Per creare una nuova TABELLA o ANAGRAFICA MyDB accedere allo strumento PassBuilder (‘Servizi – App PassBuilder’) e utilizzare il pulsante NUOVO ELEMENTO [F4]

Selezionare TABELLA MyDB per creare un archivio composto solo dai campi ‘Codice’ e ‘Descrizione’. All’interno di una tabella è possibile gestire un massimo di 255 elementi.

I campi da valorizzare sono:

CODICE: codice alfanumerico di 8 caratteri identificativo della tabella che si sta creando. Viene proposto un codice di default che può anche essere cambiato. Una volta confermata la tabella, tale codice non può più essere modificato.

DESCRIZIONE: nome della tabella che verrà riportata anche come relativa voce di sottomenu da cui si potrà accedere alla tabella.

Selezionare ANAGRAFICA MyDB per creare un archivio composto da un numero di campi definiti dall’utente in base alle tipologie specificate in ogni campo.

NOTA BENE: All’interno di una anagrafica non ci sono limiti di record o di numeri di campo gestibili, se non quelli legati alla dimensione dei file dettati dal sistema operativo.

Per creare la definizione occorre specificare:

CODICE: codice alfanumerico di 8 caratteri identificativo dell’anagrafica che si sta creando. Viene proposto un codice di default che può anche essere cambiato. Una volta salvata l’anagrafica tale codice non può più essere modificato.

DESCRIZIONE: nome dell’anagrafica che verrà riportata anche come relativa voce di sottomenu da cui si potrà accedere alla anagrafica.

PRIMO ORDINAMENTO UNIVOCO (S/N/E): Questa impostazione è relativa ad uno dei campi sottostanti della definizione sul quale si vuole impostare il primo ordinamento (Valore ‘1’ da specificare nella colonna ‘Ordin.’ della relativa etichetta). I valori accettati sono S, N, E:

• S = il valore del campo relativo all’ordinamento 1 deve essere univoco, ovvero il dato gestito non può essere duplicato, in assoluto, all’interno della stessa anagrafica.
• E = il valore del campo relativo all’ordinamento 1 deve essere univoco per estensione, ovvero il dato gestito non può essere duplicato all’interno della stessa anagrafica per ogni singola estensione (es.: se l’anagrafica è una estensione dei clienti e l’ordinamento 1 è stato impostato su un campo Articolo, allora non sarà possibile inserire due volte lo stesso articolo per ogni singolo cliente).
• N = il valore del campo relativo all’ordinamento 1 può essere ripetuto. Non viene fatto nessun controllo.

Nota Bene: se l’anagrafica che si sta inserendo è una estensione di una sezione dei documenti, tale campo viene impostato fisso a ‘N’.

ORDINAMENTO: in questo campo è possibile indicare con quale ordinamento deve essere messo a video l’elenco dei dati di questa anagrafica. Le opzioni possibili sono:

• I = in ordine di inserimento (default).
• E = in ordine di estensione (primo campo zzz).
• 1/2/3 = ordinato in base al valore del campo sul quale è stato impostato l’ordinamento utente (valore 1, 2 o 3 nella colonna ‘Ordin.’).

ESTENSIONE: in tale campo è possibile specificare se l’anagrafica che si sta creando è correlata con un altro archivio. L’estensione può essere sia di archivi Passepartout che di altri archivi personalizzati MyDB. Una anagrafica MyDB estensione di un archivio Passepartout o di una altra anagrafica MyDB può, a sua volta, essere estesa. Non ci sono limiti sui livelli di estensione.

NOTA BENE: Non si possono estendere archivi MyDB presenti in altre app, anche se condivisi. Non è altresì possibile estendere anagrafiche MyDB estensioni dirette o riportabili dei documenti.

