La gestione degli incassi e dei pagamenti avviene attraverso i pulsanti di riga “Paga” F5, “Pagamento personalizzato” INVIO e, infine, “Contabilizza” F10.

È attivo inoltre il pulsante “Info pagamenti” [F4] per visualizzare i movimenti di incasso intervenuti su di una determinata scadenza.

“Paga” F5 permette la rapida generazione di incassi e pagamenti. La rata si presuppone totalmente incassata o pagata nella data di registrazione così come impostata attraverso il parametro “Imposta data registrazione”. Solamente in due circostanze questo non avviene e il tasto funzione apre la finestra per impostare un pagamento personalizzato:

• quando si incassano/pagano delle rate aventi data scadenza ricadente nell’anno precedente o successivo rispetto all’anno aperto dell’azienda;
• quando si incassano/pagano delle rate riferite a fatture con IVA per cassa in aziende in cui è stato inserito il check sul campo “Attiva pagamento rapido su FS” della videata dei Parametri saldaconto.

Ogni volta che si preme il pulsante su di una rata, questa assume un bollino di colore verde in corrispondenza della rata ad indicare che si sta incassando/pagando totalmente tale rata.

Qualora si voglia personalizzare la gestione dell’incasso o pagamento delle diverse rate occorre utilizzare il pulsante “Pagamento personalizzato” INVIO; che apre la seguente finestra:

In testata si trovano i riferimenti della rata che si sta incassando o pagando; all’interno della videata ci si muove con il tasto funzione INVIO. I campi obbligatori sono “Pagato” e “Registrazione”. Sul campo “Pagamento” viene replicata la data di registrazione con possibilità di modifica mentre la valorizzazione del campo “Abbuono” è facoltativa, residuo e sopravvenienza vengono calcolati in modo automatico. Il residuo come differenza fra l’importo della rata al netto del pagato e dell’abbuono; la sopravvenienza, invece, come differenza fra importo pagato ed abbuono nel caso in cui ciò che si sta pagando/incassando sia superiore al valore della rata.

Nel caso si stia lavorando ad un incasso per ogni rata si potranno avere abbuoni passivi o sopravvenienze attive.

Qualora si stia lavorando ad un pagamento potrò avere abbuoni attivi oppure sopravvenienze passive.

I campi sottostanti non devono essere obbligatoriamente compilati. La loro valorizzazione deve avvenire se per la rata in oggetto si desidera avere un trattamento diverso da quanto stabilito all’interno dei parametri generali.

In particolare:

REGISTRAZIONE SINGOLA – riporta l’impostazione scelta all’interno dei parametri del saldaconto; deve essere valorizzato solamente qualora si desideri operare, sulla rata, una scelta diversa rispetto l’impostazione generale,

DESCRIZIONE TESTATA PN – nelle aziende di tipo impresa senza la gestione di contabilità per cassa è possibile utilizzare questo campo per l’indicazione di una descrizione nella testata della operazione. Il campo diventa editabile se viene inserito il check nel campo precedente “Registrazione singola”.

NUMERO OPERAZIONE – nelle aziende di tipo impresa che non gestiscono il principio di cassa dei costi e dei ricavi è possibile utilizzare questo campo per l’inserimento di un numero alla registrazione contabile di incasso o pagamento. Il campo è editabile solamente nel caso in cui sia acceso il check di registrazione singola sulla scadenza.

CAUSALE PER INCASSO/PAGAMENTO – il programma riporta in contabilità i movimenti utilizzando la causale PG. In caso di utilizzo di una causale diversa per la particolare tipologia di rata è possibile utilizzare l’elemento presente sulla riga. Si profilerà un elemento di rottura rispetto alle rate per cui non è stato definito nulla. Nel caso in cui la scadenza necessiti dell’utilizzo della causale PS questa viene imposta forzatamente all’interno della scrittura contabile.

SPESE BANCA – inserimento dell’importo riferito alle spese banca oppure, nel caso di incassi, un conto patrimoniale per la contabilizzazione delle ritenuta. In caso di pagamenti c’è un controllo che impedisce l’utilizzo di un conto patrimoniale visto che l’importo in esso contabilizzato viene sempre supposto in DARE. All’uscita del campo, in base alle impostazioni del parametro “Controllo contabilizzazione spese banca”, vengono eseguiti dei controlli volti ad evitare che vengano inserite più volte delle spese riferite alla stessa distinta.

CENTRO DI COSTO/RICAVO – campo sempre visibile ma editabile solamente in caso di attivazione della gestione centri di costo e ricavo (“Azienda – Anagrafica azienda – Dati aziendali – Parametri contabili” campo “Gestione centri di costo/ricavo”). Permette la scelta del centro di costo/ricavo cui attribuire l’operazione. Il valore sarà indicato nella testata della registrazione in caso di registrazione singola o accorpamento di rate facenti capo ad un unico centro di costo/ricavo. Sulla riga della registrazione qualora si stia incassando/pagando rate riferite a centri di costo/ricavo diversi.

Relativamente all’utilizzo dei conti sotto elencati nelle registrazioni contabili occorre eseguire una puntualizzazione sulla gerarchia delle scelte che è possibile operare. In particolare ogni volta che viene generato un movimento di incasso/pagamento la procedura, in primo luogo, guarda la presenza di un conto specifico sulla riga rata; se assente ricerca il medesimo conto all’interno dei parametri del saldaconto e infine guarda i conti presenti nella tabella dei conti automatici. Questo riguarda:

• CONTO PER INCASSO/PAGAMENTO,
• CONTO PER ABBUONO,
• CONTO SPESE BANCA,
• CONTO SOPRAVVENIENZE.

I campi relativi ai conti non sono, pertanto, da compilare in modo obbligatorio. Serve indicare il conto sulla singola rata nel solo caso in cui si voglia utilizzare per la contabilizzazione un conto specifico.

TIPO RATA – permette la modifica della tipologia di rata all’interno dello scadenzario. Una rata di tipo RI.BA può diventare bonifico o altro.

STATO RATA – permette la modifica dello stato associato ad una rata. Il default è che una rata saldata sia chiusa con il carattere P – pagato, potrei impostare anche la E – esposizione cambiaria oppure la e – effetti in portafoglio.