Come evidenziato nei precedenti capitoli di questo manuale nella parte destra della maschera di gestione dei documenti sono elencati tutti i file presenti all’interno della cartella attualmente selezionata (cartella questa che, nel relativo albero, sarà evidenziata in grassetto).

Il pannello di ricerca presente nella parte alta della maschera consente di ricercare specifici documenti tra tutti quelli presenti all’interno della cartella attualmente selezionata in elenco e di eventuali sue sottocartelle

ATTENZIONE! nel momento in cui l’esigenza dovesse quindi essere quella di ricercare uno specifico documento all’interno di tutte le cartelle attualmente gestite, sarà necessario accertarsi di aver prima selezionato, in colonna sinistra, la radice “Documenti”.

La ricerca viene effettuata sulla base del nome assegnato al singolo file.

Una volta indicato il testo da ricercare cliccando sul pulsante “Vai” verranno poi visualizzati, immediatamente al di sotto del campo di ricerca, tutti i risultati che soddisfano il filtro impostato

Ogni risultato mostra il percorso completo della file che soddisfa il filtro.

Cliccando quindi su uno dei risultati in elenco verrà aperta la relativa cartella e verranno visualizzati, in griglia, tutti i documenti in essa contenuti

Il pulsante “Annulla” consente invece di ripulire e azzerare il filtro precedentemente impostato.

Relativamente all’operatività di gestione dei file interni ad una cartella questa può variare in relazione alla tipologia di cartella considerata e, nello specifico, in relazione al fatto di considerare una Cartella Standard e/o di tipo Azienda in cui possono essere caricati manualmente dei file oppure una Cartella di tipo Azienda i cui documenti vengono prelevati in tempo reale da Passcom.

Nel seguito di questo capitolo verrà presa in considerazione la prima ipotesi. Per maggiori informazioni relativamente alla gestione dei documenti Passcom si veda invece il successivo capitolo di questo manuale.

Supponendo dunque di avere a che fare con una cartella in cui possono essere uplodati dei file in maniera manuale, la prima cosa da fare per poter eseguire questo tipo di operazione sarà ovviamente quella di selezionare la cartella in esame nell’albero di navigazione (posizionandosi quindi al suo interno)

In questo modo nella parte destra della maschera verranno visualizzati eventuali documenti in essa contenuti oltre che una serie di pulsanti grazie ai quali poter effettuare diverse azioni.

NOTA BENE: la barra degli strumenti relativa alla sezione destra della pagina potrà variare in relazione alla tipologia di cartella attualmente selezionata ed in relazione ai permessi che l’utente ha su tale cartella.

Nello specifico il pulsante:

Carica ( ): consente di uplodare nuovi documenti all’interno della cartella selezionata.

Richiede i permessi di Scrittura o di Modifica sulla cartella in esame oppure di essere il creatore della cartella stessa.

E’ possibile caricare singoli file così come un’intera struttura di file e cartelle partendo da un apposito file .zip.

Cliccando su questo pulsante verrà visualizzata la maschera “Carica Documento”

mediante la quale poter effettuare l’upload desiderato.

In questo senso sarà quindi necessario:

• cliccare sul pulsante “File” ( )
• selezionare il file desiderato tra quelli presenti all’interno del proprio PC
• assegnargli un nome (campo Nome)
• cliccare infine sul pulsante “Upload File” ( ) presente nella parte alta della maschera.

ATTENZIONE! L’upload di nuovi file all’interno di una cartella può essere effettuata anche con operazioni di Drag and Drop

Una volta infatti selezionata la cartella all’interno della quale caricare il file desiderato sarà sufficiente trascinare questo stesso file sull’elenco dei documenti presenti nella cartella (nella colonna di destra della pagina) per far aprire in automatico la maschera di “Upload File” sopra evidenziata.

Rilasciando quindi il file all’interno della maschera “Carica Documento” verrà compilato in automatico il campo file con il percorso della risorsa da caricare. Sarà quindi possibile associare un nome al file e confermare il caricamento con il relativo pulsante di Conferma.

