Per codificare una nuova anagrafica è necessario utilizzare il pulsante Nuovo [F4]. Verrà visualizzata la finestra nella quale selezionare il mastro di appartenenza del nuovo soggetto; così da specificare se si tratta di un cliente o di un fornitore.

Selezionato il mastro, verrà visualizzata la videata - composta da due pagine - contenente i dati anagrafici e le informazioni basilari del cliente o fornitore.

Pagina due

La prima informazione rappresenta il codice numerico che verrà associato al nominativo in tutte le varie funzioni del programma (primanota, emissione documenti di magazzino, ecc.). La procedura propone la stringa “AUTO” al fine di lasciare l’assegnazione del nr. conto al programma. In tal caso, al salvataggio dell’anagrafica, verrà dato il numero codice corrispondente al numero codice più alto memorizzato in precedenza+1. Se viceversa, si vuole scegliere il codice numerico da assegnare a quello specifico soggetto basterà indicarlo al posto della dicitura . AUTO prima del salvataggio dell’anagrafica.

Esempio di nominativi già presenti in archivio:

501.00001Mario Rossi

501.00002Fratelli Bianchi Snc

501.00099Manuela Nanni

utilizzo .AUTOcreando una nuova anagrafica 501.AUTO la procedura assegnerà a questa il codice 501.00100 (00099+1).

scelta codicecreando una nuova anagrafica, ci si posiziona sul campo “Codice” variando la dicitura 501.AUTO nel codice che si vuole assegnare a tale nominativo (esempio: 501.00003).

Oltre al gruppo-mastro del piano dei conti di appartenenza, le informazioni principali dei soggetti riguardano i relativi dati anagrafici quali: area di appartenenza della residenza del soggetto (Italia, Cee, Extracee, ecc.), Paese, se trattasi o meno di un soggetto privato, di una persona fisica, nome, cognome, indirizzo, partita iva, codice fiscale.

Solo quando il campo “Persona fisica” è uguale a “Sì”, la “Ragione sociale” viene sostituita dai due campi “Cognome” e “Nome” e vengono aggiunti i campi “Data nascita”, “Comune/Stato estero nas”, “Prov” e il campo “Denominazione” (utilizzato in caso di emissione fatture elettroniche nel campo "1.2.1.3.1 Denominazione" al posto dei campi "1.2.1.3.2 Nome" e "1.2.1.3.3 Cognome")

Memorizzando una persona fisica, al salvataggio dei dati la procedura ricorda – qualora sia assente – di indicare il relativo codice fiscale.

Con il pulsante Codice fiscale [F7] è possibile calcolare e riportare sul relativo campo l’esatto codice fiscale del soggetto. La somma del Cognome+Nome non può superare i 59 caratteri; sulla base di quanti caratteri si compone il “Cognome” viene definita la lunghezza del campo “Nome” (esempio: 30 caratteri per il Cognome, 29 avrà il Nome).

Nel caso di “Soggetto privato” uguale a “No” e non persona fisica, al salvataggio dei dati la procedura ricorda – qualora sia assente – di indicare la relativa Partita Iva. Se nel campo “Codice fiscale” è stato indicata una stringa numerico uguale o inferiore a 11 numeri, questa viene riportata in automatico nel campo “Partita IVA” preceduta dalla sigla IT. Il programma controlla esclusivamente per i soggetti con “Residenza fiscale” Italia che il dato definito come “Partita IVA” sia una Partita Iva italiana esatta.

Per i soggetti con “Residenza fiscale” Estero la dimensione del dato è di 24 caratteri per poter inserire eventuali codici di identificazione necessari all’esterometro.

All’interno di uno stesso gruppo-mastro (esempio: 501) non possono essere presenti più anagrafiche con uguale Partita Iva a meno che le anagrafiche successive alla prima siano state memorizzate indicando “Sì” al campo “P.IVA Secondaria”; può essere questo il caso di un’azienda con più sedi con differenti indirizzi.

Negli altri gruppi-mastri (esempio: 601, 502, ecc.) lo stesso nominativo potrà essere memorizzato con uguale Partita Iva non secondaria, ovviamente un solo nominativo per gruppo-mastro. Apportando variazione ad una di queste anagrafiche, le stesse modifiche saranno riportate anche nelle altre anagrafiche con uguale Partita Iva primaria.

Esiste la possibilità di associare alle anagrafiche un nome di ricerca o alternativo da utilizzare all’interno del gestionale per richiamare il soggetto in questione.

In caso di un’anagrafica creata per la registrazione delle schede carburante (per le quali è necessario appunto avere anagrafica fittizia) il parametro “Considera conto come documento riepilogativo nello Spesometro” permette di raggruppare cumulandoli, tutti i documenti con importo inferiore a 300 euro all’interno dello spesometro. Qualora il nominativo rappresenta un soggetto agricolo esonerato dallo speso metro (art. 34, comma 6) si esclude dalla gestione.

Confermato il salvataggio dell’anagrafica, nella prima videata appare un riepilogo dei saldi contabili che verranno aggiornati dai diversi movimenti contabili relativi al soggetto.

Il pulsante Condizioni e automatismi [F6] consente di definire le impostazioni che verranno applicate e gestite in fase di registrazione di documenti di magazzino e contabili. Saranno quindi differenti per ogni singolo cliente/fornitore a seconda delle funzionalità gestite all’interno del prodotto e delle caratteristiche del soggetto.