Questa maschera permette di programmare, a livello di client, varie attività (su prenotazioni e Web Booking) determinandone l’intervallo di tempo di controllo e visualizzando un avviso graficamente.

NOTA BENE:

• dopo aver inserito gli elementi in Impostazioni – “Attività automatiche”, chiudere e riaprire il client per rendere attive le modifiche
• le attività funzionano correttamente se la data di gestione è allineata alla data di sistema, qualora le attività inserite non fossero eseguite effettuare una verifica sulle date

Tramite l’attività “Backup” è possibile eseguire automaticamente un backup nel percorso indicato in Impostazioni – “Percorsi” (campo “Percorso Chiave Backup”); in “Opzioni” è possibile attivare il flag “Crea il log delle attività automatiche solo in caso di errore” per notificare il backup solo in caso di errore.

Attività collegate alle prenotazioni:

• “Controllo delle attività” (controllo delle attività inserite “Cambio Turno”, scheda “Attività”);
• “Controllo delle scadenze opzioni” (avviso in caso il campo “Scadenza “Opz.” in prenotazione sia uguale alla data di gestione); per confermare questo tipo di attività in modo che non venga più riproposta, selezionare la prenotazione corrispondente, togliere la scadenza opzione e impostare lo stato a “Confermata”;

• “Controllo dei time limit” (controllo del campo “Time Limit” presente in maschera prenotazione con l’ora di sistema per le prenotazioni in attivo)

Attività collegate al web booking:

• “Controllo disponibilità web a zero” attiva, controlla che ci siano disponibilità a zero. Cliccando su “Opzioni” è possibile indicare un indirizzo email dove inviare la notifica;
• “Creazione preventivi da Richiesta Disponibilità”: in caso di richiesta di disponibilità Web dal sito del cliente (voce “Richiedi Disponibilità”) viene importa come preventivo in Welcome; se è attivo il modulo CRM i preventivi importati hanno come “Tipo Richiesta” Web;

• “Accettazione automatica delle prenotazioni Web”: in caso di ricezione di una prenotazione Web viene accettata automaticamente;

cliccando su “Opzioni” è possibile:

• tramite l’apposito flag, fare in modo che alla prenotazione importata venga assegnata la risorsa automaticamente (necessario per la gestione delle camere comunicanti affinché la disponibilità venga scalata correttamente)
• configurare un indirizzo email dove ricevere eventuali errori;

Successivamente, cliccando su “Visualizza” delle “Attività automatiche da esaminare”, viene proposta una maschera con il dettaglio della prenotazione, dove si può visualizzare il dettaglio della prenotazione ed eventualmente assegnare la camera tramite l’apposito pulsante

• “Pubblicazioni Web”: esegue la pubblicazione su Web Booking in base a quanto specificato in “Opzioni”.

NB: in Configurazione -> Impostazioni -> “Dati Hotel” il flag “Attiva pubblicazione su Portali Esterni” attivo permette la pubblicazione web sui principali channel manager (Booking.com, Expedia, Simple Booking, Vertical Booking, Booking Expert, Yield Planet, Siteminder). Può essere attivato nel caso il cliente sia interfacciato con uno solo di questi channel manager.

Nel menù Tipo Pubblicazione è possibile scegliere quali dati si vogliono sincronizzare:

• Sincronizza ‘Fascia/Prezzi’ e pubblica: verranno sincronizzate solo le fasce e i prezzi, ma non le disponibilità
• Sincronizza ‘Disponibili Hotel’ e pubblica: verranno sincronizzate solo le disponibilità hotel ma non i prezzi
• Sincronizza ‘Disponibili (no allotment)’ e pubblica: verranno sincronizzate solo le disponibilità escludendo gli allotment, i prezzi non verranno sincronizzati
• Sincronizza ‘Disponibili e Fascia/Prezzi’ e pubblica: verranno sincronizzate le disponibilità, le fasce e i prezzi.
• Sincronizza ‘Disponibili (no allotment) e Fascia/Prezzi’ e pubblica: verranno sincronizzate le disponibilità, escludendo gli allotment, le fasce e i prezzi.
• Sincronizza ‘Planning Budget Vendita’ e pubblica: verranno sincronizzate le disponibilità e i prezzi presenti sul Planning Budget di Vendita
• Planning Disponibilità Web: verranno pubblicati i valori presenti sul Planning disponibilità Web (es. gestione manuale delle disponibilità e dei prezzi senza sincronizzazione. Le disponibilità scaleranno solo in caso di ricezione di prenotazioni web)

NB: pubblicando la disponibilità hotel con le attività automatiche vengono create disponibilità web per un massimo di 24 mesi.

