Nelle tre modalità di visualizzazione, giornaliera, settimanale e mensile questa sezione permette all’utente attualmente loggato di consultare e/o inserire attività scadenze o appuntamenti nella propria Agenda piuttosto che in quella dei propri clienti.

Volendo, inoltre, è possibile fare in modo che le attività inserite in agenda vengano riportate automaticamente anche nel calendario Google dell’ utente destinatario di queste stesse attività.

Per attivare questa funzionalità è necessario innanzitutto, configurare correttamente l’integrazione tra il proprio Sito e Google Calendar, operazione questa a carico dell’amministratore del sito (per maggiori informazioni in merito si veda anche il relativo capitolo di questo manuale “Sito – Preferenze – Integrazioni – Google Calendar”)

Una volta effettuata in maniera corretta questa integrazione, ogni utente abilitato ad accedere in Area Riservata avrà poi la possibilità di decidere, dalla maschera di gestione del suo Profilo (pulsante “Sign in with Google”, sezione “Opzioni Agenda”) se le attività inserite nella sua Agenda dovranno o meno essere automaticamente riportate anche all’interno di uno dei suoi Calendari Google.

NOTA BENE: tenendo conto del fatto che, relativamente all’inserimento di appuntamenti in Agenda, il livello di comunicazione di un utente dipende dal suo gruppo di appartenenza e dalla posizione in cui tale gruppo viene collocato all’interno della struttura gerarchica, occorre fare particolare attenzione nel momento in cui si andrà a definire la gerarchia dei gruppi e degli utenti che andrà poi a regolare le comunicazioni in Area Riservata

ATTENZIONE! Per poter abilitare la sezione “Agenda” è necessario aver attivato la relativa App operando per questo all’interno dell’apposita sezione del Wizard accessibile dal menu “Sito – Preferenze”.

Come si può facilmente osservare l’Agenda è suddivisa in due distinte sezioni: una colonna di destra (colonna “Agenda”) in cui viene inserita l’Agenda vera e propria e una colonna di sinistra (colonna “Opzioni”), attivabile o meno cliccando sull’apposito pulsante, in cui sono inseriti i diversi filtri che possono essere applicati all’Agenda oltre ai controlli necessari per creare, eventualmente, nuovi calendari.

Nello specifico poi, nella parte alta della colonna “Agenda” possiamo trovare, nell’ordine:

• l’utente cui appartiene l’Agenda attualmente visualizzata. In questo senso infatti è bene evidenziare subito che ogni utente può gestire non solo la propria Agenda ma, volendo, anche quella di altri utenti che hanno deciso di condividere con lui lo loro Agenda (per maggiori informazioni in merito alle opzioni di condivisione si vedano i successivi capitoli di questo manuale)
• il pulsante Visualizza / Nascondi colonna Opzioni ( ): consente di visualizzare / nascondere la colonna opzioni aumentando / diminuendo di conseguenza l’area di visualizzazione della pagina a disposizione per la colonna Agenda
• i pulsanti “Precedente / Successivo” : consentono di scorrere avanti o indietro, dipendentemente dalla modalità di visualizzazione attiva per l’Agenda, i giorni, le settimane o i mesi
• il pulsante “Oggi” : attivo nella sola modalità di visualizzazione giornaliera. Consente di riportare il focus sempre sul giorno corrente
• i pulsanti “Giorno”, “Settimana”, “Mese” : disponibili solo in visualizzazione “Desktop”. Consentono di modificare la modalità di visualizzazione dell’Agenda passando dalla visualizzazione giornaliera a quella settimanale a quella mensile

ATTENZIONE! la modalità di visualizzazione dell’Agenda applicata a default può essere selezionata dalla pagina “Profilo”

ATTENZIONE! In visualizzazione mobile l’unica opzione disponibile è quella dell’Agenda Giornaliera

Per quel che riguarda invece la colonna “Opzioni” troviamo (dall’alto verso il basso):

• Calendario di selezione del giorno (1) : consente di selezionare uno specifico giorno senza dover per forza di cose scorrere tutta l’agenda con i pulsanti Precedente / Successivo.