Su tale campo sono attivi i seguenti pulsanti:

ARCHIVI GENERALI [F2]: permette di selezionare un archivio di Passepartout tra quelli disponili, o una sezione di documento tra le varie tipologie previste:

Testate Documenti Clienti

Testate Documenti Fornitore

Testate Documenti Clienti e Fornitori

Testate Documenti senza conto

Testate Tutti i documenti

Righe Articoli valorizzati

Righe Articoli di tipo merce

Righe Articoli di tipo lavorazione

Righe Articoli di tipo spese

Righe Articoli di tipo prestazioni

Righe Articoli di tipo conto/deposito

Testate Parcelle (non gestito sulle notule)

Righe Prestazioni parcelle (non gestito sulle notule)

ARCHIVI MyDB [F3]: permette di selezionare un’altra anagrafica MyDB.

Indicando un archivio Passepartout o un archivio MyDB l'anagrafica sarà richiamabile direttamente dall'archivio che si estende, tramite l’apposito pulsante DATI AGGIUNTIVI [ShF8].

Se viene dichiarata, invece, una estensione di una sezione dei DOCUMENTI, questa verrà gestita direttamente dalla funzione ‘Emissione/revisione documenti’. Tale anagrafica non potrà essere messa a menu, e non potrà a sua volta essere estesa. I dati inseriti in queste anagrafiche, vengono sempre mantenuti anche se sul documento viene cambiata l’intestazione, a meno che non ne cambi la natura (es. se da documento cliente diventa un documento fornitore).

Se si specifica l’Estensione si attivano altri due campi: il campo ‘ESTENSIONE UNIVOCA (S/N)’ e il campo ‘TIPO ESTENSIONE (S/R/D)’, inoltre viene compilata in automatico la prima riga dell’anagrafica con il campo chiave dell’anagrafica che è stata estesa.

ESTENSIONE UNIVOCA (S/N): in tale campo è possibile indicare se l'estensione di un archivio deve essere con chiave univoca o con chiave non univoca. Se si imposta l’estensione a valore univoco S, il dato gestito non può essere duplicato, quindi si avrà una sola estensione per ogni dato di riferimento dell’archivio esteso (es.: per un cliente ci sarà solo una estensione di dati anagrafici aggiuntivi). Se, invece, il campo viene impostato a N, il dato gestito può essere duplicato e si avranno tante estensioni per ogni dato di riferimento dell’archivio esteso (Es. per ogni cliente ci potranno essere tanti interventi tecnici).

TIPO ESTENSIONE (S/R/D): questo campo è attivo solo se è stata dichiarata una estensione di clienti/fornitori o articoli e può assumere i seguenti valori:

• S = estensione normale.
• R = estensione riportabile. Attiva su estensioni di clienti/ fornitori o articoli.

Se l’anagrafica è una estensione dei clienti o fornitori, questa viene resa disponibile anche sui documenti, nella sezione specificata all’interno della definizione dei campi, sulla colonna ‘Rip.’. Ogni singolo campo può essere riportato sulla testata o sulla riga del documento a discrezione dell’utente.

Come default viene impostato:

Estensione Clienti (PDCC) --> Testate documenti clienti (DMTC)

Estensione Fornitori (PDCF) --> Testate documenti fornitori (DMTF)

Estensione Clienti (PDC+) --> Testate documenti cli/for (DMT+)

Se l’anagrafica è una estensione degli articoli, invece, questa viene riportata sulle righe del documento in corrispondenza degli articoli del tipo definito nell’estensione stessa.

In entrambi i casi vengono riportati come default i valori inseriti nell’anagrafica clienti/fornitori o articoli.

• D = estensione riportabile dinamica. Attiva solo su estensioni di clienti o fornitori. Ha lo stesso funzionamento dell’estensione riportabile. L’unica differenza è che sul singolo cliente o fornitore è possibile decidere quali campi della definizione gestire sul documento. Vengono riportati come default i valori inseriti nell’anagrafica clienti/fornitori.

Quando si dichiara un'estensione la prima etichetta viene inserita in automatico con codice ZZZ ed è un campo chiave dell'anagrafica MyDB.

