Tramite il tasto funzione CBI-Import movimenti [F5] è possibile importare nel gestionale i movimenti bancari tramite un file CBI di tipo RH (Rendicontazione saldi e movimenti di conti correnti), preventivamente esportato dall’home banking e salvato in una cartella del proprio computer. La prima volta che si utilizza il tasto funzione in una determinata azienda, il programma presenta una maschera nella quale è possibile ricercare la cartella in cui sono salvati i file di rendicontazione CBI. Il percorso della cartella viene memorizzato ed è successivamente modificabile tramite il tasto CBI-Cartella import, disponibile sia nella finestra elenco delle banche che nella finestra elenco dei file da importare.

Occorre impostare il percorso della cartella di salvataggio nel campo Cartella files CBI utilizzando i pulsanti Elenco directory [F2] oppure Directory server consentite [F3]. Premendo Ok [F10] si accede ad una finestra in cui vengono visualizzati esclusivamente i file, presenti nella directory, che hanno le caratteristiche per essere importati, ossia:

• estensione del file .txt oppure .cbi;
• RH nel record di testata;
• lunghezza di ciascun record pari a 120 caratteri e interruzione di riga identificata dai caratteri CRLF oppure CRCRLF oppure LF (lunghezza complessiva record 121 o 122 o 123). Si specifica che tutti i record devono avere la medesima lunghezza (se un record ha lunghezza diversa, il file non viene riconosciuto dal programma).

Sono esclusi dalla visualizzazione predefinita i file aventi le caratteristiche sopra elencate, ma che risultano essere già stati importati nel programma (ossia per i quali il programma ha creato in automatico nella cartella una copia del file con estensione “.pas”).

Eventuali altri file presenti all’interno della cartella non vengono proposti per l’importazione.

Nella finestra elenco sono disponibili i seguenti tasti funzione:

CBI-CARTELLA IMPORT [F8] – Consente di memorizzare il percorso della cartella in cui sono salvati i file CBI RH. La cartella è aziendale, ossia deve essere impostata in ciascuna azienda in fase di prima importazione di file CBI. E’ possibile creare un’unica cartella in cui salvare i file CBI di tutte le aziende oppure una cartella per ciascuna azienda.

TIPO VISUALIZZAZIONE [F4] – Consente di passare dalla Visualizzazione parziale alla Visualizzazione completa. Con la Visualizzazione parziale risultano visibili esclusivamente i file CBI RH che non sono già stati importati in precedenza. Con la Visualizzazione completa, invece, vengono visualizzati anche i file CBI RH già importati, ossia quelli per cui è presente all’interno della cartella una copia del file con estensione “.pas”. Questi ultimi sono contraddistinti da un pallino rosso “File già importato” nella colonna “Stato”.

RIPRISTINA FILE COME DA IMPORTARE [F5] – Consente di ripristinare come da importare i file CBI RH contraddistinti dal pallino rosso “File già importato” nella colonna “Stato”. I file devono essere preventivamente selezionati apponendo il flag nella prima colonna in corrispondenza della relativa riga. La funzione va ad eliminare dalla cartella di salvataggio la copia dei file creata in fase di importazione, alla quale è stata impostata l’estensione “.pas”.

SELEZIONA DESELEZIONA [F9] – Consente di selezionare/deselezionare la riga su cui si è posizionati.

SELEZIONA TUTTO/DESELEZIONA TUTTO [Shift+F7] – Consente di selezionare/deselezionare tutte le righe presenti in finestra elenco.

OK [F10] – Consente di confermare l’importazione di uno o più file precedentemente selezionati. In fase di importazione vengono effettuati i seguenti controlli:

• viene verificato, tramite un codice univoco, se i movimenti presenti nel file CBI siano già stati importati precedentemente. In tal caso questi movimenti vengono scartati dall’importazione. L’univocità del progressivo attribuito ai vari movimenti è assicurata solo nel caso in cui si tratti di file RH conformi allo standard CBI;
• viene verificato che i movimenti presenti nel file CBI si riferiscono ad IBAN presenti nella Tabella banche e marcati come c/c ordinari;
• viene verificato che ciascun movimento bancario abbia valorizzati i dati fondamentali necessari per l’importazione, ossia: data registrazione, data valuta, causale CBI, sottocausale CBI predefinita per segno banca, importo, progressivo di rendicontazione;
• viene verificato che ciascun movimento bancario non abbia la data registrazione oppure la data valuta superiore al 31/12/2048;
• se in azienda risulta attivo il parametro “Import-Controllo duplicati”, viene verificata la corrispondenza tra i movimenti bancari presenti nel file e i movimenti importati in precedenza sullo stesso conto bancario (identificato dalla coppia IBAN+conto contabile). In particolare, per identificare “possibili” movimenti duplicati, vengono confrontati i seguenti dati: data registrazione, data valuta, causale CBI, importo e descrizione estesa (la descrizione del movimento completa e non esclusivamente la parte visualizzata nella finestra elenco). Se viene rilevata la presenza di “possibili” movimenti duplicati, appare un messaggio di attenzione e successivamente la finestra con l’elenco degli stessi:

NOTA BENE: il programma non ha mai la certezza della reale duplicazione dei movimenti. Tale attività di verifica è a carico dell’utente che, una volta identificati i movimenti realmente duplicati, potrà decidere di non importarli.

In questa finestra, l’utente può selezionare i movimenti che non ritiene siano duplicati e importarli tramite il pulsante Importa [F10]. Oppure se dalla verifica emerge che trattasi effettivamente di movimenti duplicati, l’utente può uscire dalla finestra con il pulsante Chiudi [Esc] e di conseguenza non importare i movimenti. In questo secondo caso apparirà il seguente messaggio:

Al termine dell’importazione viene visualizzato un messaggio con il riepilogo dei movimenti importati e di quelli non importati.

Inoltre, tramite il tasto Visualizza movimenti non importati [F4] è possibile visualizzare il dettaglio dei movimenti non importati con la relativa motivazione, che può essere, ad esempio:

• Movimento non importato in quanto già presente in archivio: nel caso in cui il progressivo univoco del movimento bancario incluso nel file CBI, sia già presente all’interno dell’archivio della riconciliazione. In tal caso, i movimenti vengono scartati dall’importazione per evitare duplicazioni all’interno dell’archivio della riconciliazione;
• Movimento non importato in quanto l’Iban del movimento non esiste nell’elenco dei conti ordinari dell’azienda: nel caso in cui nell’azienda in cui si sta importando il file CBI non sia presente un conto corrente ordinario con l’IBAN indicato all’interno del file CBI;
• Movimento non importato in quanto non risulta presente uno dei dati fondamentali necessari per l’importazione, ossia: data registrazione, data valuta, causale CBI, sottocausale CBI predefinita per segno banca, importo, progressivo di rendicontazione;
• Movimento non importato in quanto la data registrazione oppure la data valuta presente nel file è superiore al 31/12/2048;
• Movimento scartato dall’utente in quanto identificato come duplicato.

Infine, nella cartella di salvataggio viene creata una copia dei file importati, alla quale viene impostata l’estensione “.pas”. Questo permette al programma di riconoscere i file che sono stati già importati in precedenza.