In questa sezione viene spiegato il funzionamento e i parametri che interessano il Self CheckIn.

A questa maschera possono accedere i clienti che hanno prenotato tramite il Web e, se la struttura ha attivata l’attività automatica “Pubblica Prenotazioni sulla Extranet”, anche le prenotazioni inserite dal gestionale.

È possibile personalizzare il Css o i colori della pagina tramite Extranet – Stile css – Self Checkin.

Affinché il cliente acceda a questa area occorre inviare una email in modalità manuale da Prenotazioni oppure schedulare, tramite gli Automatismi (presenti nella sezione Marketing), degli invii di email ad esempio 2 giorni prima della data di arrivo.

In Extranet -> Tabelle -> “Tipi cliente” è possibile gestire il flag “Nascondi gli importi su Self Check-In e MySelf” per gestire la visualizzazione degli importi a livello di tipologia cliente.

Le “Condizioni di prenotazione” possono essere personalizzate in Extranet -> Portali -> scheda “Descrizioni/Urls”.

Sono disponibili i seguenti Tag per l’invio dell’email:

• [UrlSelfCheckIn] : per accedere al link del Self CheckIn della struttura; il cliente dovrà digitare le credenziali di accesso, Codice prenotazione e Cognome o in alternativa Email e Password

in questo caso il cliente accedendo alla sua area personale potrà: gestire l’account (modifica dei dati personali come email e numero di cellulare), consultare tutte le sue prenotazioni, le future (di default) e anche le passate cliccando sull’apposito pulsante; potrà visualizzare i suoi Voucher, le recensioni, le richieste e scrivere nuove recensioni

• [UrlCheckinOnline]: per accedere direttamente al link di prenotazione Self CheckIn della struttura (link analogo a quello presente in Extranet – Prenotazione); il cliente non dovrà digitare le credenziali

Tramite questa sezione il cliente può:

• eseguire il check-in on line (compilazione dei dati anagrafici); NB: per ricevere i dati anagrafici sul gestionale Welcome è necessario avere l’attività automatica “Accettazione automatica delle prenotazioni Web” e che sia attivo il flag “Importa i dati dei clienti dopo il check-in on line”
• aggiungere servizi extra (funzione da abilitare tramite apposito flag nei Parametri)
• attivare l’upselling (funzione da abilitare tramite apposito flag nei Parametri)
• richiedere la cancellazione (funzione da abilitare tramite apposito flag nei Parametri)

La struttura può simulare/visualizzare il Self CheckIn tramite il link “Url check in” presente in dettaglio prenotazione.

I Parametri inerenti al Self CheckIn si trovano in Portali -> scheda Dati generali -> sezione “Parametri Self CheckIn”.

Colore Self CheckIn: è possibile impostare un colore di base nella maschera di Self CheckIn per alcune sezioni.

Domini OTA Self CheckIn: indicare i domini dell’indirizzo email che si vogliono “ripulire” nel campo email dell’anagrafica cliente (ad esempio booking.com); è possibile indicare più domini separati da ; (punto e virgola). Ad esempio se è arrivata una prenotazione con indirizzo email [email protected] il campo email, indicando nel campo “Domini OTA Self CheckIn” “booking.com”, il campo email viene azzerato e la struttura dovrà implementarlo con l’effettiva email del cliente per gestire le comunicazioni con il cliente.

Richiedi Documento di Riconoscimento e Residenza per tutti gli ospiti: se il flag è attivo, anche per i componenti diversi dal referente prenotazione, nella maschera di compilazione dati anagrafici viene proposta anche la sezione inerente al documento di riconoscimento e i dati di residenza.

Richiedi la password per l’accesso al Self CheckIn: se il flag è attivo, al cliente viene richiesta la password per accedere al Self CheckIn.

Attiva la richiesta di cancellazione prenotazione : se il flag è attivo, nella maschera di Self CheckIn sarà visibile il pulsante “Richiedi cancellazione”.

Lingua default self CheckIn: è possibile impostare una lingua di default per i clienti ai quali non è già stata impostata la lingua; ad esempio per alcune strutture del Trentino può essere utile impostare la lingua default tedesco anziché l’italiano.

Nel campo “Template stampa prenotazione da Self CheckIn” è possibile impostare un template di tipo “Prenotazione” che sarà utilizzato nel caso il cliente clicca su “Stampa” nella pagina di Self CheckIn; se il campo è vuoto viene stampa la scherma del Self CheckIn.