Nella parte sottostante della videata occorre definire i campi che comporranno l’Anagrafica che si sta creando. Per ognuno è necessario definire:

ETICHETTA: descrizione del nome campo che verrà visualizzata nell’anagrafica MyDB.

TIPO: il tipo dell’etichetta rappresenta il tipo di dato che si vuole gestire:

• A = Alfanumerico
• M = Alfanumerico maiuscolo
• N = Numerico (Lunghezza massina 10)
• V = Numerico virgola mobile
• 0 – 6 = Numerico con decimali fissi (In Analisi Dati (AD) sempre arrotondati a 2 decimali)
• D = Data (colonna ‘Valore iniziale’ default TERMINALE e SISTEMA)
• O = Ora (colonna ‘Valore iniziale’ default AUTO)
• B = Flag
• S = Didascalia. Questo tipo di campo viene gestito, all’interno dell’anagrafica, nello stesso identico modo di un campo alfanumerico. La particolarità è che se l’anagrafica che lo contiene viene estesa oppure relazionata, il valore di tale campo viene messo a video, in automatico, a fianco del campo che lo estende o lo relaziona.
• P = Password. Campo il cui valore viene sempre visualizzato con *. Sulle stampe personalizzate ed in sprix segue le regole di visualizzazione della password in base all’impostazione del parametro ‘Ottieni password/chiave di accesso in Sprix‘ presente nella funzione ‘Servizi – Configurazione – Amministrazione utenti’.

Non utilizzabile in Analisi Dati (AD).

• - = Dato di Sistema (Data Creazione, Data Ultima Modifica, Utente Creazione, Utente Ultima Modifica).

NOTA BENE: Non vengono gestite videate contenenti solamente dati di sistema

• * = Campo relazione con anagrafica/tabella personalizzata MyDB o archivio generale Passepartout.

Nel caso in cui venga scelto un campo di tipo relazione (*) si apre la seguente videata con la possibilità di selezionare l’archivio desiderato:

NOTA BENE: Non è possibile relazionare o estendere archivi di altre app anche se questi sono stati condivisi.

Tramite il pulsante ARCHIVI GENERALI [F2] è possibile selezionare uno degli archivi Passepartout previsti, mentre con il pulsante ARCHIVI MyDB [F3] è possibile selezionare una tabella o una anagrafica definita in MyDB. In quest’ultimo caso è anche possibile filtrate solo le tabelle o le anagrafiche create con il pulsante FILTRO TIPO ARCHIVI [F2].

NOTA BENE: Non è possibile relazionare archivi di altre app

Nel caso in cui venga relazionato l’archivio ‘Referenti contatto/cli/for’, occorre selezionare anche il campo contatto o il campo cli/for, già presente all’interno dell’anagrafica MyDB, da associare a tale referente. Per la ricerca di tale campo è attivo il pulsante ELENCO CAMPI CONTATTO e CLIENTE/FORNITORE [F2]

Nel caso in cui venga relazionato l’archivio ‘Indirizzi di spedizione’, è possibile selezionare anche il campo cli/for, già presente all’interno dell’anagrafica MyDB, da associare a tale indirizzo; in questo caso verranno mostrati solo gli indirizzi associati al cli/for indicato e quelli che non hanno associazione. Se il cliente o fornitore non viene specificato verranno mostrati, invece, tutti gli indirizzi di spedizione presenti. Per la ricerca di tale campo è attivo il pulsante ELENCO CAMPI CLIENTE/FORNITORE [F2]

DIMENSIONE: dimensione del campo. Nel caso in cui il campo sia una relazione di una tabella Passepartout e la dimensione del campo venga definita inferiore alla dimensione del campo chiave, viene visualizzata in automatico la dimensione massima di tale chiave; al contrario, se viene specificata una dimensione maggiore della lunghezza della chiave, viene messa a video anche la relativa descrizione.

VISUALIZZAZIONE: dimensione del campo messa a video. Tale valore può essere inferiore o uguale al campo precedente.

OBBLIGATORIO (S/N): se impostato ad S il campo di input è obbligatorio.