ATTENZIONE! L’area di drop all’interno della quale rilasciare il file da caricare è quella individuata dalla maschera “Carica Documento”. Nel caso in cui il file dovesse essere rilasciato in una posizione diversa anziché effettuare l’upload verrà aperto il file all’interno del browser

Nel caso in cui non venga specificato un nome per il file che si sta caricando verrà utilizzato come nome della risorsa il nome del file stesso.

NOTA BENE: nel caso in cui l’utente tentasse di inserire all’interno della cartella un file con lo stesso nome di uno già presente, verrà visualizzato un messaggio che chiede se il nuovo file dovrà sovrascrivere il vecchio o se, invece, dovrà essere aggiunto come nuovo file. In questo caso il nome del file verrà modificato in maniera automatica aggiungendo un numeratore progressivo prima dell’estensione del file stesso.

Infine, oltre al caricamento di un singolo File, volendo è anche possibile caricare in blocco un’intera struttura di cartelle e sottocartelle (con eventuali file già presenti in esse) partendo da un archivio compresso (file .zip) precedentemente creato.

Per far questo sarà sufficiente flaggare, prima dell’upload, il parametro “Archivio” evidenziato in figura

Attivando questo parametro l’applicazione saprà di dover trattare, in fase di upload, un archivio compresso e si preoccuperà quindi di valutare quanto presente all’interno del file .zip, di decomprimerlo, di caricare in blocco i file presenti all’interno delle varie cartelle e di creare se necessario eventuali nuove sottocartelle.

In particolare durante il procedimento di scansione del file .zip e di creazione di eventuali nuove sottocartelle, verranno considerate le seguenti regole:

• Nel caso in cui non sia già presente, allo stesso livello, una cartella con lo stesso nome di quella presente all’interno del file .zip, verrà creata una nuova cartella utilizzando per questo tutte le impostazioni della sua cartella padre
• Nel caso in cui sia già presente, allo stesso livello, una cartella con lo stesso nome di quella presente all’interno del file .zip, ma questa cartella non risulti visibile all’utente che effettua l’upload dell’archivio compresso (perché non è stata a lui assegnata), a seguito del caricamento del file .zip verrà creata una nuova cartella, con lo stesso nome di quella già presente, seguito però da un numero progressivo (che servirà appunto per diversificare tra loro le due strutture di cartelle). Anche in questo caso verranno comunque utilizzate tutte le impostazioni della cartella padre.
• Nel caso in cui sia già presente, allo stesso livello, una cartella con lo stesso nome di quella presente all’interno del file .zip, e questa cartella risulti visibile con permessi di Modifica o Scrittura anche all’utente che effettua l’upload dell’archivio compresso, a seguito del caricamento del file .zip non verranno toccate le impostazioni delle cartelle preesistenti ma verranno semplicemente caricati al loro interno eventuali nuovi documenti presenti nel file .zip.

Per quel che riguarda invece i singoli file presenti all’interno dell’archivio compresso, in fase di scansione del file .zip verrà considerata la seguente regola:

• Nel caso in cui il file non esista già all’interno della corrispondente cartella e nel caso in cui l’utente che effettua l’upload abbia i permessi di “Modifica” e/o “Scrittura” sulla cartella in cui dovrà essere inserito il file, il file stesso verrà correttamente caricato e salvato all’interno della cartella in esame.
• Nel caso in cui il file esista già all’interno della corrispondente cartella e nel caso in cui l’utente che effettua l’upload abbia i permessi di “Modifica” su questa stessa cartella, il file inizialmente presente verrà sovrascritto e sostituito da quello nuovo.
• Nel caso in cui l’utente abbia, sulla cartella in cui dovrebbe essere inserito il nuovo file i soli permessi di Lettura, anche a seguito del upload del file .zip all’interno di questa cartella non verrà inserito alcun file.

Elimina Documento ( ): consente di eliminare il documento selezionato.

