La funzione di “Elaborazione contabile” è disponibile sia per le aziende di tipo “Impresa” e per le aziende di tipo “Professionista” che abbiano il parametro contabile “Soggetto spese sanitarie” valorizzato. Negli anni solari da 2015 a 2020, l’accesso alla funzione può avvenire solo in data 31/12, dal 2021 può avvenire in qualsiasi data.

La funzione è disponibile in modalità multiaziendale da azienda STD.

I documenti contabili presi in esame dalla funzione di elaborazione sono i seguenti: FE, NE, RI e RF (questi ultimi solo se intestati).

Se nel castelletto iva dei documenti elaborati è presente un codice di esenzione non associato ad una natura, il documento è scartato. Se nei documenti con causale RI sono presenti codici di esenzione con nature diverse ma appartenenti alla stessa famiglia (N3, N5 o N6), le spese sono accorpate poiché le RI generano un documento di tipo Documento Commerciale.

IMPORTANTE

Requisito fondamentale perché il programma prenda in considerazione i movimenti è che il cliente movimentato abbia il campo “persona fisica” impostato a “sì” nell’anagrafica del cliente e che il campo della partita iva sia vuoto.

Occorre verificare che il campo “Codice Fiscale” presente nell’anagrafica del cliente sia correttamente compilato. Nel caso in cui il campo fosse vuoto oppure valorizzato con un dato errato, il programma di elaborazione prenderebbe in considerazione i relativi movimenti ma non li importerebbe, evidenziando un apposito messaggio differito al termine dell’elaborazione.

Se invece è stato compilato il campo “Si oppone alla trasmissione spese sanitarie”, l’anagrafica cliente è elaborata anche se il codice fiscale è errato o assente, se assente il documento è trasferito compilando il campo del codice fiscale con il codice conto.

Richiamando la funzione la videata che appare è la seguente:

La videata si può presentare in questo modo se l’azienda è di livello 1 o 1Fe e solo nel caso in cui in Contabilità – Immissione corrispettivi mensili – Annotazione fatture emesse a fronte di scontrini siano presenti dei dati.

SEMESTRE/MESE: il campo è disponibile solo accedendo in data successiva al 01/01/2021 e viene richiesto il periodo da elaborare:

• Semestre – viene richiesto se il campo “Valorizza importi” è impostato su “da Primanota”; in aziende infrannuali, è sempre elaborato l’intero semestre dell’anno solare di accesso alla funzione, anche se ricade a cavallo di due distinti esercizi contabili;
• Mese – viene richiesto se il campo “Valorizza importi” è impostato su “da Scadenzario”.

INCLUDI FATTURE A FRONTE DI SCONTRINI: Questo parametro viene visualizzato solo per le aziende di livello 1 e 1Fe e solo nel caso in cui siano presenti dei dati in Contabilità – Immissione corrispettivi mensili – Annotazione fatture emesse a fronte di scontrini.

Il programma non prenderà in considerazione le righe che sono state evidenziate come “escluse”, mentre prenderà in considerazione le righe associate alla tipologia di spesa se il campo “Imposta tipo spesa da” è settato a “Documento”) oppure le righe non associate (se “Imposta tipo spesa da” è settato a “Elaborazione”).

IMPOSTA TIPO SPESA DA: Consente di scegliere la modalità di valorizzazione del/i campo/i “Tipo spesa” per i documenti elaborati. Sono ammessi i seguenti valori:

Documento – il programma esamina le tipologie di registrazioni sopra indicate, verifica se all’interno di queste i conti di contropartita sono stati precedentemente associati ad un “Tipo spesa” e in caso affermativo riporterà quel/i tipo/i spesa in Documenti tessera sanitaria e la valorizzazione dell’importo dipenderà dall’impostazione del parametro “Valorizza importi”.

Nel caso in cui i conti presenti all’interno di una registrazione non presentino alcun tipo di associazione, il documento non verrà riportato nell’archivio della Tessera sanitaria.

Per le fatture annotate a fronte di scontrini il programma prende in considerazione le sole righe del documento associate ad un tipo spesa che non risultano “escluse”.

Elaborazione – attraverso questa opzione il programma ignora eventuali associazioni effettuate nell’anagrafica dei conti e valorizza tutti i documenti che hanno i requisiti per essere trasmessi al Sistema TS con il Tipo spesa specificato nel campo successivo.

ATTENZIONE: questo parametro è utile nel caso in cui il soggetto che deve effettuare la trasmissione al Sistema TS emetta documenti che hanno sempre la stessa Tipologia di spesa. In questo caso infatti non è necessario specificare alcun dato nell’anagrafica del conto.

TIPOLOGIA SPESA SANITARIA: Questo campo può essere valorizzato solo nel caso in cui il parametro precedente sia stato impostato a “Elaborazione” e consente di definire la Tipologia spesa che verrà associata a tutti i documenti presi in considerazione dall’elaborazione. Attraverso il pulsante Elenco[F2] è possibile visualizzare le tipologie di spesa ammesse.

VALORIZZA IMPORTI: Attraverso questo parametro è possibile definire in che modalità compilare i campi relativi alla della data pagamento e dell’importo pagato. Sono ammessi i seguenti valori:

No – I campi non vengono impostati e l’utente dovrà compilarli manualmente attraverso la funzione “Documenti Tessera Sanitaria”.

