In generale tutti i documenti che si depositano presso il Registro delle Imprese devono contenere una dichiarazione di conformità all’originale rilasciata dal soggetto che appone la firma digitale sul documento. In alcuni casi, però, è possibile omettere la dichiarazione quando, salvo disposizioni particolari del Registro Imprese di destinazione della pratica di deposito del bilancio, tutti i sottoscrittori del documento hanno apposto la propria firma digitale; ad esempio la dichiarazione di conformità può essere omessa nei seguenti casi:

• nel bilancio in formato XBRL, quando la firma digitale è apposta dall’amministratore che ha redatto il bilancio d’esercizio;
• nel verbale di assemblea di approvazione del bilancio in formato PDF/A, quando la firma digitale è apposta sia dal presidente dell’assemblea, sia dal segretario.

La scelta della dichiarazione di conformità, che può dipendere da diversi fattori come il sottoscrittore del documento, il soggetto che presenta la pratica, il tipo di documento, il tipo di formato, il Registro Imprese di destinazione, ecc. si deve effettuare dall’apposito menu Bilancio UE – Dichiarazioni conformità (accessibile anche da apposito pulsante Dichiarazioni conformità presente nella sezione AVVIO RAPIDO) che contiene due diversi sottomenu per distinguere le dichiarazioni da inserire all’interno del bilancio in formato XBRL e quelle da inserire nei documenti da allegare al bilancio di esercizio in formato PDF/A (Verbali e Relazioni).

NOTA BENE: tutti i dati anagrafici del soggetto che sottoscrive digitalmente i documenti, contenuti all’interno dei testi delle dichiarazioni, sono gestiti come parametri; è pertanto necessario compilare su ciascuna azienda i campi presenti nella Pagina 4 di 4 della scheda DATI BILANCIO presente tra i Dati aziendali dell’Anagrafica azienda.