Ovviamente utilizzando questo calendario per selezionare uno specifico giorno, l’agenda passerà poi automaticamente in modalità di visualizzazione Giornaliera

• Selezione Agenda (2): consente di selezionare l’Agenda da visualizzare e sulla quale andare poi ad operare.

All’interno del menu a tendina l’utente potrà trovare, oltre alla propria, anche tutte le Agende degli utenti che hanno deciso di condividere con lui la loro Agenda (in elenco saranno evidenziate dalla presenza di un piccolo asterisco)

Nel momento in cui si dovesse decidere di selezionare una delle Agende condivise l’intestazione della colonna Agenda si modificherà cambiando colore e visualizzando il nome dell’utente proprietario di quella specifica Agenda oltre che, sulla destra, una specifica icona atta ad indicare che quella attualmente caricata non è la propria Agenda ma bensì una di quelle condivise

• Filtro Attività di (3): consente di filtrare le attività visualizzate in Agenda sulla base dell’utente a cui quelle stesse attività sono state effettivamente assegnate. In fase di creazione di un’attività / scadenza è infatti possibile decidere di inserire quella stessa attività / scadenza solo nella propria agenda o anche in quella di specifici destinatari (per maggiori informazioni relativamente alla procedura di creazione di una nuova attività / scadenza si veda quanto indicato nel successivo capitolo di questo manuale)
• Filtro / Creazione Calendari (4): consente di visualizzare in Agenda le attività / scadenze assegnate ad uno specifico Calendario.

All’interno di questa sezione verranno visualizzati tutti i Calendari attualmente gestiti con la possibilità di selezionarne anche più di uno alla volta

Per creare un nuovo Calendario cui associare poi determinate attività / scadenze è sufficiente cliccare sul pulsante “Aggiungi Calendario” ( ) presente a fianco del titolo di questa sezione della colonna Opzioni.

In questo modo verrà infatti aperta la maschera di creazione “Nuovo Calendario”

all’interno della quale poter specificare:

• Nome: nome da assegnare al nuovo calendario
• Descrizione: descrizione da assegnare al nuovo calendario
• ID Google Calendar: id del calendario Google con cui sincronizzare il calendario che si sta creando. Campo presente solo nel caso in cui sia stato correttamente attivata l’integrazione tra l’Agenda Passweb e Google Calendar
• Colore: colore da assegnare al nuovo calendario.

Colore e nome del calendario verranno visualizzati anche in fase di selezione dei calendari da caricare in Agenda. Inoltre, ogni singola attività inserita in Agenda avrà il bordo sinistro colorato esattamente allo stesso modo del calendario cui l’attività stessa è stata associata

• Predefinito: consente di decidere se il calendario che si sta creando dovrà o meno essere considerato come quello di default. Il calendario predefinito sarà poi evidenziato in grassetto.

ATTENZIONE! ogni attività presente in Agenda deve, per forza di cose, essere assegnata ad uno specifico calendario.

In considerazione di ciò il Calendario Predefinito, ovviamente, non potrà mai essere eliminato

Una volta creato, il nuovo calendario comparirà tra quelli selezionabili, sia in fase di creazione / gestione di un’attività sia in fase di selezione dei calendari da caricare e visualizzare in Agenda.

Nel momento in cui l’esigenza dovesse essere invece quella di modificare o di eliminare uno dei calendari gestiti, sarà sufficiente aprire il menu di selezione dei calendari, cliccando sul relativo menu a tendina, individuare poi, tra quelli presenti in elenco, il calendario desiderato e, infine, cliccare sulla relativa icona di “Modifica Calendario” ( )

In questo modo verrà infatti aperta la maschera di “Modifica Calendario”

in cui poter andare a variare uno qualsiasi dei parametri settati in fase di creazione di quello stesso calendario e, volendo, anche decidere di eliminarlo cliccando per questo sul pulsante “Elimina Calendario” ( )

