Vengono importate sia le registrazioni contabili ricevute dall’azienda collegata che l’anagrafica Pc/Clienti/Fornitori.

NOTA BENE: l’uso del programma è di tipo esclusivo. Selezionando tale voce non è possibile accedere all’azienda da altri terminali. Se si sceglie la voce “CARICA OPERAZIONI CONTABILI RICEVUTE” quando altri terminali stanno lavorando nell’azienda viene impedito l’ingresso.

Selezionando la voce interessata con il comando OK [Invio] la procedura verifica che esistano registrazioni da memorizzare negli archivi, in caso contrario viene segnalato “Non esistono operazioni contabili da importare”. Se presenti dei dati viene visualizzato l’elenco dei files a disposizione per il caricamento.

La nomenclatura dei files presenti nell’elenco è la seguente: “i_” rappresenta un prefisso standard, il numero corrisponde alla data delle registrazioni rovesciata nel formato AAAAMMGG (ovvero “Anno-mese-giorno”, ad esempio il numero“20110105” identifica la data 05/01/2011), la stringa “_prn1_” è un acronimo che identifica la testata di primanota, gli ultimi tre caratteri identificano la sigla dell’azienda nell’installazione di Mexal.

Nella colonna “Stato” la dicitura “OK” identifica la correttezza della stessa ed autorizza la possibilità di eseguirne l’import. Qualora esista un situazione non corretta viene visualizzata la dicitura “NonImp” (Non Importabile).

La procedura verifica che i files ricevuti siano idonei per essere importati, qualora l’ultimo export effettuato dall’installazione Mexal non sia terminato correttamente, viene dato un opportuno messaggio e richiesto di procedere nuovamente con l’inoltro dei dati.

Per effettuare il caricamento occorre selezionare i files corrispondenti al periodo da importare, prima del nome file selezionato apparirà un asterisco *. I comandi disponibili sono:

Con il comando Ok [F10] vengono richiesto il tipo di import che si vuole effettuare.

TIPO DI IMPORT DA EFFETTUARE – Viene data la possibilità di effettuare un caricamento di prova delle registrazioni prima dell’import vero e proprio così da verificare eventuali incongruenze o problemi. L’import di tipo “P” Prova ha le stesse caratteristiche e modalità dell’import “D” Definitivo ma – a differenza di questo – al termine dell’operazione vengono ripristinati gli archivi dell’azienda salvati a prima dell’operazione di caricamento. In caso di caricamento definitivo andato a buon fine i files contenente le operazioni appena importate vengono cancellati.

NOTA BENE: per evitare di duplicare delle operazioni contabili o per non incorrere nella perdita di operazioni, SI CONSIGLIA di effettuare l’import completo di tutti i giorni del periodo ricevuto (ad esempio un intero mese) senza creare “buchi” nella sequenza temporale dell’import (ad esempio si seleziona il giorno 1, 5, 9 tralasciando i giorni intermedi; a tal proposito esistono appositi messaggi di avvertimento). Se si esegue l’import di un uno o più giorni precedenti rispetto all’ultimo giorno importato (situazione che potrebbe derivare da un precedente import con “buchi temporali” oppure in seguito al rinvio di un periodo già inviato dal Mexal collegato) viene visualizzato un apposito messaggio di avvertimento che deve essere attentamente valutato per non incorrere nella eventuale duplicazione di operazioni già presenti nell’archivio di primanota. La gestione delle situazioni particolari sopra menzionate sono assolutamente consentite, ma è indispensabile che queste siano attentamente valutate, servano per gestire situazioni eccezionali e non costituiscano la regola normale per l’importazione dei dati.