La maschera Utenti, richiamabile dal menù Configurazione, permette di creare nuovi utenti del software e definire per essi una password di ingresso al sistema e i relativi privilegi concessi tramite l’assegnazione del campo “Gruppo” (funzioni alle quali posso accedere).

Per creare un nuovo utente utilizzare il pulsante “Aggiungi” e impostare i campi obbligatori “Utente”, “Password” e “Gruppo” (creato precedentemente in Configurazione – Gruppi o dal pulsante Gestione Gruppi presente in maschera).

Nota bene: per le installazioni in Hosting, dopo la creazione di un nuovo utente attendere 5 minuti per effettuare il login con lo stesso

A fianco della Password è presente un indicatore di sicurezza della password (controllo del numero di caratteri, lettere maiuscole, lettere minuscole, caratteri speciali). La password non deve superare i 18 caratteri.

Se in Impostazioni – “Parametri Vari” il flag “Attiva controllo password per gli utenti” è attivo, è possibile salvare l’utente solo se l’indicatore è verde e con dicitura “Very strong”.

E’ sempre possibile modificare la password di un utente tramite il pulsante Modifica Password, in tal caso verrà richiesta la vecchia password.

Se è stata configurata una “Ubicazione Istat” quest’ultima viene proposta di default nel filtro “Ubicazione Istat” nelle seguenti maschere:

• Front Office - “Planning”
• Front Office -“Quadro Giornaliero”
• “Archivio Schedine/Istat”
• “Planning Sale”
• “Planning Spiagge/Accessori”
• “Planning Budget di Vendita”
• Front Office – Conti - “Elenco Acconti e Caparre/Depositi”
• Prima Nota – “Movimenti”

Nel caso sia stata impostata l’ubicazione Istat si può associare all’utente un gruppo di permessi che permetta di:

• abilitare o no la selezione di altre ubicazioni Istat nelle maschere sopra elencate (flag “Abilita tutte le ubicazioni istat”)
• abilitare o no la selezione dell’ubicazione Istat in prenotazione (flag “Abilita prenotazione su tutte le ubicazioni istat”)

Il pulsante “Proprietà” permette la modifica alle impostazioni dell’utente tra cui:

• l’inserimento di un codice PIN per la stampa del conto, abilitato nel caso del flag attivo “Richiedi PIN alla stampa del conto” presente in Configurazione – Permessi;
• l’inserimento di un codice PIN per l’addebito in camera da Extra Bar, richiesto se in Configurazione – “Parametri Vari” è attivo il flag “Richiedi PIN Utente all’addebito dell’extra bar”;
• l’inserimento di un codice PIN Dati Web fa si che l’utente possa vedere i dati relativi alla Carta di credito nel pulsante “Dati Web” di prenotazione; se il PIN è errato solo i dati della carta di credito non vengono visualizzati all’utente.

Se il flag “Utilizza questo utente per le operazioni web” è attivo l’utente è abilitato all’accesso della Extranet (Amministrazione Web).

Tramite il pulsante “Layout Toolbar” è possibile la toolbar tramite due schede:

• “Funzioni base”: disabilitare la visualizzazione delle icone presenti sotto le voci di menù
• “Pulsanti Personalizzati”: permette l’associazione di un link (ad esempio Smart cloud, link questura per invio delle PS, ecc.) ad un’icona che sarà visibile nella toolbar; le immagini possono essere in formato bmp o png ed è consigliata una dimensione massima di 128 x128 per mantenere la qualità dell’immagine; chiudere e riaprire il client per vedere l’icona

Se l’utente è stato bloccato dopo aver superato il Numero tentativi di accesso, admin può sbloccare l’utente selezionando l’utente bloccato -> pulsante “Proprietà” -> pulsante “Sblocca Utente”.

Per eliminare un utente, selezionare la riga con il mouse che verrà evidenziata in verde e cliccare il pulsante Elimina, anche in questo caso verrà richiesta la password dell’utente che dovrà essere confermata immettendola una seconda volta. L’utente Admin può comunque eliminare altri utenti anche senza digitare la password a loro collegata.

Non è possibile eliminare l’utente Admin (amministratore), per il quale si sconsiglia fortemente anche l’inibizione all’utilizzo di qualche funzione, in quanto l’eventuale eliminazione di tutti gli altri utenti comporterebbe il blocco irreversibile delle funzioni inibite all’amministratore.

Ovviamente una volta definiti gli utenti e i rispettivi privilegi d'accesso è consigliabile associare agli utenti diversi da admin un gruppo di permessi che non permetta l’accesso ad Utenti in modo tale da impedire ad un utente di riabilitarsi l'accesso alle funzioni a lui bloccate. Per il medesimo motivo occorre infine cambiare la password (se nota agli altri utenti) dell'utente Admin.