ATTENZIONE! Eliminando un Calendario sarà possibile decidere di eliminare completamente anche tutte le attività in esso contenute oppure di spostare queste stesse attività all’interno del calendario predefinito

ATTENZIONE! per poter eliminare un Calendario è necessario esserne il proprietario. In generale creazione, modifica ed eliminazione di calendari sono operazioni che possono essere effettuate unicamente dal proprietario della specifica Agenda

In conseguenza di ciò, nel momento in cui si dovesse andare ad operare all’interno di un’Agenda condivisa non sarà possibile, indipendentemente dai permessi che si hanno su quella specifica Agenda, creare modificare o eliminare dei calendari

• Filtro Stato (5): consente di filtrare le attività visualizzate in Agenda in base al loro stato.

ATTENZIONE! per visualizzare in agenda tutte le attività, indipendentemente dal loro stato, è sufficiente non selezionare nessuno degli stati indicati.

I pulsanti presenti a fianco della colonna Agenda consentono, infine, di:

Nuova Attività ( ): consente di inserire una nuova attività/scadenza/appuntamento in agenda.

Per maggiori informazioni in merito alla procedura di creazione ed inserimento in agenda di una nuova attività/scadenza si veda anche il successivo capitolo di questo manuale

ATTENZIONE! Nel momento in cui sia stata correttamente configurata e attivata l’integrazione con Google Calendar, ogni nuova attività inserita in Agenda, in un determinato Calendario, verrà riportata automaticamente anche nell’eventuale Calendario Google ad esso collegato

Condivisione ( ): consente di selezionare un elenco di utenti con cui poter condividere la propria agenda.

Per maggiori informazioni in merito alle funzionalità di condivisione della propria agenda e/o per come accedere ad agende condivise da altri utenti si vedano anche i successivi capitoli di questo manuale.

Elimina ( ): consente, previa ulteriore conferma, di eliminare l’attività attualmente selezionata in agenda.

ATTENZIONE! l’attività attualmente selezionata in Agenda verrà evidenziata in viola

Nel caso in cui l’attività da eliminare sia presente nell’agenda di più destinatari il creatore di questa stessa attività, avrà la possibilità di decidere se eliminarla solo dalla sua agenda o anche da quella di tutti i destinatari in cui essa compare.

Nel caso in cui invece l’attività da eliminare sia un’ attività ripetuta l’utente avrà la possibilità di scegliere se eliminare la singola occorrenza oppure l’intera serie

In queste condizioni nel caso in cui si dovesse decidere di eliminare la singola occorrenza, questa verrà eliminata solo ed esclusivamente dall’agenda in cui si sta lavorando.

ATTENZIONE! L’eliminazione di singole occorrenze, dalle agende di eventuali destinatari, è quindi un’operazione che può essere fatta solo ed esclusivamente dai destinatari dell’attività stessa

Nel momento in cui si dovesse invece decidere di eliminare l’intera serie, allora, sarà possibile (come per le attività singole) decidere di eliminarla solo dalla propria Agenda o anche da quella di eventuali destinatari.

Ovviamente eliminando una serie verranno eliminate anche tutte le sue occorrenze.

ATTENZIONE! per eliminare un’attività è necessario esserne il proprietario o, nel caso di Agende Condivise, avere i permessi di scrittura sull’ Agenda in cui si sta operando

ATTENZIONE! nel momento in cui sia stata correttamente configurata e attivata l’integrazione con Google Calendar, l’eliminazione di un attività e/o di una specifica occorrenza in Agenda determinerà automaticamente anche l’eliminazione della relativa attività dal Calendario Google in cui era stata precedentemente inserita

Proprietà ( ): permette di aprire il dettaglio dell’attività attualmente selezionata in agenda e di modificarne quindi il contenuto e le proprietà.

