La sezione “Richieste” consente:

• la visualizzazione ed elaborazione le richieste di disponibilità pervenute dal web booking tramite la voce “Invia richiesta”, voce attiva se in Portali -> “Dati generali” è attivo il flag “Visualizza ‘Richiedi disponibilità”; in questo caso viene inviata in automatico l’email alla struttura e al cliente, è possibile personalizzare le due email in Extranet -> “Templates” (tipo Richiesta di disponibilità per Hotel e Richiesta di disponibilità per il Cliente)
• la visualizzazione ed elaborazione di richieste inserite dal “+” da parte dell’operatore della struttura

Le richieste possono pervenire anche da portali esterni (es. Info-Alberghi) oppure dalle integrazioni del nostro form di richiesta su altre piattaforme, per maggiori dettagli sulle integrazioni già disponibili e come attivare il collegamento consultare il chiarimento 66403 (https://easypass.passepartout.sm/Soluzione/Dettaglio/66403).

Per integrare il form di richiesta nel sito web del cliente o altre piattaforme è necessario fornire al webmaster l’url riportato nella configurazione del portale Passepartout (Url Richiesta) e la documentazione API presente a questo link: https://documenter.getpostman.com/view/12628329/TVYAg1Pt

Se le richieste vengono inoltrate a SBM con l’indicazione dell’ Url referrer nel file di scambio e UTM nell’url, è possibile tracciarne la provenienza e associare di conseguenza il parametro Mercato e Canale di vendita al preventivo generato dalla richiesta.

Es. Url con UTM_Source - UTM Medium - UTM Campaign:

https://booking.passepartout.cloud/booking/formv1?oidPortale=123456&lingua=it&utm_source=GOOGLE&utm_medium=EMAIL&utm_campaign=ESTATE

Dopo aver ricevuto la richiesta accedere alla sezione “Configura” e associare il valore al corrispondente Utm e quindi ai parametri Mercato e Canale di vendita.

Nella dashboard delle richieste sarà quindi possibile filtrare le richieste per Url Referrer e per UTM, il filtro Sorgente viene utilizzato solo per le richieste che arrivano da Info-Alberghi e consente di filtrare in base a uno specifico Tag che viene indicato dal portale (es. Mobile, Desktop).

In Extranet -> Portali -> scheda “Dati generali” -> sezione “Parametri form richiesta” è possibile personalizzare alcuni parametri inserenti al form richiesta:

• Campi obbligatori form richiesta (Cellulare, Nazione, Note, Tipo camera, Tariffa, Motivazione viaggio, Nome)
• Invia email all’hotel
• Visualizza la selezione del tipo camera
• Visualizza la seleziona del trattamento
• Disattiva la richiesta dei bambini
• Banner e Colore Banner

Quando si ricevono richieste verrà visualizzato il contatore con il numero di richieste, a fianco alla voce del menu.

Il contatore indica tutte le richieste per date future e senza preventivo collegato.

La richiesta può essere aggiunta manualmente dall’operatore della struttura tramite il pulsante “+”. In Extranet -> Portali -> scheda Dati generali -> “Parametri Preventivi/CRM” è possibile impostare il campo “Tipo richiesta default” (Diretto, Email, Telefono, Web, WhatsApp).

Da una richiesta si può generare un preventivo manualmente cliccando su “Crea preventivo” oppure è possibile in Extranet -> Marketing -> “Automatismi” aggiungere l’automatismo di tipo “Creazione preventivo” per generare in automatico il preventivo ed eventualmente inviarlo al cliente se nell’automatismo il flag “Invia il preventivo creato al cliente” è attivo.

Selezionando la richiesta si accede al dettaglio ed è possibile eliminare o rifiutare la richiesta.

Se nell’anagrafica cliente è specificato il campo “Email”, il campo “Invia email” è attivo e quindi disponibile per inviare comunicazioni via email al cliente.

Se nell’anagrafica cliente è specificato il campo “Cellulare”, il campo “Invia sms” è attivo e quindi disponibile per inviare comunicazioni via sms al cliente. Gli account di invio SMS sono configurabili tramite le ApiKeys nel menù “Configurazione”.

Tramite il pulsante “Modifica” è possibile modificare i parametri della richiesta:

• Portale
• Tipo richiesta
• Dal – Al
• Motivazione viaggio
• Note
• Aggiungere o togliere camere alla richiesta stessa
• Tipo camera
• Tariffa
• Pax
• I campi relativi all’anagrafica cliente (Cognome, Nome, Email, Cellulare, Lingua, Mercato, Canale vendita, Interessi, Privacy, Newsletter)

In Tabelle -> “Causali operazione” con Tipo causale operazione “Richiesta rifiutata” è possibile configurare le possibili motivazioni di rifiuto della richiesta che sarà richiesto cliccando su “Rifiuta”, inoltre sarà proposta la maschera per inviare un’email al cliente; i template proposti sono quelli configurati in Configurazione – Templates con Tipo template “Richiesta rifiutata”. Si può collegare alla causale uno specifico template da proporre di default.

Nei filtri di ricerca attivando il flag “Includi richieste rifiutate” sarà visualizzata l’eventuale causale di rifiuto selezionata ed è inoltre possibile filtrare per “Causale rifiuto”.

È possibile impostare il tipo di ordinamento di visualizzazione delle richieste in elenco tramite il flag “Tipo ordinamento richieste” presente in Extranet -> Configurazione -> “Impostazioni” -> sezione “Tipo ordinamento richieste” (Data creazione crescente, Arrivo crescente, Data creazione decrescente, Arrivo decrescente).

Se dalla richiesta è già stato generato un preventivo sarà visibile lo stato del preventivo.

È possibile assegnare alla richiesta un simbolo di un colore, ad esempio per applicare delle priorità in base al colore.