Per risorsa si intende tutto ciò che viene utilizzato e che è indispensabile affinché un servizio vada a buon fine. A seconda della configurazione, una risorsa ha una capacità, cioè può essere abilitata ad effettuare contemporaneamente una o più prenotazioni. Per questo, nel momento in cui un utente fissa una nuova prenotazione, il programma verifica che le risorse interessate siano disponibili in quella data e ora. Una risorsa può essere umana (personale medico-infermieristico, estetiste, …) o materiale (lampada abbronzante, vasca idromassaggio, macchina vapore, ecc.).
Segue una spiegazione dettagliata per una corretta configurazione:
Nel caso di una risorsa generica, che può eseguire servizi di vario tipo e durata, si è in presenza di mezzi che fanno un po’ di tutto. In questo caso risulta utile il calcolo automatico della granularità del planning, che viene così impostato sul massimo comun divisore: vengono presi in considerazione tutti i tempi di durata dei diversi servizi che tale risorsa è abilitata ad eseguire, e, tra questi viene preso il numero più grande per il quale essi possono essere divisi. Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione del planning ottimale e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il servizio voluto;
Esempio risorse specializzate:
Nella figura mostrata sotto, ad esempio, viene mostrato un planning per la risorsa Elettrodepilatore che viene utilizzata solo per eseguire servizi da 30 o da 60 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning a 30 minuti, così che le prenotazioni da 30 minuti occupino 1 sola cella mentre i servizi da 60 minuti occuperanno 2 celle ciascuno come mostrato in figura:
Esempio risorse non specializzate: un caso d’uso potrebbe essere quello di centri estetici con più dipendenti, dove ogni dipendente (estetista) può eseguire servizi di vario tipo e durata, non si è quindi in presenza di risorse specializzate che eseguono solo un insieme ristretto di servizi, ma risorse generiche che fanno un po’ di tutto. Nella figura mostrata sotto, ad esempio, viene mostrato un planning per un centro dove la risorsa Nanni Gianna esegue servizi di varia durata, da un minimo di 20 ad un massimo di 120 minuti, per questo può risultare utile impostare l’intervallo di tempo planning Automatico, così che la barra del tempo abbia un intervallo di 10 minuti (viene impostato un intervallo da 10 minuti poiché i vari tempi di produzione sono 10, 20, 30, 40, 50, 60, 90 e 120) In questo modo le prenotazioni da 20 minuti occuperanno 2 celle, come indicato in figura per la prenotazione di Bini, mentre le prenotazioni prese per servizi da 90 minuti occuperanno 9 celle ciascuno, come mostrato in figura per Giardi:
Questa configurazione consente di impostare una visualizzazione ottimale del planning e permette di individuare rapidamente la disponibilità delle risorse per il servizio voluto. Questi diversi tipi di impostazioni sono stati studiati per mostrare all’utente, in ogni situazione, la disponibilità delle risorse e la possibilità di prendere una prenotazione nella fascia oraria voluta. In ogni caso nella finestra del planning sono disponibili i pulsanti di zoom per aumentare e diminuire il dettaglio.
SERVIZI ABILITATI
In questa sezione è possibile impostare diversi parametri inerenti, la o le tipologie di risorsa a cui appartiene la risorsa in oggetto, il numero massimo di prenotazioni gestibili contemporaneamente. Inoltre è possibile decidere se la risorsa è abilitata ad effettuare tutti servizi legati alla relativa tipologia imposta o se selezionare manualmente i servizi scegliendoli uno per uno dalla griglia Abilitazioni.
Di seguito viene data una spiegazione dettagliata della relazione che intercorre tra la scelta dei tipi di risorsa ed il tipo di abilitazione (tutti i servizi dei tipi impostati o selezione manuale tramite la tabella Abilitazioni)
In caso alla risorsa Rossi venga associato solo uno dei due tipi di risorsa, per esempio solo Massaggiatore, la tabella Abilitazioni viene compilata solo con i servizi imputati appunto a tale tipo di risorsa come mostrato in figura:
In ogni caso la procedura di assegnazione risorse in overbooking non viene bloccata ma solo segnalata dal programma tramite un messaggio popup, se abilitata la relativa funzione in configurazione azienda, ed evidenziando in arancione la risorsa chiamata in causa.
Se nella griglia tipi risorsa vengono impostate diverse tipologie di risorsa che hanno Max appunt. Maggiore o uguale a 1, il massimo prenotazioni gestibili contemporaneamente, per la risorsa che si sta configurando, viene dettato dall’omonimo campo. In generale, la risorsa sarà in grado di svolgere un numero massimo di prenotazioni simultanee in base a quanto impostato in numero massimo prenotazioni contemporanee.
Esempio: per la risorsa Rossi si supponga di impostare come tipi Estetista e Massaggiatore, che ciascuno di essi possa effettuare ben 2 prenotazioni per volta, e che come numero massimo prenotazioni contemporanee sia impostato 2. In questo caso sarà possibile effettuare al massimo due servizi simultanei in questo modo:
Quindi se la risorsa Rossi può effettuare Fangoterapia e Massaggio rilassante come estetista, e Ayurveda e Corevedico come massaggiatore, allora la scelta potrà essere effettuata esclusivamente per 2 soli servizi da eseguire contemporaneamente e nello specifico:
Nel caso di "Max appunt." = 1, è possibile impostare una prenotazione come “esclusiva” per questa risorsa. In tal caso non sarà possibile inserire per la medesima risorsa un’altra prenotazione concomitante anche se il numero massimo di prenotazioni gestibili contemporaneamente lo consente.
Genera risorse personale: Se selezionata, questa operazione di contesto crea una risorsa per ogni anagrafica Personale che non ha in quel momento una risorsa già associata. Quest'opzione è utile quindi per generare le risorse per tutto il personale e per gestire meglio le timbrature (quando si effettuerà una timbratura con un utente avente una risorsa associata, questa verrà riportata in indagine Timbrature).