Richiede i permessi di Modifica o di Scrittura sulla cartella selezionata. Nel caso di permessi di Scrittura potranno essere eliminati unicamente i file caricati dallo stesso utente attualmente loggato.

Nel caso in cui l’utente tenti di eliminare un documento per il quale non ha questo tipo di permessi verrà visualizzato un apposito messaggio di avviso e la procedura di eliminazione, ovviamente, non potrà terminare in maniera corretta

Scarica (File) ( ): consente di effettuare il download del documento selezionato.

Opzione è sempre attiva indipendentemente dai permessi che l’utente attualmente loggato ha sulla cartella selezionata

Anteprima ( ): consente di visualizzare un’anteprima del documento selezionato senza doverlo necessariamente scaricare.

Opzione è sempre attiva indipendentemente dai permessi che l’utente attualmente loggato ha sulla cartella selezionata. Inoltre nel caso in cui il browser non possa effettuare l’anteprima del documento selezionato verrà comunque avviato il download

Sposta File ( ): consente di spostare il documento selezionato all’interno di un’altra cartella della struttura.

Richiede i permessi di Modifica o di Scrittura sulla cartella di origine. Inoltre nel caso di permessi di Scrittura potranno essere spostati unicamente i file caricati dallo stesso utente attualmente loggato.

ATTENZIONE! la cartella di destinazione del documento deve necessariamente avere, per l’utente che effettua lo spostamento, i permessi di Scrittura o di Modifica.

Nello specifico poi per spostare un file all’interno di un’altra cartella sarà necessario:

• Selezionare il file che si desidera spostare
• Cliccare sul pulsante “Sposta File” per attivare la modalità di spostamento
• A questo punto spostandosi col mouse sulla sezione di sinistra della pagina per selezionare la cartella di destinazione, il puntatore del mouse si modificherà assumendo la forma di quattro piccole frecce.
• Selezionare quindi la cartella di destinazione e cliccare su di essa per effettuare lo spostamento
• Come per lo spostamento di un intera cartella anche in questo caso verrà richiesta un’ ultima conferma prima di poter effettuare lo spostamento indicato

Nel caso in cui l’utente non abbia i permessi richiesti sulla cartella di destinazione, verrà visualizzato un apposito messaggio e l’operazione di spostamento, ovviamente, non potrà terminare in maniera corretta

Svuota ( ): grazie a questo pulsante, visibile solo ed esclusivamente nel caso in cui l’utente attualmente connesso abbia i permessi di Modifica o di Scrittura sulla cartella attualmente selezionata, è possibile eliminare in blocco tutti i documenti presenti all’interno della cartella stessa (ed elencati quindi in griglia).

In particolare se l’utente che effettua l’operazione ha i permessi di “Modifica” sulla cartella selezionata, verranno eliminati indistintamente tutti i documenti in essa contenuti (dopo ovviamente aver ulteriormente confermato l’operazione che si intende effettuare).

Se l’utente che effettua l’operazione ha invece i permessi di sola “Scrittura” verranno eliminati in blocco dalla cartella selezionata i soli file inseriti da questo stesso utente. Per i restanti file verrà invece visualizzato un apposito messaggio per informare l’utente che non ha i permessi per effettuare, sui file elencati, l’operazione richiesta.

Infine, per quanto riguarda la visualizzazione di questa sezione dell’area riservata nei dispositivi mobile, come precedentemente evidenziato a default verrà visualizzata solo la colonna contenente la struttura delle cartelle gestite.

In queste condizioni per visualizzare i file presenti all’interno di una specifica cartella sarà quindi necessario selezionarla e cliccare poi sul pulsante “Elenco Documenti” ( )

In questo modo verrà visualizzata la griglia dei documenti attualmente presenti all’interno della cartella in esame. Dopo aver selezionato uno dei documenti presenti in elenco il pulsante raffigurante tre piccoli puntini consentirà di accedere al menu delle azioni effettuabili sul file selezionato.