Di seguito verrà descritta la modalità operativa che consente all’utente di effettuare l’invio dei dati al portale del Sistema Tessera Sanitaria.

Come prima cosa occorre chiarire che con il termine TRASMISSIONE si intende un insieme di documenti che vengono assemblati tra loro in un file in formato XML al fine di essere inviati telematicamente al Sistema TS.

Prima di procedere con la creazione della trasmissione è necessario verificare che i documenti inseriti in Documenti tessera sanitaria e i dati del “Frontespizio” (richiamabili attraverso il pulsante F5) siano corretti. Questi ultimi in particolare fanno parte delle informazioni necessarie al Sistema TS per riconoscere il soggetto che ha emesso i documenti che verranno trasmessi.

La videata che appare dopo aver richiamato la funzione è la seguente e la prima volta che si accede alla funzione la videata è completamente vuota.

Attraverso il pulsante F4[Nuova trasmissione] è possibile selezionare i documenti che si desidera trasmettere. La videata che appare è la seguente:

NUMERO TRASMISSIONE: numero progressivo che identifica la trasmissione che si sta creando. Il numero è progressivo multi-annuale e viene assegnato automaticamente dalla procedura.

ANNO: viene impostato automaticamente dalla procedura è non è modificabile. Per inviare documenti pagati in un determinato anno solare, deve accedere alla funzione in data ricompresa nell’anno solare.

PERIODO: il programma propone il mese della data di ingresso nel programma e può essere variata dall’utente. E’ possibile scegliere un singolo mese, trimestre o semestre. Si ricorda che nel 2021 l’invio dei documenti può avvenire su base semestrale, dal 2022 dovrà essere mensile.

DATA TRASMISSIONE: il programma propone in automatico la data di ingresso nel programma, ma può essere variata dall’utente. Indica la data nella quale si sta predisponendo il file. Non può essere antecedente al periodo che si sta selezionando, se invece è successiva alla data del terminale, alla conferma si riceve un avvisto non bloccante.

SELEZIONE AUTOMATICA SPESE DA TRASMETTERE: questo parametro, selezionato automaticamente dalla procedura, setta i parametri necessari per selezionare i documenti da inviare al Sistema TS. Seleziona i documenti emessi nell’anno di ingresso nel programma e nell’anno precedente, che abbiano però una data di pagamento rientrante nel periodo impostato sul campo “Periodo”. Come tipologia di documenti vengono selezionati Tutti (sia quelli di tipo Spesa che quelli di tipo Rimborso).

Solo nel caso in cui il campo venga disabilitato è possibile accedere ai campi riportati di seguito.

DA DATA DOCUMENTO: data documento da cui iniziare la selezione dei documenti. Il programma propone come data l’anno precedente a quello di ingresso, ma può essere modificata dall’utente.

A DATA DOCUMENTO: data documento con cui terminare la selezione dei documenti. Il programma propone automaticamente il 31/12 dell’anno con cui è stato effettuato l’accesso al programma.

DA DATA PAGAMENTO: data pagamento da cui iniziare la selezione. Il programma propone automaticamente il primo giorno del periodo impostato nel campo “Periodo”.

A DATA PAGAMENTO: data pagamento con cui terminare la selezione di stampa. Viene proposta automaticamente l’ultimo giorno del periodo impostato nel campo “Periodo”.

TIPO DOCUMENTI: tipologia di documento da selezionare. Il programma propone automaticamente Tutte le tipologie di documenti, in alternativa è possibile selezionare o solo quelli di tipo Spesa o solo quelli di tipo Rimborso.

Premendo il pulsante F10[Ok] il programma estrapola tutti i documenti rientranti nei parametri di selezione specificati, crea un file XML il cui nome fa riferimento al numero di trasmissione appena creato e imposta automaticamente tale numero in tutti i documenti precedentemente selezionati.

La videata che appare al termine della generazione, è simile alla seguente:

Vengono riepilogati tutti i documenti presi in considerazione dalla procedura e riportati all’interno della trasmissione. Attraverso il pulsante F11[Stampa messaggi] è possibile effettuare la stampa di tutti i documenti presi in considerazione. Premendo il pulsante Esc[Continua] la videata che appare è simile alla seguente:

Il programma ha creato la trasmissione numero 1, contemporaneamente ha creato il file XML e l’ha zippato verificando che la dimensione del file zippato non superi i 5MB. Nel caso in cui la dimensione dovesse eccedere quella massima, il programma creerà due trasmissioni e due file XML. La creazione di tale file inibisce la possibilità, da parte dell’utente, di modificare un documento inserito in una trasmissione non ancora protocollata al Servizio TS.

La procedura da seguire per modificare un documento incluso in una trasmissione non ancora protocollata dal Sistema TS, consiste nell’eliminare prima la relativa trasmissione, modificare il documento e ricrearla. Così facendo non si corre il rischio di inviare un documento con caratteristiche diverse da quelle presenti in archivio.

IMPORTANTE: quando si fa riferimento ad una trasmissione che è stata protocollata, significa che il file XML creato da gestionale è stato zippato ed inviato al portale Sistema TS e questo lo ha accettato restituendo un numero di protocollo.

L’accettazione del file non significa che i dati dei singoli documenti siano corretti. Significa solo che le credenziali del soggetto inviante sono valide e che il file XML zippato rispetta gli standard previsti dal Sistema TS. I controlli sulla correttezza dei singoli documenti vengono eseguiti dal Sistema TS in un momento successivo.

Sulla funzione sono disponibili i seguenti pulsanti:

F5[Invio trasmissione]: permette di inoltrare il file al Sistema Tessera Sanitaria;

F6[Richiesta esito]: dopo l’invio, permette di scaricare il file di esito;

F7[Richiesta ricevuta]: dopo l’invio, permette di scaricare la ricevuta in pdf;

F8[Copia]: permette di copiare in locale il file xml pronto per essere trasmesso, con i codici fiscali crittografati. All’atto della copia, è proposto il salvataggio nella cartella “tesan” del disco C, se questa cartella è assente, sarà creata. Si può modificare il percorso e selezionare una diversa cartella. All’interno della cartella sarà creata una sottocartella con la sigla azienda, poi una sottocartella con il numero trasmissione e all’interno sarà copiato il file xml:

ShF3[Cancella trasmissione]: permette di cancellare la trasmissione ed il file xml con essa generato. Una trasmissione cancellata è marcata nella colonna Rimossa e al successivo ingresso nella funzione non sarà più presente in elenco. La cancellazione della trasmissione rimuove il numero trasmissione all’interno del documento di spesa, documento che potrà pertanto essere modificato.

Per procedere con l’invio, identificare il SOGGETTO CHE EFFETTUA L’INVIO al fine di impostare le credenziali corrette, il quale può essere:

• il soggetto tenuto alla trasmissione;
• un intermediario appositamente delegato.