Il flag attivo “Aggiorna durata Minima/Massima soggiorno per le disponibilità pubblicate” consente di pubblicare il valore durata minima/massima impostato nel listino (MIN LOS/MAX LOS).

N.B.: Se i MIN LOS/MAX LOS vengono impostati manualmente sul planning disponibilità web, con questa opzione attiva verranno sovrascritti con valori impostati nel listino.

Il flag “Aggiorna i prezzi modificati della extranet sul budget e/o la fascia sulla disponibilità” è utilizzato nei seguenti casi:

• pubblicazione di tipo tipo “Sincronizza ‘Planning Budget Vendita’ e pubblica”; se il flag è attivo e vengono modificati i prezzi dalla extranet del Web, successivamente i prezzi saranno aggiornati sul Planning Budget di Vendita
• in caso di utilizzo del calendario fasce; se il flag è attivo e vengono modificate le fasce sulla Extranet -> Disponibilità/Prezzi -> Calendario Prezzi, le fasce vengono aggiornate anche sul calendario del PMS

Il flag attivo “Chiudi disponibilità per il giorno corrente e per numero giorni successivi” consente di pubblicare automaticamente lo stato chiuso su tutte le disponibilità in data odierna, se viene impostato il valore 0; aumentando il valore verranno chiusi i corrispondenti giorni successivi alla data corrente inclusa (es. impostando valore 2, verrà chiusa la data odierna, domani e dopo domani).

• l’opzione “Per il giorno corrente chiudi la disponibilità dopo le ore” consente di avviare la pubblicazione della chiusura del giorno corrente e successivi ad un determinato orario.

NB: Crea il log delle attività automatiche solo in caso di errore è valido per le attività automatiche. Se, per esempio, pubblico manualmente il log viene generato e l’attività da esaminare viene generata.

Le attività “Invio email Stampa di Servizio” e “Invio email Stampa di Servizio personalizzate” permettono rispettivamente di pianificare l’invio di stampe di servizio e stampe di servizio personalizzate tramite email; prima di impostare questa attività è necessario configurare la tabella “Account Mail”, successivamente aggiungere l’attività e, sempre rimanendo nella maschera di attività automatiche, cliccare sul pulsante “Opzioni” per completare la configurazione (account, indirizzo destinatari e stampa).

Nel campo “Data inizio stampa” si può impostare la data di inizio periodo di stampa; se la data è vuota la data di inizio periodo di stampa sarà la data di gestione.

Nel campo “Intervallo di giorno per la stampa” è possibile impostare il numero di giorni da sommare alla data di gestione e sarà il campo “al” nella stampa. Ad esempio se si vuole stampare gli arrivi da oggi (o Data inizio stampa) a 4 giorni.

È possibile impostare i giorni settimanali di invio e l’intervallo di orario dell’invio (ad esempio si vuole inviare la stampa dalle 18.00 alle 19.00).

Queste attività funzionano correttamente se la data di gestione è allineata alla data di sistema. N.B.: è possibile inviare solo report che non contengono parametri di richiesta.

Attenzione:

L'invio automatico dei report personalizzati funziona correttamente solo se il report non prevede parametri a richiesta o se prevede parametri nominati esattamente [Data Dal], [Data Al], [Prenotazioni inserite prima del], [Inizio Periodo], [Fine Periodo].

Le attività “Invio email prima del check-in” e “Invio email dopo il check-out” permettono di inviare una mail al cliente prima del check-in e dopo il check-out in base al dettaglio definito nell’attività automatica.

Queste due attività funzionano correttamente con data di gestione allineata alla data di sistema e campo email compilato in anagrafica cliente; dopo aver aggiunto le attività, cliccare sul pulsante “Opzioni” per completare la configurazione.

Per creare un nuovo Template cliccare sul pulsante “+” assegnando un nome nel campo “Nome Template”, scrivendo il testo e completando con i tag presenti nel pulsante “Tag” ( in basso a sinistra, per ora disponibili [Cognome], [Nome], [Arrivo] e [Partenza]), per modificare un Template già esistente cliccare sul pulsante con i tre puntini a fianco; il campo “Account Mail Invio” propone gli elementi codificati in tabella “Account Mail”.

È possibile impostare l’Oggetto Mail, la Lingua e il Tipo Cliente, in questo modo, se i campi sono valorizzati, l’email specifica verrà inviata solo ai clienti con la lingua e tipologia cliente impostata; questa funzionalità si ottiene inserendo più attività di questo tipo, una per ogni lingua e tipologia cliente.

Se si valorizza il campo Lingua e Tipo Cliente è necessario che i relativi campi vengano specificati nell’anagrafica, sezione Parametri.

