NOTA BENE: questa funzione è abilitata solo per le aziende che hanno la gestione scadenzario a partite.

ATTENZIONE: la cancellazione delle rate modifica fisicamente il contenuto degli archivi (i dati selezionati vengono fisicamente eliminati dallo scadenzario). Prima di eseguire questa cancellazione è obbligatorio eseguire un salvataggio dei dati per l’eventuale ripristino della situazione iniziale.

Questa funzione risulta particolarmente utile per sistemare lo scadenzario in presenza di situazioni particolari derivanti dallo scollegamento delle rate dalla primanota e/o dalla presenza di eventuali “pareggi” eliminabili. Quando si verificano queste particolari situazioni, in alcuni casi è possibile operare direttamente dalle funzioni di gestione dello scadenzario per sistemare il contenuto dello stesso; in altri casi invece (ad esempio la revisione di rate appartenenti a documenti in doppia valuta da operazioni in singola valuta o viceversa), esistono dei controlli bloccanti che non sono superabili, conseguentemente l’utente non può operare attraverso le normali funzioni di gestione scadenzario per la sistemazione dei dati e deve quindi ricorrere all’utilizzo di questa funzione.

Prima di parlare nello specifico di questa funzione, occorre ricordare una caratteristica importante dello scadenzario a partite: con la gestione a partite, normalmente esiste un collegamento univoco tra operazioni di primanota e le relative rate di scadenzario ovvero ogni operazione di primanota ha la relativa operazione di scadenzario che può essere composta da una o più rate. Questa funzione consente di eliminare dallo scadenzario le rate che non hanno più il relativo collegamento con la primanota (rate visualizzate in alta intensità all’interno dello scadenzario) e che non sono legate ad altre rate tramite l’associazione PARTITA + DATA SCADENZA (rate che non sono pagate o che non pagano altre rate). Affinché la cancellazione di una rata sia effettuabile devono essere soddisfatte entrambe le condizioni, ovvero:

• RATE di scadenzario NON COLLEGATE ad operazioni di primanota (visualizzate in alta intensità nello scadenzario)
• Ciascuna RATA deve essere isolata in una sua partita dedicata e non deve essere associata ad altre rate attraverso l’abbinamento che si ottiene con la stessa PARTITA + DATA SCADENZA

Qualora venisse a meno il collegamento tra un’operazione contabile e la relativa operazione di scadenzario, la procedura non è in grado di stabilire in tempo reale se il collegamento è valido oppure no, per verificare la validità del collegamento ed effettuare l’eventuale scollegamento definitivo occorre eseguire la RIORGANIZZAZIONE degli archivi di PRIMANOTA e dello SCADENZARIO. Questa operazione è indispensabile in quanto questa funzione di cancellazione visualizza e conseguentemente consente di cancellare solo le rate realmente scollegate dalla primanota.

Un altro requisito affinché sia possibile eseguire la cancellazione, è quello per cui le rate non devono essere legate ad altre rate, ovvero non devono avere la stessa combinazione PARTITA + DATA SCADENZA. Prima di eseguire la funzione, si consiglia di verificare attraverso la revisione dello scadenzario questa eventualità e qualora ne esista la necessità è obbligatorio modificare le scadenze in modo che possano essere cancellate. A tal proposito si suggerisce di “isolare” le rate che devono essere cancellate attraverso l’attribuzione di una partita univoca che sia magari anche autodocumentante. Se ad esempio si desidera eseguire l’eliminazione di più rate, si suggerisce di specificare nella partita di ciascuna una dicitura simile alla seguente: alla prima rata attribuire come codice partita CANCELLA1, alla seconda CANCELLA2, alla terza CANCELLA3, e così via. Qualora le rate da cancellare non siano “isolate” dalle altre, non vengono visualizzate nell’elenco delle rate cancellabili e quindi non possono essere eliminate.

In sintesi, i PASSI da eseguire prima di entrare in questa funzione sono i seguenti :

• RIORGANIZZARE (previo salvataggio dei dati) gli archivi di PRIMANOTA (tutti gli anni) e di SCADENZARIO per far si che tutte le rate che lo necessitano vengano scollegate dalla primanota.
• ISOLARE ciascuna rata da cancellare attribuendovi una propria partita dedicata che non contenga altre rate al suo interno (ad esempio CANCELLA1, CANCELLA2, ecc.).