POSIZIONE: indica in quale ordine devono essere messi i campi a video. Come default viene proposto l’ordine di inserimento. Vengono visualizzati i campi in ordine crescente dal valore più baso al valore più alto. Se il valore viene lasciato vuoto, il campo verrà stampato in coda a tutti gli altri.

INPUT/OUTPUT (I/O/N): indica se il campo corrispondente deve essere messo a video in Input, in Output (solo visualizzato senza possibilità di essere manutenuto), oppure se non deve essere visualizzato.

VALORE INIZIALE: per tutte le tipologie di campi, ad esclusione dei campi di tipo Archivio e di Sistema, è possibile indicare un valore di default.

Nei campi di tipo Data sono accettati anche i valori di default TERMINALE e SISTEMA.

Nei campi di tipo Ora è accettato anche il valore di default AUTO.

Se su una anagrafica estensione dei documenti o riportabile è presente un valore iniziale, alla conferma del documento viene creata l’associazione dei dati al documento stesso, anche se non è stato fatto un caricamento manuale.

RIPORTABILE: (visibile solo se l’anagrafica è una estensione dei clienti o fornitori di tipo riportabile o dinamica). Indicare in quale sezione del documento deve essere riportato il campo. Può essere riportato in Testata o sulla riga del documento in base al tipo di articolo che viene richiamato. Se viene lasciato vuoto, il campo, non verrà riportato sui documenti.

Come DEFAULT viene riportato:

Estensione Clienti -->Testate documenti Clienti

Estensione Fornitori -->Testate documenti Fornitori

Estensione Cli/For -->Testate documenti Clienti e Fornitori

OPZIONI possibili:

Estensione Clienti:

Testate documenti Clienti

Righe - Tutti i tipi di articolo

Testate Parcelle

Righe prestazioni Parcelle

Estensione Fornitori

Testate documenti Fornitori

Righe - Tutti i tipi di articolo

Estensione Cli/For

Testate documenti Clienti e Fornitori

Righe - Tutti i tipi di articolo

ORDIN.: in questo campo si può indicare un ordinamento utente fino ad un massimo di 3. Quando si indica un ordinamento, il campo in input diventa di tipo obbligatorio. Gli ordinamenti definiti vengono utilizzati in sede di visualizzazione dell’elenco dati inseriti (vedi parametro ‘ORDINAMENTO’ illustrato in precedenza)., inoltre nel menù dove si dichiara l’anagrafica sarà attivo il pulsante ‘Ordinamento utente’ [F2] dove sarà possibile selezionare un ordinamento tra quelli definiti con questo parametro.

Tale campo viene utilizzato anche per la gestione di chiavi aggiuntive oltre a quella primaria che è l’ID. Il valore presente nel campo definito come ordinamento 1 viene utilizzato per riportare la decodifica del record selezionato nelle anagrafiche che lo relazionano. La chiave/ordinamento 1 non è impostabile sui campi di tipo referente.

CODICE: identifica il campo in maniera univoca per essere utilizzato negli eventi collage o in sprix.

Nella funzione di creazione anagrafica sono attivi i seguenti pulsanti:

EDITA F1 CAMPO [ShF7]: tramite questo pulsante è possibile editare il testo che verrà visualizzato, nella gestione dell’anagrafica, come help di campo, alla pressione del tasto F1.

Viene accettato un massimo di 1024 caratteri compresi i ritorni a capo (2 caratteri) e i tag di formattazione sotto elencati.

Per la formattazione del testo è possibile utilizzare la seguente sintassi:

<H5>Titolo</H5>

<H1>Sottotitolo</H1>

<H2>Nota bene</H2>

<H3>Testo indentato riga 1

Testo indentato riga 2

Testo indentato riga 3</H3>

<H4>Testo indentato corsivo riga 1

Testo indentato corsivo riga 2

Testo indentato corsivo riga 3</H4>

Elenco puntato:

<UL>

<LI>Elenco punto 1</LI>

<LI>Elenco punto 2</LI>

</UL>

<PRE> Testo preformattato: !" $%&/()=?^>< </PRE>

ELIMINA CAMPO [ShF3]: tramite questo pulsante è possibile eliminare un campo già inserito nella definizione dell’anagrafica.