È possibile impostare l’attività automatica solo per:

• determinati Stati prenotazione (ad esempio solo per le Confermate e Prenotate)
• solo per camere assegnate
• determinata “Ubicazione Istat”

L’attività “Invio Al CheckIn” invia una mail all’indirizzo email del referente prenotazione a cui è stato eseguito il check-in; per completare la configurazione dell’attività, cliccare su “Opzioni” e completare i dati mancanti.

L’attività “Invio Al Compleanno” invia una mail all’indirizzo email dell’anagrafica che compie gli anni in data gestione; per completare la configurazione dell’attività, cliccare su “Opzioni” e completare i dati mancanti.

L’attività “Esportazione Indagine”, tramite i parametri in “Opzioni”, permette:

• la selezione di un’indagine tra quelle proposte nel menù a tendina e il salvataggio di essa nella cartella impostata
• l’invio dell’indagine selezionata se viene impostato il campo “Account Email”; quest’ultimo deve essere configurato nella tabella “Account Mail/Sms”

L’attività automatica “Aggiorna Statistiche” esegue in automatico la funzione “Aggiorna Statistiche” presente in “Elabora Documenti Emessi”.

L’attività automatica “Esegui Plugin” esegue in automatico il Plugin specificato nelle “Opzioni”; i Plugin disponibili sono quelli attivabili in Configurazione – Tabelle – “Plugin”; a fianco di ogni Plugin è presente il pulsante “Info” per vedere i dettagli sul Plugin specifico. Si può eseguire l’attività più volte al giorno specificando nel campo l’orario di esecuzione. Nell’esempio riportato, il Plugin viene eseguito alle ore 11.00 e alle ore 12.00.

L’attività “Controllo Fatture Elettroniche”, da attivare solo nel caso si utilizzi una delle modalità di tipo PassHub, esegue l’invio automatico delle fatture da trasmettere, aggiorna lo stato di quelle già inviate e permette di scaricare automaticamente sulla prima nota le fatture elettroniche fornitore provenienti da PassHub.

Se si imposta un valore nel campo “Numero giorni di avviso per fatture non inviate o scartate”, vengono controllate se eventuali fatture elettroniche non sono state inviate o scartate da n giorni (n = valore indicato nel campo “Numero giorni di avviso per fatture non inviate o scartate” ).

L’attività “BookingSuite RateManager” permette l’integrazione dei dati gestiti da BookingSuite (per i dettagli sulla procedura fare riferimento al chiarimento nr. 48491 disponibile su Easypass).

L’attività “Scarico Email CRM” permette di scaricare in automatico la posta in arrivo di Attività CRM – “Posta in arrivo”.

L’attività “CRM / Automatismi WEB” permette di sincronizzare tutte le attività legate al CRM e gli automatismi; in “Opzioni” è possibile attivare/disattivare le singole opzioni.

Il numero delle attività vengono segnalate con un simbolo in basso a destra della videata di Passepartout Welcome, dove è possibile vedere con una numerazione a parte eventuali errori.

Effettuando il doppio click sulle attività da esaminare è possibile accedere alla maschera per controllare e/o confermare le attività.

A sinistra della videata sono presenti le attività automatiche raggruppate per tipo, cliccando sulla voce è possibile visionare solo le attività di una determinata tipologia.

Tutte le attività presentano il pulsante “Conferma”, confermandole l’attività in alcuni casi viene rimossa dall’elenco, mentre altre attività legate alle prenotazioni, come “Controllo delle scadenze opzioni” o “Controllo dei time limit” hanno attivato il pulsante “Visualizza” per visualizzare la prenotazione collegata ed effettuare le verifiche o modifiche del caso e quindi eliminare l’attività dall’elenco.

L’attività “Pubblica Prenotazioni sulla Extranet” è utilizzata per inviare le prenotazioni del pms sulla Extranet SBM. Cliccando su “Opzioni” è possibile indicare quali “Stati Prenotazione Welcome” considerare per l’invio delle prenotazioni sul Web (Prenotata, Confermata, WaitingList, Opzionata, Richiesta, NoShow).

L’attività “Controllo RT” è utilizzata per controllare lo stato delle stampanti RT. Per maggiori dettagli su questa attività fare riferimento alla presente guida REGISTRATORI TELEMATICI – CONFIGURAZIONE – ATTIVITA’ AUTOMATICHE DI CONTROLLO.

L’attività “Stampa ultima chiusura RT” consente di stampare in pdf ed eventualmente inviare via email la chiusura RT.

L’attività “Controllo Schedine Ps non inviate” può essere attivata nel caso si ha necessità di eseguire l’invio delle schedine PS più volte al giorno ed è quindi necessario un maggiore controllo.