Quando si effettuano i pagamenti adottando una delle modalità operative previste dai CASI 1 e 3 precedentemente descritti, viene aperta la finestra utile/perdita su cambi. Di seguito sono spiegati nel dettaglio i vari campi della videata e sono descritte le modalità di calcolo dei vari importi. Premendo INVIO sulla rata desiderata si apre la seguente finestra:

VALUTA DOCUMENTO – Campo di SOLA VISUALIZZAZIONE che riporta la sigla della valuta (3 caratteri) con cui si sta operando e la relativa descrizione presente nella tabella valute.

DATA CAMBIO – Data con cui il programma va a prelevare all’interno della tabella cambi il valore del cambio della valuta visualizzata nel campo precedente. In automatico viene proposta la data di lavoro del terminale, ma il dato può essere modificato dall’utente.

CAMBIO – È il valore del cambio dell’operazione. Il cambio viene sempre gestito con il “metodo convenzionale” ovvero “Valuta di gestione azienda” contro “Valuta estera documento” a prescindere dal fatto che nella tabella cambi sia stato inserito il cambio usando il metodo convenzionale o il metodo inverso (cross). Ad esempio, se la valuta di gestione dell’azienda è l’Euro e la valuta estera in esame è il Dollaro, il cambio viene sempre espresso 1 EURO = X DOLLARI. Se nella tabella cambi è stato inserito un cambio con il metodo convenzionale (ad esempio 1 Euro = 2 Dollari) viene proposto il valore della tabella (facendo riferimento all’esempio precedente 2); se al contrario nella tabella cambi è stato inserito un cambio con il metodo inverso o “cross” (ad esempio 1 Dollaro = 0,5 Euro) questo viene riconvertito nel metodo convenzionale e nel campo del cambio viene proposto il valore 1/X (facendo riferimento all’esempio precedente viene proposto il risultato della seguente divisione: 1 / 0,5 ovvero 2).

Il valore del cambio viene prelevato dalla tabella cambi leggendo quello memorizzato alla data inserita nel campo precedente. Se alla data immessa non è presente alcun cambio, la procedura va a ritroso fino a che trova il primo cambio valido. Se non viene trovato nessun cambio il programma ritorna il valore 1 (uno). Qualora il valore del cambio venga modificato manualmente dall’utente, se con il cursore ci si riposiziona sulla “Data cambio” senza variarne il contenuto, all’uscita di questo campo la procedura non rilegge il valore di cambio dalla relativa tabella, ma mantiene quello inserito manualmente. Per rileggere nuovamente il cambio dall’apposita tabella occorre posizionarsi sul campo “Data cambio” e modificare la data presente. Solo in quel momento la procedura rilegge il valore del cambio alla data selezionata.

ATTENZIONE

Una volta che è stata pagata una rata con un determinato cambio, quest’ultimo non è più modificabile e quindi dalla seconda rata in avanti il cambio diventa un campo di sola visualizzazione che riporta il valore utilizzato per il pagamento della prima rata. Se si desidera modificare il cambio occorre confermare completamente l’operazione di pagamento che si sta generando fino alla registrazione dell’operazione di pagamento in primanota. Solo a questo punto si ripresenterà la videata principale del saldaconto senza alcuna rata e con il conto del cli/for precedentemente selezionato ancora presente nell’apposito campo. A questo punto è sufficiente richiamare nuovamente le rate che risultano ancora da pagare ed impostare il nuovo cambio. Questa operatività è dovuta al fatto che ogni operazione di primanota può avere uno ed un solo cambio. Per utilizzare più cambi occorre quindi generare più registrazioni contabili di pagamento.

IMPORTO DA PAGARE – Campi di SOLA VISUALIZZAZIONE in cui vengono proposti gli importi originali della rata che si sta pagando (sia nella valuta documento che nella valuta contabile). Questi campi sono di sola visualizzazione in quanto sia l’importo in valuta documento che quello in valuta contabile sono modificabili solo dal documento che li ha originati. L’importo della valuta contabile deriva dall’applicazione del cambio contenuto nella registrazione del documento origine.

IMPORTO PAGATO – È l'importo reale che viene pagato/incassato. In automatico viene proposto, relativamente alla valuta del documento l’importo complessivo della rata da pagare. L’importo in valuta contabile viene calcolato usando il cambio sopra impostato. Entrambi i campi sono modificabili manualmente. L'importo pagato espresso nella valuta documento non può mai essere maggiore al relativo importo da pagare.