Scadenzario – Questo parametro consente di prelevare le informazioni direttamente dallo scadenzario. Il programma è in grado di elaborare sia lo scadenzario a documento che lo scadenzario a partite. Qualora venga trovata almeno una rata pagata oppure in esposizione (stato E oppure e), la procedura è in grado di determinare l’importo e la data pagamento. Se esistono più rate pagate, l’importo coincide con la relativa sommatoria e come data viene assunta la data maggiore rientrante nel periodo preso in esame. Se le rate sono in esposizione, come data viene assunta la data di scadenza, senza tener conto dei giorni di esposizione. Per poter trasmettere documenti con rate pagate in periodi differenti, al numero documento viene aggiunto il numero della rata che corrisponde al numero della prima rata pagata nel periodo. I dati importati possono risultare diversi a seconda di come è stato gestito lo scadenzario, e in particolare quello a documento:

• nel caso in cui per i documenti di rimborso (NE o FE/RI/RF con segno opposto) non sia stata registrata la relativa rata in scadenzario ma sia stata effettuata la compensazione con la relativa fattura (inserendo la “P” di pagato sulla rata della fattura), il programma, non potendo determinare che si tratta di una compensazione non valorizzerà né l’importo, né tantomeno la data di pagamento.
• nel caso in cui sia stata gestita la relativa rata in scadenzario, se questa risulta pagata (parzialmente o totalmente) il programma è in grado di valorizzare, oltre agli estremi del documento, anche l’importo della spesa (considerando ovviamente come importo la somma degli importi pagati) e la data di pagamento (valorizzando il campo con la data più recente dell’anno preso in esame).

IMPORTANTE: valorizzando il campo a “Scadenzario” il campo successivo “Imposta data pagamento” verrà automaticamente abilitato.

Primanota - i campi sono compilati impostando come data pagamento la data del documento, e come importo pagato l’importo corrispondente al totale del documento. La procedura imposterà per tutti i documenti l’importo pagato corrispondente al totale documento e la data del pagamento uguale alla data del documento, sarà cura dell’utente variare eventuali documenti non totalmente pagati, o con data pagamento diversa da quella del documento automaticamente impostata dalla procedura.

Attenzione: per le “Fatture annotate a fronte di scontrini” indipendentemente dall’impostazione del predetto parametro “S” o a “P”, il programma valorizza sempre l’importo pagato con quello indicato nel documento, visto che l’archivio di questa tipologia di fatture non è collegata allo scadenzario.

IMPOSTA DATA PAGAMENTO: Attraverso questo parametro è possibile decidere se valorizzare oppure no il campo “data pagamento” nei singoli documenti. Il campo viene automaticamente attivato se il campo “Valorizza importi” era stato impostato a “Scadenzario”.

Attenzione: per le “Fatture annotate a fronte di scontrini” la data di pagamento coincide sempre con quella del documento.

FORZA TUTTI I DOCUMENTI COME TRACCIATI: Tale parametro consente di attivare il parametro “pagamento tracciato” in tutti i documenti elaborati.

SEZIONALI: Tale parametro consente di scegliere se elaborare tutti o solo alcuni dei registri vendite gestiti in azienda. Il parametro non è disponibile nell’elaborazione multiaziendale da STD e nelle aziende che gestiscono le sottoaziende.

STAMPA BROGLIACCIO: Tale parametro consente di scegliere se al termine dell’elaborazione debba essere stampato un brogliaccio riepilogativo con l’elenco dei documenti presi in esame ai fini della Tessera sanitaria.

STAMPA FATTURE DA SCONTRINO ESCLUSE: questo parametro viene visualizzato solo per le aziende di livello 1 e 1Fe e solo nel caso in cui siano presenti dei dati in Contabilità – Immissione corrispettivi mensili – Annotazione fatture emesse a fronte di scontrini. Permette di stampare un’ulteriore pagina del brogliaccio nella quale sono riepilogate le righe che risultano escluse.

ELABORAZIONE DEFINITIVA: parametro che permette di scegliere se riportare i dati elaborati in archivio oppure no. Sono ammessi i seguenti valori:

No = non avviene alcuna operazione di import. La simulazione è utilizzabile per ottenere un elenco dei messaggi di avvertimento al fine di poter apportare le dovute correzioni sia in primanota che in anagrafica.

Sì = effettua la scrittura dei documenti nell’archivio documenti spese tessera sanitaria. Anche in questo caso vengono visualizzati i relativi messaggi differiti.

ATTENZIONE: quando ci si riferisce al numero documento si intende SEMPRE la SERIE/NUMERO allineati a destra e se si elabora da scadenzario si considera SERIE/NUMERO.RATA. E’ quindi necessario intervenire sui documenti già inseriti manualmente, allineando i dati, questo al fine di evitare, dopo l’elaborazione, la presenza di documenti doppi.

NOTA BENE: per i documenti di tipo NE o FE/RI/RF (con il cliente movimentato in Avere) il programma imposta il campo “Documento da non trasmettere” a “Sì”. Tali documenti infatti non possono essere trasmessi fino a quando non risulteranno pagati e saranno inseriti gli estremi della fattura di riferimento.