Nello specifico è possibile modificare le attività/scadenze in agenda in due modi differenti:

• Nel caso in cui debba essere modificato unicamente l’intervallo di durata o la data dell’attività/scadenza, lo si può fare direttamente da una delle tre modalità di visualizzazione del calendario. Per far questo è infatti sufficiente posizionare il mouse su un’ estremità dell’etichetta relativa all’attività desiderata; il puntatore del mouse cambierà forma passando dalla comune freccia ad un’icona raffigurante una piccola doppia freccia. A questo punto sarà sufficiente cliccare col tasto sinistro del mouse e trascinare l’etichetta dell’attività per modificarne le dimensioni e conseguentemente l’intervallo orario ad essa associato. Allo stesso modo nel caso in cui si voglia spostare il giorno dell’attività è sufficiente cliccare su di essa, mantenere premuto il tasto sinistro del mouse e spostare l’attività, trascinandola in corrispondenza del periodo desiderato.
• Nel caso in cui debba essere modificato non solo l’intervallo di durata o il giorno dell’attività/scadenza, ma anche ad esempio il suo contenuto (il suo oggetto, il suo stato, la sua descrizione ecc …) occorre necessariamente aprire il dettaglio di questa stessa attività effettuando un doppio click sulla sua etichetta, oppure selezionando nel calendario l’attività desiderata e cliccando poi sul pulsante Proprietà.

In entrambi i casi verrà aperta la maschera di Modifica Attività

attraverso cui poter modificare l’attività stessa in ogni suo aspetto (dal contenuto, allo stato ai possibili destinatari) oltre che poterne stampare il dettaglio (pulsante Stampa).

ATTENZIONE: nel momento in cui ad aprire in modifica un’attività dovesse essere non il suo creatore, ma uno dei suoi destinatari, l’attività non potrà essere modificata, ovviamente, a livello di “Utenti e Gruppi” di destinazione.

Il pulsante Aggiorna ( ), presente nella barra degli strumenti della maschera di “Modifica Attività” unicamente nel caso in cui a modificare l’attività/scadenza sia il suo creatore, permette di propagare le modifiche apportate all’attività/scadenza in esame, anche a tutte le Agende dei destinatari in cui compare questa stessa attività/scadenza.

Nel caso in cui tali modifiche non debbano essere propagate alle attività collegate ma debbano invece essere salvate solo nell’agenda del creatore, non occorre agire sul pulsante Aggiorna ma bensì sul pulsante Salva ( ).

NOTA BENE: propagando le modifiche di un’attività su tutte le attività ad essa collegate (pulsante “Aggiorna”), verranno sovrascritte eventuali modifiche apportate a queste stesse attività da parte dei rispettivi utenti.

Come per le normali attività anche le attività ricorrenti potranno essere modificate.

In questo caso però tentando di modificare un’ attività ricorrente, in uno qualsiasi dei due modi precedentemente esaminati, verrà visualizzato all’utente un messaggio per chiedergli se desidera modificare la singola occorrenza o l’intera serie:

• Selezionando “Apri l’occorrenza” verrà aperta la singola occorrenza della serie ed eventuali modifiche saranno relative esclusivamente a questa singola occorrenza.

Eventuali modifiche di contenuto apportate, dal creatore di un attività, alla singola occorrenza, resteranno localizzate su quella stessa occorrenza e non verranno quindi riportate sull’agenda di eventuali destinatari (indipendentemente dal fatto di “salvare” o “aggiornare” l’occorrenza in esame)

Allo stesso modo tali modifiche non verranno sovrascritte neppure nel momento in cui si dovesse decidere di modificare e aggiornare il contenuto dell’intera serie

• Selezionando invece “Apri serie” verrà aperta l’intera serie ed eventuali modifiche saranno relative a tutte le occorrenze della serie stessa.

In queste condizioni poi, nel momento in cui si dovesse decidere di “salvare” la serie, le eventuali modifiche resteranno localizzate solamente su tutte le occorrenze presenti nell’Agenda del creatore dell’attività (tranne, come precedentemente evidenziato, quelle eventualmente modificate come singole occorrenze).