RESIDUO – Campo di SOLA VISUALIZZAZIONE che viene evidenziato nel caso in cui l'importo pagato in valuta documento sia minore di quello da pagare. La procedura visualizza il residuo sia in valuta documento che in valuta contabile. L’importo in valuta contabile viene calcolato proporzionalmente al residuo espresso in valuta documento utilizzando il cambio del documento origine.

UTILE/PERDITA – Utile o perdita che si origina dall’operazione di pagamento corrente in funzione della differenza tra il cambio attuale e quello origine del documento di primanota. L’utile/perdita viene calcolato nel seguente modo: in funzione dell’importo pagato in valuta documento si determina quant’è l’importo che si sta pagando in valuta contabile utilizzando il cambio di origine del documento di primanota; in funzione di questo valore viene poi eseguita la differenza tra importo pagato in valuta contabile al cambio odierno del pagamento ed il valore pagato in valuta contabile con il cambio originale del documento. La differenza così rilevata rappresenta l’utile o la perdita per il pagamento della rata in oggetto.

Per meglio comprendere i campi sopra descritti, nella pagina successiva viene riportato un esempio con dei valori numerici di facile interpretazione:

ESEMPIO di pagamento parziale con utile/perdita:

• Cambio documento origine primanota FE (fattura emessa) 1 Euro = 2,000000 Usd (dollari americani)
• Importo originario presente per il cliente sulla FE in valuta documento 1000,00$
• Importo originario presente per il cliente sulla FE in valuta contabile 500,00€
• Cambio dell’operazione attuale di pagamento 1 Euro = 1,000000 USD
• Pagamento parziale in valuta documento 200,00$

I valori sopra evidenziati sono così ottenuti:

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• La determinazione dell’importo pagato in valuta contabile al cambio di origine (X) si ottiene con la proporzione seguente (la variabile X è l’unica non visualizzata nella finestra sopra riportata, ma viene utilizzata per determinare alcuni degli importi della finestra ed inoltre il suo valore viene utilizzato per la registrazione contabile):

Importo da pag Usd(A) : Importo pagato Usd(C) = Importo da pag Eur(B) : X

1000,00 : 200,00 = 500,00 : X

X = (200,00 * 500,00) / 1000,00 = 100,00€

Per semplificare la determinazione della variabile (X) dal punto di vista utente il calcolo può essere sintetizzato come sotto riportato (anche se in realtà viene eseguita la proporzione sopra descritta):

X = Importo da pag Eur(B) – Residuo Eur(F)

(questo importo rappresenta il valore con cui viene chiuso il cliente in valuta contabile nella registrazione di primanota e nello scadenzario)

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• La determinazione dell’importo pagato in valuta contabile al cambio odierno del pagamento (D) si ottiene nel seguente modo:

D = Importo pagato Usd(C) / Valore del cambio

D = 200,00 / 1,000000 = 200,00€

(questo importo rappresenta il valore della conto “CASSA” in valuta contabile)

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• Il residuo in valuta documento (E) si ottiene nel seguente modo:

E = Importo da pag Usd(A) - Importo pagato Usd(C)

E = 1000,00 – 200,00 = 800,00$

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• Allo stesso modo il residuo in valuta di gestione contabile (F) si ottiene nel seguente modo:

F = Importo da pag Eur(B) - Importo pagato Eur al cambio origine(X)

F = 500,00 – 100,00 = 400,00€

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• Infine il valore dell’UTILE/PERDITA (espresso sempre e solo in valuta di gestione contabile) (G) si ottiene nel seguente modo:

G = Importo pagato Eur al cambio odierno(D) - Importo pagato Eur al cambio origine(X)

G = 200,00 – 100,00 = 100,00€

(questo importo è la differenza tra il valore della “CASSA” in valuta contabile ed il valore con cui viene chiuso il cliente in valuta contabile nella registrazione di primanota)

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In conclusione si riporta uno schema riassuntivo per determinare se l’importo visualizzato nel campo “UTILE/PERDITA” risulta essere un UTILE oppure una PERDITA. Quando descritto di seguito è valido sia che si effettui un pagamento totale che parziale di una determinata rata.

CLIENTI

Indipendentemente dal fatto che si paghino rate POSITIVE o NEGATIVE

• se l’importo del campo “UTILE/PERDITA” non ha segno (e quindi rappresenta un valore positivo) si ha un UTILE.
• se l’importo del campo “UTILE/PERDITA” ha segno negativo si ha una PERDITA.

FORNITORI

Indipendentemente dal fatto che si paghino rate POSITIVE o NEGATIVE

• se l’importo del campo “UTILE/PERDITA” non ha segno (e quindi rappresenta un valore positivo) si ha una PERDITA.
• se l’importo del campo “UTILE/PERDITA” ha segno negativo si ha un UTILE.