AGGIUNGI CAMPO RELAZIONE [F4]: tramite questo pulsante è possibile inserire, in fondo all’elenco delle etichette già presenti, un campo di tipo relazione per agganciare un archivio personalizzato MyDB oppure un archivio generale Passepartout con la stessa procedura indicata in precedenza.

RIGENERA CODICI CAMPI [F8]: tramite questo pulsante è possibile rigenerare in progressione numerica i codici assegnati alle singole etichette definite in sede di creazione dell’Anagrafica.

AGGIUNGI CAMPO DATO DI SISTEMA [ShF4]: tramite questo pulsante è possibile aggiungere, in fondo all’elenco delle etichette già presenti, un campo di tipo Dato di Sistema.

NASCONDI/VISUALIZZA DETTAGLIO CAMPI DI TIPO * e - [ShF5]: per una navigazione tra i campi più veloce, con questo pulsante è possibile abilitare o disabilitare la visualizzazione della finestra che contiene le tabelle/anagrafiche relazionate o l’indicazione del tipo di dato di sistema.

PARAMETRI FINESTRA ELENCO [F6]: selezionando questo pulsante si apre una finestra come quella riportata in figura nella quale sono presenti tutte le etichette definite nell’anagrafica.

Per ogni Etichetta è possibile indicare la sequenza delle colonne che si vogliono vedere nella finestra di elenco che appare accedendo all’anagrafica. Se non viene specificato nessun valore saranno visualizzati tutti i campi rispettando la sequenza dichiarata nella definizione dell’anagrafica. Altrimenti è possibile specificare:

• POSIZIONE: valore numerico che indica l’ordine delle colonne che saranno visualizzate accedendo all’anagrafica.
• TITOLO: indica il titolo che verrà visualizzato come intestazione di ciascuna colonna.
• DIMENSIONE: indica la dimensione che si vuole visualizzare della colonna.

PARAMETRI AD [F7]: selezionando il pulsante si apre una finestra simile a quella sotto riportata nella quale sono presenti tutte le etichette definite nell’anagrafica.

Per ogni Etichetta è possibile definire se la stessa potrà essere utilizzata in AD. Per i campi di tipo Archivio Generale o Anagrafica MyDB è possibile specificare la variabile Dimensione (D) o la Variabile di indagine (V). Per i campi di tipo Archivio, collegati ad una Tabella MyDB è possibile specificare solamente la variabile di tipo V. Per un solo campo di tipo Data, è possibile specificare la variabile selezione di Periodo (P).

Se l’anagrafica MyDB è una estensione dei documenti (testata e/o riga) o una estensione dei clienti/fornitori e/o articoli, riportabile sui documenti, la videata si presenta in questo modo. Viene chiesto in aggiunta come si vogliono utilizzare i vari campi su AD Commerciale.

Per ogni etichetta, in base alla tipologia di estensione è possibile selezionare ‘Mercato’, ‘Prodotto’, ‘Documento’.

PARAMETRI FATTURA ELETTRONICA [F9]: Nelle anagrafiche di tipo ‘Estensione articoli (riportabili o dinamiche)’, ‘Estensioni testate documenti’ oppure ‘Estensioni righe documenti’ è attivo questo pulsante che permette di aprire una finestra simile a quella sotto riportata nella quale sono presenti tutti i campi definiti.

Per ogni campo è possibile definire se deve essere riportato in automatico sul file XML della fattura elettronica e in quale sezione (nell’esempio 1.2.1.3.5   <CodEORI> - Numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification)  in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 luglio 2009). Se la sezione indicata non è già presente sull’XML allora questa viene aggiunta, mentre se esiste già sovrascrive i valori già presenti, se la sezione prevede valori univoci, oppure aggiunge i valori in coda se prevedere valori multipli.