Se invece si dovesse decidere di “aggiornare” la serie le modifiche verranno riportate anche nelle occorrenze presenti sull’agenda di eventuali destinatari (esattamente come avviene per le attività singole), andando quindi a sovrascrivere eventuali modifiche precedentemente effettuate dai destinatari stessi (anche alle singole occorrenze).

ATTENZIONE! Per modificare l’intervallo delle ricorrenze è necessario aprire in modifica l’intera serie.

ATTENZIONE! modificando l’intervallo di frequenza di una serie tutte le occorrenze della serie originale (anche quelle eventualmente modificate come singole occorrenze) verranno eliminate e sostituite da nuove occorrenze coerenti con la nuova frequenza impostata.

Come al solito poi se, l’eventuale modifica alla ricorrenza di una serie dovesse essere localizzata solo sull’agenda del creatore, sarà necessario utilizzare il pulsante “Salva”. Nel momento in cui l’esigenza dovesse invece essere quella di riportare queste modifiche anche alla serie presente sull’agenda di eventuali destinatari, sarà necessario utilizzare il pulsante “Aggiorna”.

CREAZIONE DI UNA NUOVA ATTIVITA’\SCADENZA

Per inserire in Agenda una nuova attività/scadenza/appuntamento è possibile cliccare sul Nuovo( ) presente nella parte bassa della maschera o, in alternativa cliccare direttamente sul periodo desiderato (giorno o fascia oraria)

In entrambi i casi infatti verrà aperta la maschera di inserimento nuova attività

suddivisa in due distinte sezioni.

All’interno della sezione “Nuova Attività” è possibile indicare un valore per i seguenti campi:

• Oggetto: consente di indicare l’oggetto dell’ attività/scadenza in esame
• Giorno Intero: consente se attivato, di assegnare all’attività in esame, come durata l’intero giorno
• Inizio / Fine: consente di indicare lo specifico intervallo orario da assegnare all’attività in esame
• Descrizione: consente di specificare il dettaglio dell’attività in esame
• Calendario: consente di indicare, selezionandolo dall’apposito menu a tendina, lo specifico Calendario cui assegnare l’attività in esame
• Ripeti attività: consente di decidere se l’attività in esame dovrà essere o meno ripetuta nel tempo. Nel momento in cui si dovesse decidere di creare un attività ripetuta nel tempo sarà poi necessario indicarne anche la frequenza (giornaliera, settimanale, mensile, annuale), il numero di ripetizioni e/o l’eventuale scadenza.

E’ possibile impostare la frequenza (giornaliera, settimanale, mensile, annuale) della ricorrenza, il numero di ripetizioni e/o l’eventuale scadenza.

ATTENZIONE! è possibile distinguere un’occorrenza derivante da un’attività/scadenza ripetitiva rispetto a una normale attività, grazie alla presenza, sulla destra dell’attività stessa, di una piccola icona raffigurante un orologio

All’interno della sezione “Stato Attività” è invece possibile impostare un valore per i seguenti campi:

• Stato: consente di impostare selezionando tra Pianificata, Annullata, Completata, Scaduta lo specifico Stato da assegnare all’attività in esame
• Notifica Cambio Stato: consente di decidere se attivare o meno eventuali notifiche SMS o Email (indirizzate ai destinatari della specifica attività) nel momento in cui l’attività in esame dovesse cambiare di stato

ATTENZIONE! Lo stato di un’attività o di un appuntamento deve essere modificato manualmente dall’utente e NON cambia in automatico sulla base della data e dell’orario attuali.

Inoltre un’ attività potrà essere posta nello stato di “Scaduta” solo se la sua data dovesse essere minore o uguale alla data corrente

Le notifiche via Mail o SMS potranno contenere il solo oggetto o l’intero testo dell’attività inserita in agenda, dipendentemente da quanto impostato nella combo box posta immediatamente a fianco del relativo check di notifica.