In Portali -> scheda “Descrizioni/Urls” -> campo “Testo Self CheckIn” è possibile personalizzare la descrizione; se viene impostato un testo va a sostituire quello predefinito. Per la personalizzazione del testo è possibile utilizzare i tag [Nome] e [Cognome].

Se il flag “Nascondi la chat per le comunicazioni con gli ospiti nel Self CheckIn” è attivo, non viene proposta la sezione dedicata alla chat con la struttura.

I campi “Ora di arrivo minimo Self Checkin” e “Ora di arrivo massimo Self Checkin” permette di stabilire l’intervallo di orario valido per il campo “Orario di arrivo”.

Se il flag “Visualizza la pagina del Self CheckIn in sola visualizzazione per le prenotazioni eliminate” è attivo, in caso di accesso di self checkin ad una prenotazione eliminata, vengono proposti i dati di prenotazione in modalità di sola visualizzazione (non è possibile eseguire nessuna operazione); se il flag non è attivo, viene effettuato il redirect alla pagina del Booking Engine.

Attiva l’acquisto di servizi extra: se il flag è attivo, nella maschera di Self CheckIn viene proposto anche il pulsante “Aggiungi servizi”; i servizi proposti sono i supplementi legati al listino di prenotazione ed eventuali Articoli eCommerce configurati in Extranet -> Configurazione -> “Articoli eCommerce” con flag attivo su “Attivo su booking extra”. NB: attivare sui Supplementi e Articoli eCommerce il flag “Upselling CRM” per gli elementi che si vogliono rendere selezionabili in “Aggiungi Servizi”.

Quando il cliente richiede Servizi extra questi vengono visualizzati nella pagina di Self CheckIn.

Attiva la richiesta di upselling camera: se il flag è attivo, nella maschera di Self CheckIn viene proposta la sezione di Upselling; per completare la configurazione di Upselling selezionare in Extranet la voce “Upselling” presente nel menù Marketing, dove si può impostare per ogni tipologia di camera di prenotazione su quale tipologia/trattamento abilitare l’upselling, per quale intervallo di arrivo di prenotazioni e per quale tipologia di prenotazione.

Quando il cliente richiede l’upselling, il cliente riceve una mail di notifica. Nell’immagine che segue è il modello che viene inviato di default ma è possibile configurare una email personalizzata in Configurazione -> “Templates” inserendo un modello “Prenotazione UpSelling”.

e nella pagina di Self CheckIn viene indicata la data e la tipologia richiesta dal cliente.

Visualizza il riepilogo prenotazione: se il flag è attivo, sul Self CheckIn viene visualizzata la dicitura “Riepilogo prenotazione”, cliccando su di essa è possibile visualizzare il dettaglio della prenotazione.

Contenuti Self CheckIn: in Configurazione -> “Templates” è possibile configurare dei contenuti da visualizzare nel piede della maschera di Self CheckIn.

In caso di pagamento con modalità Bonifico, posizionandosi sulla “i” è possibile visualizzare i dati della banca (dati impostati in Extranet -> Configurazione -> Modalità pagamento).

Check-in on line: per eseguire il check-in on line dei componenti il cliente dovrà selezionare il pulsante “Check-in” a fianco del proprio nominativo.

Completando i dati sul pulsante comparirà la dicitura “Completo”, alla struttura arriverà una email dell’avvenuto check-in eseguito; è possibile impostare un template personalizzato in Configurazione -> Templates, categoria “Check-in online eseguito”.

È possibile disattivare la modifica dei dati anagrafici una volta completati, attivando il flag “Blocca la modifica dei dati del Checkin una volta completato” presente in Portali -> “Dati generali” -> sezione “Parametri Self CheckIn”.

NB: affinché i dati anagrafici siano disponibili nell’anagrafica del PMS, sul gestionale deve essere presente l’attività automatica “Importazione clienti dopo Checkin Online”.

I dati anagrafici saranno importati in anagrafica del PMS. Impostando in Configurazione – Impostazioni – “Quadri Grafici” il simbolo “Check-in online” (sezione “Simboli”), nel Planning il nominativo sarà preceduto da un simbolo.

Messaggi: nell’area Self CheckIn il cliente e la struttura potranno comunare tramite la chat. Quando il cliente invia un messaggio viene inviato una email con template di default alla struttura ma è possibile configurarne uno personalizzato in Configurazione -> Templates, categoria “Messaggio cliente”.

I messaggi saranno visibili in:

• Extranet -> Messaggi, dove si potrà rispondere tramite “Rispondi”
• Extranet -> Prenotazioni, scheda “Messaggi”