

• Visualizza nome della riduzione in inserimento: se il flag è attivo, in prenotazione in corrispondenza della label riduzione, viene visualizzato il “Nome” di tabella Riduzioni anziché il campo “Descrizione”
• Proponi l’upselling di default in caso di modifica camera da planning: se il flag è attivo, nella maschera di cambio camera viene proposta attiva di default l’opzione “Upselling (aggiorna tipologia di vendita)”, se il flag non è attivo, nel cambio camera viene proposto attiva di default l’opzione su “Upgrade”
• Non valorizzare la tassa di soggiorno prima del checkin in prenotazione: se il flag è attivo, nei riepiloghi di prenotazione non viene valorizzata la Tassa di soggiorno se non è stato effettuato il check-in