In questo senso è bene sottolineare che il testo della mail e degli sms di notifica sul cambio di stato di un’attività conterrà indicazioni relativamente all’utente che ha effettuato il passaggio di stato e ovviamente all’attività (oggetto, data e intervallo orario) oggetto del cambiamento stesso. Tale testo è cablato all’interno dell’applicazione e non può essere modificato.

Per le notifiche via SMS in caso di errori nell’invio del messaggio verrà visualizzato un warning con la causa del problema (ad esempio potrebbe essere visualizzato un messaggio in caso di esaurimento SMS).

ATTENZIONE! per abilitare la funzione di invio SMS, ed il relativo check, è necessario che l’amministratore del sito si registri sul sito http://www.smshosting.it e specifichi poi Login e Password, fornite in fase di registrazione al servizio, all’interno dei parametri di configurazione del proprio sito web (sezione “Posta/SMS” del Wizard). I pacchetti di SMS devono essere acquistati direttamente dal sito http://www.smshosting.it.

ATTENZIONE! il flag SMS verrà visualizzato unicamente nel caso in cui l’utente attualmente loggato appartenga d un gruppo abilitato all’invio degli SMS.

• Utenti e Gruppi: consente di indicare il / i destinatari dell’attività / scadenza in esame

Come già visto per i Messaggi, anche in questo caso i possibili destinatari possono variare in relazione al particolare utente attualmente loggato.

Per selezionare uno dei possibili destinatari è sufficiente cliccare sul pulsante Inserisci Utenti ( ). In questo modo verrà infatti visualizzata la maschera “Destinatari” contenente una lista, organizzata ad albero, di tutti i possibili destinatari dell’attività.

All’interno di questo elenco è possibile distinguere evidenziati in:

• Verde i singoli utenti di tipo AZIENDA;
• Azzurro i singoli utenti di tipo DIPENDENTE;
• Arancione i singoli utenti di tipo COMMERCIALISTA;
• Rosso i vari gruppi utente (vedi anche sezione “Utenti – Gerarchie” di questo manuale);

Per inserire un nuovo destinatario sarà quindi sufficiente selezionarlo dall’elenco sopra evidenziato, mettendo l’apposita spunta, e cliccare poi sul relativo pulsante di conferma.

Per eliminare invece uno dei destinatari inseriti è sufficiente selezionarlo e cliccare poi sul pulsante Rimuovi Utente ( ).

NOTA BENE: per maggiori informazioni relativamente alle diverse tipologie di utenti che possono avere accesso all’Area Riservata del sito E-commerce si veda anche la sezione “Utenti – Utenti Sito - Utenti Area Riservata – Tipologia Utenti Area Riservata” di questo manuale.

ATTENZIONE! Non è possibile selezionare lo specifico calendario dell’utente destinatario in cui andare a salvare l’attività che si sta creando

In conseguenza di ciò eventuali nuove attività saranno inserite sempre e soltanto nel calendario predefinito dei relativi destinatari.

Starà poi al singolo destinatario decidere, eventualmente, di spostare queste attività in specifici calendari da lui gestiti

• Attività Propria: consente, se attivato, di inserire l’attività in esame non solo nell’agenda dei destinatari selezionati ma anche all’interno della propria agenda.

ATTENZIONE! nel caso in cui il check “Attività Propria” venga deselezionato, l’attività/scadenza che si sta realizzando finirà unicamente nell’Agenda dei destinatari selezionati

• Notifica Lettura Attività: consente di decidere se attivare o meno eventuali notifiche SMS o Email che verranno inviate al creatore dell’attività nel momento in cui il / i destinatario dovessero visualizzarne il dettaglio
• Promemoria: consente di attivare specifici promemoria, con relative notifiche ai destinatari, legati alla scadenza dell’attività in esame

Per attivare un promemoria è necessario, ovviamente, indicare, selezionandola tra le opzioni disponibili, quanto prima della scadenza della attività dovrà essere inviata ai destinatari la relativa notifica.

Fatto questo i check “Email” “Google” e “SMS” consentiranno di decidere se la notifica dovrà rispettivamente:

• Essere inviata via mail
• Essere impostata anche sulla corrispondente attività inserita nel calendario google (si ricorda che l’opzione “Google” sarà disponibile solo nel caso in cui sia stata configurata in maniera corretta l’integrazione tra il proprio sito e Google Calendar)
• Essere inviata via SMS

ATTENZIONE!: ovviamente affinché tutte le notifiche possano essere recapitate in maniera corretta è indispensabile che i relativi destinatari abbiano inserito sul gestionale, nei campi “Telefono” e “E-mail” della loro anagrafica, un numero di cellulare ed un indirizzo mail valido.

Una volta impostati correttamente tutti i parametri di configurazione dell’attività, il pulsante “Salva” presente nella parte alta della maschera consentirà di salvare queste stesse impostazioni e di inserire quindi l’attività in agenda.

In questa fase se è stata correttamente configurata l’integrazione tra il proprio sito e Google Calendar, e il destinatario dell’attività dovesse aver attivato la sincronizzazione con i suoi calendari google, l’attività in questione oltre ad essere inserita nella sua Agenda Passweb (e, nello specifico, nel suo calendario predefinito) verrà automaticamente riportata anche all’interno del calendario google eventualmente associato a quello che è il suo calendario predefinito.

In particolare, in fase di creazione dell’attività all’interno del calendario di google, verranno trasferite le seguenti informazioni:

• Oggetto dell’ attività – verrà utilizzato come Titolo dell’attività sul calendario di google
• Intervallo orario
• Descrizione
• Frequenza delle ricorrenze – per attività ripetitive
• Promemoria – posto di aver attivato il relativo check in fase di configurazione dell’attività inserita in Agenda

CONDIVISIONE AGENDA

Come evidenziato nei precedenti capitoli di questo manuale volendo è possibile condividere la propria Agenda con una serie di destinatari selezionando per ciascuno di essi gli specifici permessi di condivisione (lettura, scrittura, modifica).

Allo stesso modo è ovviamente possibile accedere alle agende condivise da altri utenti con i livelli di accesso impostati in fase di condivisione

Per eseguire questo tipo di operazione è necessario cliccare sul pulsante “Condividi Agenda” ( ) presente nella parte bassa della pagina

Cliccando su questo pulsante verrà infatti visualizzata la maschera “Condividi Agenda”

all’interno della quale poter visualizzare gli utenti con i quali è attualmente condivisa la propria agenda oltre che, ovviamente, poterne selezionare di nuovi.

Per condividere la propria agenda con un determinato utente è necessario cliccare sul pulsante “Inserisci Utente” ( ), selezionarlo dal relativo menu ad albero e cliccare, infine, sul pulsante “Conferma” presente nella parte alta della maschera di selezione degli utenti

Nello specifico, sarà quindi possibile condividere la propria agenda con:

• interi gruppi figlio (collocati quindi ad un livello più basso della struttura gerarchica)
• interi gruppi padre (collocati quindi ad un livello più alto della struttura gerarchica)
• con i singoli utenti di questi gruppi.

NOTA BENE: la condivisione della propria agenda con i singoli utenti di gruppi padre del proprio gruppo di appartenenza dipende da come è stato impostato, per il gruppo in esame, il parametro “Comunicazione Livello Superiore”.

Come precedentemente evidenziato, non solo è possibile condividere la propria agenda con uno o più utenti, ma per ciascuno di essi è anche possibile specificare i permessi di condivisione definendo quindi se lo specifico utente potrà accedere all’agenda condivisa in sola lettura, in modifica o in scrittura.

Selezionando infatti uno degli utenti con cui si è deciso di condividere la propria agenda, nella parte bassa della maschera di condivisione, verrà abilitata un’ulteriore sezione mediante la quale poter specificare i permessi da assegnare

Relativamente ai singoli permessi occorre poi sottolineare che:

• Lettura: assegnando questo permesso l’utente non avrà la possibilità di creare, nell’Agenda condivisa, nuove Attività.

Potrà visionare il dettaglio delle attività inserite dal proprietario dell’Agenda, ma non potrà apportare ad esse nessun tipo di modifica né a livello di contenuti né a livello di fascia oraria, né tanto meno potrà eliminare tali attività.

• Scrittura: assegnando questo permesso l’utente avrà la possibilità, nell’Agenda condivisa, di visionare il dettaglio delle attività inserite dal proprietario dell’agenda, ma non potrà apportare ad esse nessun tipo di modifica né a livello di contenuti né a livello di fascia oraria, né tanto meno potrà eliminare tali attività.

Rispetto al caso precedente, con questa tipologia di permessi, l’utente avrà però la possibilità di creare delle nuove attività nell’agenda condivisa oltre che, ovviamente, di poter gestire queste nuove attività in maniera completa potendo quindi modificarle e/o eliminarle.

• Modifica: assegnando questo permesso l’utente avrà il controllo completo dell’agenda condivisa.

Potrà quindi creare tranquillamente nuove attività e avrà anche la possibilità di modificare e/o eliminare le attività inserite direttamente dal proprietario dell’Agenda

NOTA BENE: i permessi di Modifica sono prioritari rispetto a quelli di Scrittura/Lettura.

ATTENZIONE! Relativamente ai calendari gestiti all’interno di una determinata Agenda, questi potranno essere creati / modificati / eliminati unicamente dal proprietario di quella stessa Agenda

Ciò significa, dunque, che indipendentemente dai permessi assegnati ad un’ Agenda condivisa l’utente che NON NE E’ proprietario potrà unicamente filtrare le attività presenti in quell’agenda sulla base dei calendari già presenti e non potrà mai crearne di nuovi, né tanto meno modificare e / o eliminare quelli esistenti.

ATTENZIONE! Condividendo la propria agenda sia con un gruppo di utenti che singolarmente con uno specifico utente dello stesso gruppo, i permessi assegnati allo specifico utente sono prioritari rispetto a quelli assegnati al gruppo

Supponendo dunque di assegnare al gruppo il permesso di modifica e al singolo utente il permesso di lettura, quest’ultimo avrà sull’Agenda in esame il permesso di Lettura.

Nel momento in cui l’esigenza dovesse essere quella di escludere dalla condivisione un’utente e/o un gruppo precedentemente aggiunto sarà sufficiente aprire nuovamente la maschera di condivisione dell’agenda, selezionare l’utente e/o il gruppo desiderato tra quelli con cui si era precedentemente deciso di condividere l’Agenda ed eliminarlo dall’elenco cliccando sul pulsante “Elimina Utente” ( )

Infine, come già evidenziato nei precedenti capitoli di questo manuale, per poter caricare all’interno della propria area riservata una delle agende condivise, sarà sufficiente visualizzare la colonna Opzioni e selezionare l’utente per il quale si desidera caricare l’Agenda, tra quelli disponibili all’interno del campo “Agende Condivise”

ATTENZIONE! all’interno del campo “Agende Condivise” saranno visualizzati ovviamente, soltanto gli utenti che hanno deciso di condividere la propria Agenda con l’utente attualmente loggato.

Selezionando uno degli utenti presenti in elenco l’intestazione della colonna Agenda cambierà riportando il nome dell’utente proprietario di quella specifica Agenda e, sulla destra, una specifica icona atta ad indicare che quella attualmente caricata non è la propria Agenda ma bensì una di quelle condivise

ATTENZIONE! nel caso in cui sia stata correttamente configurata e attivata l’integrazione con Google Calendar, la creazione di una nuova attività in un’Agenda condivisa potrebbe comportare l’inserimento automatico di questa stessa attività anche nel calendario Google dei vari destinatari.

Ovviamente affinché questo possa avvenire i singoli destinatari dovranno aver attivato, in maniera specifica, dal loro profilo il salvataggio delle attività anche nel loro calendario google