Selezionando la voce di menù viene aperta la seguente videata:

I campi richiesti sono i seguenti:

CODICE CLIENTE/FORNITORE – Codice conto del cliente/fornitore di cui si vogliono eliminare le rate scollegate. Il campo è OBBLIGATORIO poiché la procedura consente di eseguire la cancellazione delle rate scollegate per un singolo cliente/fornitore alla volta.

PARTITA – Partita a cui limitare la selezione delle rate che si vogliono cancellare.

DATA SCADENZA DA – Data scadenza da cui iniziare la selezione delle rate da cancellare.

DATA SCADENZA A – Data scadenza con cui terminare la selezione delle rate da cancellare.

RATE IN VALUTA – Questo campo consente di selezionare le rate in base al fatto che siano in doppia valuta o meno. I valori accettati sono i seguenti:

G = GESTIONE. Questa opzione consente di estrapolare per la cancellazione solo le rate che sono state inserite nella valuta di gestione dell’azienda (singola valuta).

D = DOPPIA VALUTA. Questa opzione consente di estrapolare per la cancellazione solo le rate che sono state inserite in doppia valuta (sia valuta documento che valuta di gestione azienda).

E = ENTRAMBE (Valore predefinito). Questa opzione consente di estrapolare per la cancellazione sia le rate che sono state inserite con singola valuta che quelle in doppia valuta.

STAMPA RATE CANCELLATE – Questo parametro consente di stampare l’elenco delle rate che la procedura cancella fisicamente dallo scadenzario al fine di consentire una verifica dell’operazione effettuata. I valori accettati sono i seguenti:

S = (Valore predefinito). Le rate cancellate vengono stampate;

N = Non viene eseguita alcuna stampa delle rate cancellate.

Confermando la videata sopra descritta tramite il tasto funzione F10, viene visualizzato l’elenco delle rate che soddisfano i criteri di selezione immessi. In questo modo è possibile selezionare le rate desiderate al fine di eseguirne la cancellazione definitiva.

La lista riporta l’elenco delle rate cancellabili e per ciascuna rata sono specificati i seguenti dati:

• PARTITA attribuita alla rata;
• CAUSALE CONTABILE, SERIE/NUMERO dell’operazione (nello scadenzario);
• DATA SCADENZA della rata;
• TIPO del pagamento della rata;
• IMPORTO in VALUTA DI GESTIONE AZIENDA;
• IMPORTO in VALUTA DOCUMENTO (se il documento è in doppia valuta);
• DATA PAGAMENTO (solo per le rate che hanno segno negativo);
• infine nella colonna CAN (CANCELLA) viene visualizzata una “S” se la rata è stata marcata per la cancellazione.

Nel piede della videata viene inoltre visualizzato il TOTALE DELLE RATE MARCATE PER LA CANCELLAZIONE (espresso in valuta di gestione). Se questo totale è 0 (ovvero in termini di valore sono state marcate tante rate positive per quante sono quelle negative) la procedura eseguirà la cancellazione e non saranno originati sbilanci tra scadenzario e primanota. Al contrario (il totale è diverso da 0), durante riorganizzazione degli archivi, la procedura potrebbe generare un pareggio corrispondente all’importo evidenziato nel totale. L’uso del condizionale è d’obbligo in quanto occorre considerare la situazione scadenzario/primanota al momento in cui verrà eseguita la riorganizzazione. Se prima di eseguire tale riorganizzazione vengono effettuate ulteriori operazioni in primanota o in scadenzario, tali pareggi potrebbero non essere necessari o potrebbero essere diversi dall’importo del totale sopra menzionato in quanto la situazione è stata modificata ulteriormente dall’utente.

Una volta visualizzato l’elenco, è compito dell’utente selezionare le rate che devono essere fisicamente eliminate dall’archivio. Per fare questo, oltre ai normali tasti di navigazione FRECCIA SU, FRECCIA GIU’, PAG SU e PAG GIU’, sono attivi i seguenti tasti funzione: