Quando si esegue l’import dei movimenti Paghe tramite il file ‘moviconta.txt’ è necessario correlare i codici azienda, centri di costo e conti contabili nelle tabelle di associazione presenti in questa funzione. A differenza dell’import tramite fileconta.txt, in questo caso però possono essere importati contemporaneamente i cedolini di più mesi e di più aziende. Inoltre, tramite il menu di correlazione conti contabili è possibile differenziare la contabilizzazione di una causale paghe con il conto di Passepartout anche in base al settore-centro di costo proveniente da programma Paghe.

Anche l’archivio ‘moviconta.txt’ ha una struttura di tipo CSV, quindi editabile da parte dell’utente, con una lunghezza fissa con sviluppo colonnare così composto:

• Codice azienda(Codice numerico aziendale nel programma Paghe)
• Dipendente(Codice dipendente in Paghe)
• Settore(Codice settore in Paghe)
• Sotto settore(Codice centro di costo in Paghe)
• Anno(Anno movimento)
• Mese (Mese movimento)
• Giorno(Giorno movimento in Paghe)
• Causale Paghe(Causale movimento Paghe)
• Segno (Segno movimento Paghe)
• Importo (Importo movimento)
• Descrizione(Descrizione operazione)
• Descrizione Dare(Descrizione di riga in Dare)
• Descrizione Avere(Descrizione di riga in Avere)

La videata che viene proposta all’accesso è la stessa vista per l’import del file ‘fileconta.txt’, prima però di procedere all’elaborazione del file ‘moviconta.txt’ è necessario aver eseguito almeno la prima volta, la correlazione dei dati Paghe (codice azienda, centri di costo e conti contabili), tramite il relativo pulsante [Shift+F4] Tabelle associazioni.

Di seguito riportiamo nel dettaglio le correlazioni necessarie all’import dei movimenti Paghe.

ASSOCIAZIONE AZIENDE

Questa associazione è obbligatoria per importare i dati presenti nel file moviconta.txt all’interno di Passcom. In questa finestra, dovrà essere indicato il codice azienda in Paghe e il corrispondente dato in Passcom.

Se viene indicato il codice ‘***’ i movimenti associati a questa azienda vengono automaticamente esclusi dall’importazione.

CENTRI DI COSTO DI GRUPPO E AZIENDALI

Nel caso in cui sia necessario importare i “settori-centri di costo” presenti nel programma Paghe in un corrispondente centro di costo codificato in Passcom, si dovrà procedere alla compilazione di queste tabelle di associazione.

Le tabelle sono di due tipi: di gruppo e aziendali. In questo modo è possibile poter correlare i centri di costo Paghe con il corrispondente centro di costo Passcom gestito come archivio di raggruppamento oppure aziendale.

Per le aziende che in Passcom gestiscono i centri di costo in modalità (R) di raggruppamento, sarà necessario inserire il codice del raggruppamento, selezionare un’azienda che gestisce l’archivio centri di costo in modalità raggruppamento e tramite il pulsante [F4] Nuovo, procedere all’associazione fra il centro di costo proveniente da Paghe (settore e/o sotto settore) e il corrispondente centro di costo in Passcom. Tale associazione sarà valida per tutte le aziende di Passcom che gestiscono i centri di costo in modalità (R) di raggruppamento.

Per le aziende che in Passcom gestiscono i centri di costo in modalità aziendale, sarà necessario selezionare dall’elenco delle aziende correlate tramite la tabella di associazione precedente, il codice azienda Passcom che si desidera gestire e, utilizzando il pulsante [F4]Nuovo, procedere all’associazione fra il centro di costo Paghe (settore e/o sotto settore) e il corrispondente Passcom.

Verrà poi effettuato un controllo che l’azienda selezionata gestisca i centri di costo in modalità (A) aziendale.

Tale associazione sarà valida per la sola azienda selezionata.

SEZIONE ASSOCIAZIONE CAUSALE PAGHE E CONTI CONTABILI PASSCOM

In questa sessione è necessario effettuare l’associazione fra le causali Paghe e i corrispondenti conti contabili in Passcom. Tale associazione, può essere anche differenziata in base al settore-centro di costo proveniente da programma Paghe.

L’associazione fra la causale Paghe e i conti contabili può essere fatta a tre livelli (Standard 80/81, per raggruppamento e aziendale). Passcom predispone già un’associazione fra le principali CAUSALE PAGHE e CONTI CONTABILI utilizzabile per tutte le aziende di raggruppamento 80/81 e rispettive aziende abbinate al raggruppamento. Tale associazione è visibile nella funzione “Associazione standard conti per gruppo 80 e 81” ed è aggiornata direttamente da Passepartout.

Quando risulta necessario apportare delle modifiche all’associazione standard valide per tutto il raggruppamento, è possibile utilizzare la funzione “Associazione conti per gruppo personale”. In questa tabella, inserita la causale paghe ed eventualmente anche il centro di costo Paghe (settore e/o sotto settore), è possibile associare i relativi conti contabili Passcom che verranno utilizzati in fase di contabilizzazione del movimento e saranno prioritari rispetto a quelli riportati nell’associazione standard.

Tramite questa associazione, è possibile inserire le correlazioni fra causale Paghe e conti Passcom anche di aziende con raggruppamento diverso da 80 e 81.

Nel caso in cui sia necessario invece apportare delle modifiche alle associazioni standard valide per una singola azienda appartenente al raggruppamento o battezzate abbinate oppure inserire le associazioni per aziende che non appartengono ad alcun raggruppamento, è necessario inserire le correlazioni tramite la funzione “Associazione conti per Azienda”.

Le associazioni aziendali sono prioritarie rispetto alle associazioni gruppo personale e gruppo standard 80/81.

Anche in questa associazione è possibile diversificare la contabilizzazione di una causale Paghe con i conti contabili Passcom anche in base al settore-centro di costo Paghe presente nel file moviconta.txt come abbiamo visto nell’associazione per gruppo personale.

Di seguito sono riportate le tre tipologie di associazione presenti.

ASSOCIAZIONE STANDARD CONTI PER GRUPPO 80 E 81

Nell’immagine riportata di seguito, è visibile un esempio di come visualizzare le associazioni standard rilasciate per il raggruppamento 80.

In questo caso, l’elenco delle associazioni è in sola visualizzazione e non sono ammesse modifiche.

La stessa operazione può essere fatta per la voce “Associazione standard conti per gruppo 81” per visualizzare le associazioni standard rilasciate da Passepartout per il raggruppamento 81.

Le associazioni standard sono valide per tutte le aziende che appartengono al raggruppamento 80/81 o abbinate al raggruppamento standard e che non hanno ulteriori associazioni a livello di raggruppamento inserite tramite la voce “Associazione conti per gruppo personale” oppure che non hanno ulteriori associazioni fatte a livello aziendale inserite tramite la voce “Associazione conti per azienda”.

Tranne che per le causali paghe 3040001 Costo Inail dipendenti e 3040002 Costo Inail collaboratori, tutte le altre causali Paghe che iniziano con 3 non sono state associate ad alcun conto contabile Passepartout, così come avveniva nelle associazioni di default rilasciate per l’import del file ‘fileconta.txt’. Se tali movimenti dovranno essere importati in contabilità, sarà cura dell’utente inserire l’associazione nel menu Associazione conti per gruppo personale o Associazioni conti per Azienda.

ASSOCIAZIONE CONTI PER GRUPPO PERSONALE

Nell’immagine riportata di seguito, è visibile un esempio di come apportare delle modifiche (valide per tutto il raggruppamento 80 e per le aziende abbinate al raggruppamento 80) all’associazione standard effettuata sulla causale paghe 2001001 Retribuzioni lorde, con altri conti di raggruppamento 80.

In questo caso infatti, quando nel file moviconta.txt è presente la causale 2001001 Retribuzioni lorde, per le aziende di raggruppamento 80 (se non ci sono ulteriori personalizzazioni a livello aziendale - voce “Associazione conti per azienda”), verrà generato un giroconto movimentando in Dare il conto “720.00004 Salari e stipendi ricerca e sviluppo”, anziché il conto “720.00000 Salari e stipendi” presente nell’associazione standard rilasciata da Passepartout.

ASSOCIAZIONE CONTI PER AZIENDA

Nelle immagini riportate di seguito, sono visibili degli esempi di come gestire associazioni specifiche per singole aziende che siano di raggruppamento, battezzate o abbinate al raggruppamento.

Tramite il pulsante [F4]Elenco personalizzate, è possibile visualizzare su quali aziende è già stata inserita un’associazione personalizzata.

Esempio 1

Personalizzate associazioni standard per alcune causali paghe rispetto all’associazione standard rilasciata da Passepartout.

Per l’azienda OET appartenente al raggruppamento 80, nell’esempio è stato modificato il conto Dare utilizzato in contabilizzazione della causale 2001001 Retribuzioni lorde rispetto allo standard rilasciato da Passepartout (720.00001 SALARI-STIPENDI)

Esempio 2

Modifica conti contabili associati causale Paghe 2001001 Retribuzioni lorde, per un’azienda specifica di raggruppamento, in base al settore centro di costo presente in Paghe.

Nell’esempio riportato di seguito, nella sola azienda MAN, se il movimento Paghe 2001001 Retribuzioni lorde, presente sul moviconta.txt ha il settore 1 e sotto settore 2, verrà contabilizzato in primanota con un giroconto che movimenterà in dare il conto 720.00004 SALARI-STIPENDI RICERCA E SVILUPPO anziché il conto standard rilasciato 720.00001 SALARI E STIPENDI.

Se sul file moviconta.txt per l’azienda MAN, nel movimento relativo alla causale paghe 200101 Retribuzioni lorde, è presente il settore 1 e sotto settore 3, verrà contabilizzato in primanota con un giroconto che movimenterà in dare il conto 720.00003 SALARI-STIPENDI APPRENDISTI.

Infine, se sul file moviconta.txt per l’azienda MAN, nel movimento relativo alla causale paghe 200101 Retribuzioni lorde, è presente il settore 1 e sotto settore 1, non essendo presente alcuna personalizzazione nella tabella di associazione per azienda, verrà contabilizzato in primanota con un giroconto che movimenterà in dare il conto standard 720.00001 SALARI-STIPENDI.

Esempio 3

Inserimento associazione causale Paghe e conti contabili per un’azienda battezzata non appartenente ad alcun raggruppamento.

Tale operazione dovrà essere effettuata per tutte le causali paghe che dovranno essere contabilizzate in questa azienda.

L’elaborazione del file moviconta.txt controllerà la presenza delle associazioni necessarie alla registrazione dei cedolini sulle singole aziende. Nel caso in cui alcune associazioni siano mancanti, sarà l’elaborazione ad indicare quali sono tramite un log dettagliato sui movimenti non elaborati e visualizzerà la motivazione.

Se invece non ci sono errori nel controllo dell’elaborazione, verrà visualizzato un log con il dettaglio delle registrazioni che verranno effettuate nelle singole aziende. Nella colonna “Operazione” è presente la descrizione della causale Paghe e se questa è preceduta da un ‘*’ significa che l’associazione fra Causale Paghe e conto contabile Passcom è avvenuta senza tener conto del settore/sotto settore Paghe, mentre, la colonna Cr/Ri viene valorizzata solo nel caso in cui l’elaborazione deve inserire nelle registrazioni contabili anche i centri di costo presenti nel moviconta.txt e questi risultano correlati nelle rispettive tabelle di centri di costo.

Di seguito viene riportata la definizione dei singoli campi:

ARCHIVIO MOVIMENTI PAGHE – deve essere specificato il nome e il percorso dell’archivio moviconta.txt da elaborare. Se l’utente desidera, è possibile avvalersi della ricerca dell’archivio tramite il tasto F3 “Elenco file”. Nel caso in cui sia già stato indicato un percorso, è attivo anche il tasto Shift+F3 per la cancellazione dell’archivio stesso. Il programma controlla che sia stato indicato il file moviconta.txt

DALL’ANNO – anno iniziale da includere nell’elaborazione.

ALL’ANNO – anno finale da includere nell’elaborazione.

DAL MESE – mese iniziale da includere nell’elaborazione.

Al MESE – mese finale da includere nell’elaborazione.

DALL’AZIENDA – Azienda di partenza da includere nell’elaborazione. Tramite il tasto F2 è possibile visualizzare tutte le aziende presenti nell’installazione.

ALL’AZIENDA – Azienda finale da includere nell’elaborazione. Tramite il tasto F2 è possibile visualizzare tutte le aziende presenti nell’installazione.

NOTA BENE: Nell’import del file MOVICONTA.TXT anche se si è indicato un’azienda nelle selezioni, i controlli sulla correttezza del file viene fatto sul file completo (per esempio il controllo delle aziende non correlate). In sede di contabilizzazione, però vengono registrati in primanota SOLO i movimenti delle aziende indicate nelle selezioni.

FORZA RIELABORAZIONE – questa opzione se impostata a “N”, fa si che la registrazione non viene eseguita nel momento in cui la procedura rileva che la contabilizzazione è già avvenuta con i parametri scelti. Mentre con “S” la scrittura è sempre effettuata. ATTENZIONE: se si opta per la forzatura della rielaborazione, le scritture NON vengono sovrascritte.

AVVISA ESCLUSI – impostando questo parametro a Sì, in caso di movimenti non importati perché associati al codice azienda ‘***’, a fine import viene visualizzato un messaggio di avvertimento.

COSTO/RICAVO – campo facoltativo in cui può essere specificato il centro di costo/ricavo da immettere in testata della registrazione, se assente nel file ‘moviconta.txt’ che si sta importando. Si ricorda che prevale il dato indicato nell’archivio generato dal programma Paghe

ASSOCIAZIONE C/R – campo in cui indicare se importare in Passcom i centri di costo presenti nel file moviconta.txt all’interno delle registrazioni contabili, in base all’associazione effettuata nella tabella di associazione “Centri di costo di gruppo” e “Centri di costo aziendali”. Se il campo è impostato a Sì e nel file moviconta.txt sono valorizzati i campi settore e centro di costo, la compilazione della tabella di associazione “Centri di costo di gruppo” e/o “Centri di costo aziendali” risulta obbligatoria per la contabilizzazione del movimento.

GIORNO REG.CONTABILE – Giorno del mese con il quale verrà effettuata la registrazione di primanota. Il mese e l’anno saranno quelli del movimento.

RAGGRUPPA SU MESE – con l’opzione “S” viene effettuata una singola registrazione per ogni azienda in base all’anno ed al mese indicato, mentre con “N” la scrittura non viene raggruppata per mese ed anno.

ELAB.DI PROVA – con l’opzione “S”, l’elaborazione esegue un controllo dei dati estratti, proponendo eventuali messaggi di avvertimento. Mentre se viene scelta l’elaborazione di prova a “N”, se i dati estratti sono tutti validi viene eseguita la registrazione contabile in primanota.

Le scritture contabili vengono generate confermando la videata col tasto F10, questo pulsante fa in modo che la procedura memorizza i parametri di selezione immessi precedentemente, pertanto questi verranno proposti al prossimo avvio della funzione.

La contabilizzazione dei movimenti avviene mediante l’utilizzo della causale GR, nel caso in cui la gestione fiscale dell’azienda è di tipo “S” (semplificata), N (nuove iniziative), X (super semplificato), l’operazione in oggetto viene protocollata mediante il protocollo degli acquisti, con serie 1 e numero 999999.

Nel momento in cui si esegue la contabilizzazione, viene visualizzato il messaggio di attenzione qui sotto riportato che indica la presenza di movimenti paghe già contabilizzati.

Motivo per cui occorre procedere con la forzatura dell’elaborazione oppure tramite il pulsante F8 “Vedi elaborati” resettando la mappatura mediante il tasto Shift+F4.

Se si opta per l’interrogazione dell’archivio con l’elimina della mappatura shift+F4, la procedura riporta una videata col messaggio sotto specificato:

Scegliendo il tasto “Elimina” viene eliminata la mappatura dei movimenti già contabilizzato. La mappatura dei movimenti già contabilizzati può essere Sintetica (controllo su azienda e data operazione) oppure Analitica (controllo su azienda, data e conto contabile), se si desidera cancellare e modificare la tipologia di mappatura, premere il tasto F10. Infine, con il pulsante “Annulla” non viene eseguita alcuna eliminazione della mappatura.

Sempre in quella videata è attivo il tasto F5 “Compatta”, se premuto permette di eliminare le mappature fino ad una determinata data, la videata che viene proposta è la seguente:

DALL’ANNO – campo obbligatorio riguardante l’anno dal quale riportare nel file di log i movimenti, quelli precedenti verranno eliminati confermando l’operazione.

DAL MESE – campo obbligatorio riguardante il mese dal quale riportare nel file di log i movimenti, quelli precedenti verranno eliminati confermando l’operazione.

Quando si conferma la videata con il tasto F10, la procedura elimina nel file di log le operazioni antecedenti ai riferimenti indicati, mentre con annulla tutto rimane invariato.